Efficiënt organiseren: orde en planning

Haal meer uit je werknemers met Het Nieuwe Werken

12 juni 2017

Een goede organisatie kan de efficiëntie van je bedrijf enorm bevorderen. Zorg dat je werkprocessen zo zijn ingericht dat ze goed op elkaar zijn afgestemd, begrijpelijk zijn en aansluiten bij je medewerker en de huidige tijdsgeest van digitaal en flexibel werken.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Flexibel werken werkt

Het Nieuwe Werken, mobiel werken of flexibel werken. Welke naam je het ook geeft, deze transitie van het leefritme van bedrijven en werknemers heeft effect op je organisatie.

Mobiele technologie, waaronder smartphone-apps en cloud-diensten, stellen jou als leidinggevende in staat flexibel om te gaan met werktijden. Onderzoek (Mozy, 2012) toont aan dat veel leidinggevenden hun medewerkers willen ondersteunen in flexibele werktijden en thuiswerken. 82 procent van de leidinggevenden faciliteert e-mailgebruik thuis; 58 procent maakt het mogelijk dat medewerkers vanuit huis toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk en -applicaties. Bedrijven zien de voordelen van flexibel werken, omdat werknemers dan ook buiten kantoortijden bereikbaar zijn en bereid zijn te communiceren.

Orde en planning noodzakelijk

Maar hoe ga je hiermee om? Hoe zorg je dat jouw organisatie effectief werkt? Een eerste stap is orde aanbrengen. “Als je geen orde hebt in je taken, dan werk je niet effectief", zegt Annemiek Tigchelaar, adviseur efficiënter werken van TopOrde. "Je kunt dan wel plannen maken, maar als je niet weet wat en hoe en wanneer, zijn je plannen gedoemd om te mislukken. Veel bedrijven werken reactief, in de waan van de dag. Wil je grip op je zaken, dan dien je te weten wat je precies moet doen en hoe. Eerst orde brengen in je werkzaamheden is de basis.”

“Hoe je ordelijk kunt werken verschilt per organisatie, afdeling of zelfs per werknemer. Voor de een werkt een mappenstructuur in je inbox heel goed, terwijl het voor de ander juist meer tijd kost om hiermee te werken.”

Haal meer uit je werknemers

Het belangrijkste doel van werkgevers die werknemers de vrijheid geven in het bepalen van werklocatie, technologie (BYOD) en werktijd is hen stimuleren, enthousiasmeren en inspireren zich nog beter in te zetten voor de organisatie. Werknemers zullen zich nooit meer loonslaven voelen, maar vormen het kloppende hart van je bedrijf. Verantwoordelijkheid is creativiteit en creativiteit leidt tot goede ideeën. Goede ideeën leiden vervolgens weer tot winst. Flexibel werken zorgt er in de meeste gevallen dus voor dat je meer uit je werknemers haalt. En zo maak je je organisatie efficiënter.

Tip: Maak protocollen 

“Afspraken vastleggen gebeurt gelukkig steeds vaker binnen organisaties", merkt Tigchelaar. "Denk bijvoorbeeld aan een e-mailprotocol of een Twitter-protocol. Hoe ga je als bedrijf om met het versturen van e-mail of hoe ga je om met Twitter? Het is goed dit vast te leggen. Het geeft je werknemers duidelijkheid.”

Meer tips over efficiënt organiseren lees je in het gratis whitepaper Efficiënt werken.

Auteur

Raphael Klees