Waar laat ik al mijn data?

Tips over opslag en beheer van bedrijfsgegevens

09 oktober 2012

Hoe meer je bedrijfsvoering geautomatiseerd raakt, hoe belangrijker je data wordt. Het managen van al je data wordt een klus op zichzelf. Waar laat je al die bits en bytes? En hoe houd je die groeiende databerg in bedwang?

Whitepaper Hoe bedien ik mijn klanten online?

De hoeveeheid data op alle computersystemen en draagbare apparaten verdubbelt iedere twee jaar. Dat blijkt uit onderzoek van IDC. In 2011 werd er in totaal 1,8 zetabyte (1,8 biljoen gigabyte) aan data toegevoegd aan alle systemen. Genoeg om ruim 57 miljard iPads met 32 GB opslag te vullen.

Data centraliseren

Waar je bedrijfsdata in elk geval beter NIET kunt laten is op de apparaten van jou en je medewerkers. Dus op de laptop, de tablet, de smartphone of de desktop computer. Je data moet op een centraal punt staan, anders ben je al gauw het overzicht kwijt en bovendien is het risico van gegevensverlies te groot met lokale vormen van opslag. Je data verzamelen kan op verschillende manieren: binnen je bedrijf op harddisks of tapes (gekoppeld aan je fileserver) en buiten je bedrijf in een extern datacenter (hosted) of in de cloud.

Systemen voor data-opslag

Veel bedrijven maken gebruik van een fileserver met opslagcapaciteit. Dit wordt ook wel Network Attached Storage genoemd of NAS. Aan de fileserver kunnen ook andere opslagsystemen worden gekoppeld (disks of tapes). Vanaf dit opslagmedium worden back-ups gemaakt, waarvan er altijd een buiten de centrale locatie bewaard moet worden. Zo'n back-up kun je steeds fysiek buiten het pand brengen ('s avonds mee in de auto) of automatisch laten opslaan in een dataccenter via een beveiligde verbinding.

SAN en cloud

Grotere ondernemingen maken vaak gebruik van een SAN, een Storage Area Network. Dit is een een samenhangend geheel van diverse opslagmedia op diverse locaties. Je kunt je data ook in de cloud opslaan (denk aan Dropbox). Er is inmiddels een breed aanbod van zakelijke data-opslagdiensten in de cloud. Naast risico's van privacy en security heb je met zo'n cloud-dienst een risico op het punt van je continuïteit. Als je internetverbinding uitvalt kun je niet bij je data. Als je een cloud-dienst gebruikt moet je daarom altijd over een offline back-up van je data beschikken die je snel in gebruik kunt nemen. Enkele voorbeelden van zakelijke cloud-opslag services vind je via: Syncplicity, Box.net, KPN opslagen back-up en storageproviders.nl.

RAID

RAID is een manier om te zorgen dat je nooit bestanden kwijt kunt raken als een harddisk kapot gaat. De term staat voor Redundant Array of Independent Disks. Software zorgt ervoor dat de data altijd minstens op twee schijven wordt opgeslagen. Gaat er eentje stuk, dan kan die vervangen worden en daarna kan het systeem weer verder draaien Niks raakt op deze manier verloren.

Tijdig archiveren

Je kunt de groei van je data afremmen door op tijd te archiveren en verwijderen. Maar wat is op tijd? Voor je alles wat met financiële administratie te maken heeft, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. En wat betreft je bedrijfsonroerend goed (pand, eventueel nieuwe vestigingen, winkels) geldt een termijn van 10 jaar. Dat betekent dat alles ouder dan 7 respectievelijk 10 jaar weg mag. Het hoeft niet, misschien wil je er zelf nog bij kunnen. Bewaar in dat geval de back-ups, maar haal de data weg van de operationele systemen. Voor andere data (bijvoorbeeld projectgegevens, klantgegevens, inkoopdata) kun je een termijn instellen die goed past bij het ritme in je bedrijfsvoering. Bij projecten bijvoorbeeld vier jaar. In dat geval zorg je ervoor dat alles ouder dan vier jaar naar het digitale archief gaat. Dit kun je eventueel automatiseren door de software instructie te geven bepaalde typen bestanden ouder dan x jaar weg te schrijven naar een plek buiten de operationele omgeving (bijvoorbeeld een online back-up dienst).

Tip: Zet alle belangrijke data op één centrale plek

E-mail is een notoire ruimtevreter. Niet door de mailtjes zelf, maar door de attachments en door het onderling doorsturen van ontvangen mail door deze te cc-en. Zo staat hetzelfde zware bestand dat als bijlage in één enkele mail werd verzonden ineens op allerlei plekken in het netwerk. Zonde van al die ruimte! Je kunt beter naar één plek toewerken. Dus: zet een zwaar bestand neer op een centrale plek (een teamsite of online projectomgeving) en doe daarna de bijlage weg. Stuur het In elk geval niet door naar tien collega's. Als je op deze gecentraliseerde manier leert werken scheelt dat heel veel opslagruimte.

Auteur

Fred Teunissen