Verpakkingseisen en documentatie bij internationaal transport

Hoe maak ik mijn pakket klaar voor verzending?

20 juni 2014

Als je een zending naar het buitenland opstuurt, wil je natuurlijk dat het zo snel mogelijk en onbeschadigd bij de ontvanger aankomt. Die verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de transporteur, maar ook bij jou. Zorg daarom voor een goede verpakking en de juiste documentatie.

Gratis whitepaper Eerste hulp bij logistiek

Om het maar meteen lastig te maken: de verpakkingseisen verschillen per land. Zo is binnen de EU cadeaupapier niet toegestaan als verpakkingsmateriaal. Ook mag je in sommige landen geen hooi of stro gebruiken als beschermings- of opvulmiddel. Wil je precies weten welke regels voor jouw land gelden? Kijk dan even op de site van Agentschap NL, daar vind je de producteisen per land. 

Verpakking

Los van de regels per land, zijn er wel een paar standaardvereisten aan de verpakking. Verpakkings expert verzendverkappingenshop zet deze voor ons op een rij: Zo moet hij bijvoorbeeld goed passen. Zorg ervoor dat de verpakking niet te klein is, want dan kan hij barsten. Maar zorg er ook voor dat hij weer niet te groot is, want dan kan de inhoud gaan schuiven. Gebruik in dat soort gevallen vulmateriaal, afhankelijk van het type, gewicht en kwetsbaarheid van het product. Voor zware en kwetsbare goederen is tempex bijvoorbeeld geschikt. Zorg er in elk geval voor dat het product beschermd is tegen schokken, vocht, brand, etc. 

Afsluiten

Om te voorkomen dat de verpakking onderweg open gaat, gebruik je tape. Hoe zwaarder of groter het pakket, hoe steviger het afdichtmateriaal moet zijn. Een goed afgesloten pakket verzekert je er bovendien van dat er onderweg niet zomaar met de inhoud geknoeid kan worden zonder dat er duidelijke sporen achterblijven. Als je tape gebruikt met je bedrijfsnaam erop, wordt diefstal ook moeilijker. Zo valt eerder op als iemand je pakket heeft opengemaakt.

Documentatie

Je bent verplicht om de juiste documenten mee te sturen. Zo moet inzichtelijk zijn wat de inhoud van het pakket is: wat voor producten zitten erin, wat is het gewicht en om hoeveel eenheden gaat het? Ook beschrijf je hoe de transporteurs om moeten gaan met het producten.

Verder moeten vrachtbrieven, overdrachtsdocumenten en eventuele douanepapieren moeten altijd bij de zending worden meegeleverd. Print ze uit, plak ze op de zending en geef ze mee aan de chauffeur. Stuur je een zending naar een land buiten de EU? Stuur dan ook een commerciële factuur mee. Deze moet in zesvoud worden geprint op origineel briefpapier van het bedrijf of worden voorzien van een firmastempel. Eén gaat op de zending en de andere vijf moeten bij de vrachtbrief gevoegd worden.

Auteur

Liesbeth Meenink