Hoe kan ik online werken met Google Apps?

Samenwerken met projecten via online diensten

28 februari 2012

Bij de MKB Servicedesk werken we met allerlei partijen samen om ondernemersvragen te beantwoorden. Sinds een tijdje werken we met online office programma's en dat bevalt erg goed. Reden genoeg in elk geval om aan je uit te leggen hoe je online kunt werken.

Stel je eens voor…

Je bent een ZZP’er en je hebt een project binnengehaald. Je gaat deze opdracht uitvoeren in samenwerking met andere bedrijven of andere ZZP’ers. Hoe kun je dan makkelijk met deze partijen communiceren?

Of je hebt een bedrijf met een aantal werknemers, waaronder ook stagiares en parttimers, en werkt veel met verschillende projecten. Hoe hou je dan het overzicht en zorg je ervoor dat je personeel, ook eventueel vanuit huis, makkelijk kan communiceren en samenwerken? 

Het eeuwige heen en weer mailen met bijlages die niet altijd aankomen, twijfels over de juiste versie van een presentatie, of talloze telefoontjes om een afspraak te maken: allemaal verleden tijd als je besluit om online (samen) te gaan werken.

Wat is online (samen)werken?

Bij online werken maak je gebruik van software die draait op een externe server. Je  gebruikt dus niet de programma’s die op de computer onder je bureau zijn geïnstalleerd, maar programma’s die worden gehost op een server van leveranciers van online diensten.

Je maakt dus gebruik van software als een dienst. Dit is beter bekend als Saas: Software as a Service. Voorbeelden van SaaS zijn online boekhoudprogramma’s, de businessplan wizard en communicatie- en samenwerkingshulpprogramma’s zoals Google Apps.

Welke mogelijkheden zijn er om online te werken?

Online communicatie- en samenwerkingshulpprogramma’s kun je bij verschillende aanbieders verkrijgen. Zo is er Sharepoint van Microsoft en Google Apps van Google. Daarnaast zijn er nog vele kleinere partijen die online kantooromgevingen aanbieden. Bij online werken kun je aan allerlei toepassingen denken:

  • Een online agenda, altijd en overal toegang tot je afspraken

  • Het delen van agenda’s, zodat je makkelijk besprekingen kunt plannen en een overzichtelijke projectplanning kunt maken

  • Het delen van documenten, presentaties en spreadsheets, zodat je samen aan deze documenten kan werken vanaf verschillende locaties

  • Communiceren via een chatprogramma

  • Het lanceren van een (project)website

  • Mailen

Wat zijn de voordelen van online werken?

  • Beschikbaarheid > Overal en altijd toegang tot je online documenten en agenda

  • Eenvoudig > Je hebt geen speciale hardware meer nodig om backups te maken, dus de briefjes met 'Is de back-up tape verwisseld?' kunnen van de deur in je kantoor.

  • Veilig > Gegevens hoeven niet meer lokaal opgeslagen te worden. Je hebt vanaf elke locatie toegang tot de informatie. Computer gestolen of gecrasht? Niet prettig natuurlijk, maar je (belangrijke) documenten staan op externe servers, dus de schade blijft beperkt.

  • Professioneel > jouwnaam@jouwbedrijf.nl als alias gebruiken

Zijn er ook nadelen?

  • Net als bij andere nieuwe ICT-toepassingen is het misschien even wennen om met online diensten te werken.

  • Beperkte functionaliteit van tektsverwerkingsfuncties of spreadsheets ten opzichte van lokale software

  • Je moet wel een beetje " internet minded"  zijn om goed gebruik te kunnen maken van online diensten. Het is een bewuste keuze.

Is er een helpdesk?

We kennen natuurlijk allemaal het IT mannetje dat je even kunt bellen als je een probleem hebt. Hoe werkt dat bij online diensten?

Als je gebruik maakt van gratis online software, kun je ook gebruik maken van de gratis online helpfuncties, de online fora en downloads.

Wil je iemand kunnen bellen voor telefonische ondersteuning, dan kun je een beheercontract afsluiten waarin is vastgelegd voor welke problemen je op ondersteuning kunt rekenen.

De kosten van zo'n beheercontract zijn per aanbieder verschillend. Doorgaans betaal je een vast bedrag per maand van rond de €100,- , en betaal je extra kosten per vraag. Vragen die korter dan een kwartier duren om te beantwoorden, woorden niet in rekening gebracht. Antwoorden die pas na 15 minuten of meer gegeven kunnen worden, kosten tussen de € 65,-  en € 90,-  per uur.