Hoeveel soorten werkplekken heb ik nodig?

Hoe inventariseer ik wat in mijn 'oude' kantoor aangepast moet worden?

24 juni 2013

Als je werknemers mobiel gaan werken, kun je overwegen het aantal werkplekken te verminderen. Met behulp van een uitgebreide analyse bepaal je hoeveel werkplekken van welk soort je nodig hebt bij het nieuwe werken.

Kantoor in de cloud

Herinrichting van de ruimtes

Wil je de kantoorruimte optimaal inrichten voor mobiel werken, dan zul je als werkgever moeten investeren in de herinrichting van ruimtes. De functie van kantoor verandert in een ontmoetingsplek. Schenk daarom meer aandacht aan de inrichting van bijvoorbeeld een teamkamer, vergaderruimte, loungeplek en brainstormruimte. 

Deze kosten zijn hoger dan de kosten van het inrichten van een traditioneel kantoor, maar de investeringen betalen zich op de lange termijn vaak terug. Veel moderne kantoren zien eruit alsof er veel geld in is geïnvesteerd. In de praktijk besparen deze bedrijven kosten op werkplekken, omdat er minder functionele werkplekken zijn (bureau's met apparatuur) en meer ontmoetingsplekken. Zodoende zijn ze goedkoper dan traditionele kantoren met hetzelfde aantal medewerkers.

Minder kosten

Over het algemeen kun je het aantal werkplekken met 10-30% terugdringen als je mobiel werken invoert. Een werkplek kost gemiddeld 10.000-11.000 euro per jaar, dus als je het slim aanpakt kun je een hoop kosten besparen. Je zult echter wel moeten investeren in ICT, zoals een draadloos netwerk, laptops, smartphones, digitale archiveren en videoconferencing.

Werkwijze

Voor bedrijven vanaf dertig werknemers is het raadzaam om een 'plekkenplan' te maken. Door middel van een uitgebreide analyse bepaal je welke functionaliteiten je nodig hebt en wat de bezettingsgraad van je kantoor is. Eventueel kun je hierbij een adviesbureau inschakelen.

Per afdeling bekijk je hoe vaak je werknemers binnen zijn, welke taken uitgevoerd worden en welke functionaliteiten gewenst zijn. Vervolgens bepaal je hoeveel en welke werkplekken je nodig hebt. Daarna bekijk je hoeveel vierkante meters je nodig hebt. Aan de hand van deze informatie kun je beginnen met de (her)inrichting van je kantoor.

Kleinere bedrijven kunnen volstaan met een minder uitgebreide analyse.

Bedrijfscultuur

De herinrichting is mede afhankelijk van de bedrijfscultuur. Daarom is het belangrijk dat de werknemers betrokken worden bij de besluitvorming. Inventariseer hoe ze werken en hoe ze willen werken.

Lees in het artikel 'Wat zijn de veranderingen op kantoor als je mobiel werken invoert?' over de veranderingen op de werkvloer.

Voor welke organisaties aantrekkelijk?

Het herinrichten van de werkruimte om mobiel werken te stimuleren is met name interessant voor organisaties met meer dan tien werknemers. Met name de kennisorganisaties (zakelijke dienstverlening), waarbij relatief veel werknemers buiten de deur werken (bijvoorbeeld adviseurs, consultants, accountants) hebben baat bij mobiel werken en de herinrichting van de kantooromgeving.