Hoe integreren?

Koppelen, koepelen of vervangen?

05 januari 2012

Als je je bedrijfsapplicaties beter op elkaar wilt afstemmen sta je voor een belangrijke strategische afweging: ga je koppelen, koepelen of vervangen? Ieder bedrijf is anders, dus standaardoplossingen voor deze vraag bestaan niet. Het ene bedrijf zal beter af zijn met een totaal nieuw concept, het andere met een paar kleine maatwerkkoppelingen tussen applicaties die al jaren naar tevredenheid gebruikt worden.

Koppelen: snel en riskant

Bepalend is hoe ver je met de integratie wilt gaan. Wil je meteen je debiteurenboekhouding kunnen inkijken als een afnemer opbelt over een product of dienst? Dan is een verbinding tussen je relatiebestand en de financiële administratie, bijvoorbeeld via postcode en huisnummer, handig. De kosten voor het koppelen van de software is afhankelijk van de omvang en complexiteit van het koppelen. Je moet er een programmeur voor inhuren van 55 tot 75 euro per uur. Dit kan oplopen tot vele duizenden euro's.

Nadeel

Een groot nadeel is dat de situatie na verloop van tijd onbeheersbaar kan worden. Want straks komt er bijvoorbeeld een nieuwe versie van een pakket. Dan is het maar de vraag of de maatwerkkoppeling het houdt. De kans is aanwezig dat die ook moet worden aangepast. Met één koppeling is dat nog wel te overzien, maar wat als je er zo tientallen of honderden hebt? Het gevaar bestaat dus dat je op den duur in een onoverzichtelijke situatie verzeild raakt en dat de onderhoudskosten zeer hoog oplopen.

Koepelen: weinig onderhoud

Dit probleem heb je niet als je 'koepelt'. Je brengt dan een aparte tussenlaag aan op bestaande software zodat de software beter communiceert. Dit vereist een CTI-koppeling (Computer Telefonie Integratie). Er wordt dan een speciale integratielaag 'boven' je applicaties aangebracht, die als een tolk de communicatie tussen de onderdelen verzorgt. In vaktaal wordt dit middleware genoemd of EAI-software (Enterprise Application Integration). Voordeel hiervan is dat het onderhoud binnen de perken blijft. Wat betreft de kosten moet je denken aan enkele duizenden tot tienduizenden euro's.

Vervangen: ingrijpend en solide

Geen gedoe met koppelingen of met nieuwe versies. Vervangt je je hele software-infrastructuur door een geïntegreerd bedrijfspakket, dan zit je voor jaren goed. Alles de deur uitdoen en vervangen door een goed geïntegreerd pakket is een radicale oplossing die aanvankelijk een stuk duurder is. Een pakket SAP kost je bijvoorbeeld aan licenties 2500 euro per gebruiker. Je moet eerder gedane investeringen in je software in één keer afschrijven en de portemonnee trekken voor de nieuwe.

Voordelen

Daar staat tegenover dat de kosten van software meestal slechts 10 tot 20 procent uitmaken van de totale kosten van een automatiseringsoplossing. De rest wordt gevormd door implementatie, onderhoud en beheer. Op dat vlak boek je met een complete vervanging op de langere termijn vrijwel zeker veel winst, want maatwerkkoppelingen zullen nauwelijks nog nodig zijn. De software is namelijk al geïntegreerd. Bovendien hoef je geen angst te hebben voor nieuwe releases, want de leverancier van je ERP-pakket zorgt er uiteraard voor dat alle onderdelen in de nieuwe versie goed op elkaar zijn afgestemd.