"Meer inzicht door digitaliseren van informatie"

Interview Madelon Gloude | Digitaal werken

12 juni 2017

Het digitaliseren van je bedrijf heeft veel voordelen, maar hoe zorg je dat digitaal werken ook echt werkt binnen je organisatie? We vroegen het aan Madelon Gloude, businesscoach van Complemento. "De toenemende informatiestromen moet je managen."

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Eerste hulp bij Digitaliseren

Naam: Madelon Gloude

Functie: Oprichter en eigenaar

Bedrijfsnaam: Complemento

Opgericht: 2008

Bedrijfsvorm: Eenmanszaak

Branche: Zakelijke dienstverlening

Hoe belangrijk is digitaal werken?

"Onmisbaar in deze tijd. Ik help organisaties slimmer en efficiënter te werken en geef training aan ondernemers en werknemers op hun eigen werkplek. Daar kan ik ze echt praktisch helpen. Het gaat vooral over; hoe schep ik orde in de chaos op mijn kantoor/werkplek. Hoe krijg ik zicht op alle werkzaamheden. Het gaat dan bijvoorbeeld over e-mail-management, agendabeheer, social media, etc. Er komen steeds meer informatiestromen op gang binnen bedrijven. Die moet je managen. Om dat op een efficiënte manier te doen is niet altijd makkelijk."

Waar zitten de quick-wins?

"Een belangrijke manier om tijd te besparen is je email op orde hebben. Het doorworstelen van je inbox kost veel tijd. De meeste bedrijven werken bijvoorbeeld met Microsoft Outlook, maar kennen daar de tips en trucs niet van. Structuur in je mailbox is heel belangrijk. Dat je alleen maar die mails overhoudt waar je echt iets mee moet doen bijvoorbeeld. Het gaat over een stukje kennis, gedrag en beleid. Duidelijke afspraken maken binnen je organisatie. Hiermee kun je veel tijd winnen, die je vervolgens weer in andere werkprocessen kunt steken."

Welke veranderingen zie jij al op de mkb-werkvloer?

"De trend van het nieuwe werken, waaronder digitaal werken, zie je nu echt vorm krijgen. Veel grote bedrijven eisen van de mkb’er al dat zij digitaal gaan aanleveren. Ik heb al eens gehoord dat een papieren factuur retour werd gestuurd, samen met een instructie hoe dit digitaal aangeleverd kan worden. Je ziet steeds meer mkb-bedrijven daarom al digitaliseren. Alles in de postkamer wordt gescand en in juiste digitale mappen gedaan. Toch werkt het mkb relatief gezien nog vrij veel met papier. Er wordt al wel over nagedacht om iets te gaan doen met digitaliseren, maar precies hoe en wat, ontbreekt vaak nog. Dan heb ik het vooral over de traditionelere familiebedrijven. Kleine zelfstandigen die net begonnen zijn, werken al wel digitaal."

Wat zijn de voornaamste voordelen van digitaal werken?

“Het heeft veel voordelen. Door digitaal te werken worden dingen inzichtelijker, toegankelijker en je kunt makkelijker bestanden delen. Je kunt werken vanaf iedere locatie. Je hebt ook minder opslag in letterlijke archieven nodig en dat scheelt veel ruimte. Bedrijfsruimte die je weer op een andere manier kunt benutten. Vroeger had je overvolle kantoren met ordners. Die zijn er nog steeds, maar het wordt minder.”

Zullen we ooit volledig zonder papier werken?

“Nee, voorlopig niet in ieder geval. Door het gebruik van een tablet raken mensen wel langzaamaan meer gewend aan digitaal lezen, maar velen vinden het nog altijd fijner om op papier te lezen. Dat is ook geen probleem. Maar gebruik het dan als middel. Standaard alles uitprinten uit gewenning is niet de bedoeling.”

Hoe moet je omgaan met digitaal werken?

“Digitaliseren is één, maar het is veel belangrijker om je mensen te leren hoe ze daarmee om moeten gaan. Hoe haal je alles uit het systeem dat je gebruikt? Een heldere mappenstructuur is overal van belang. Hoe archiveer je zodat iedereen ermee kan werken? Je personeel de juiste instructies geven is van groot belang. Als je niet hoeft te zoeken, win je heel veel tijd. Ik ken een organisatie, waarbij de digitale omgeving zo ingewikkeld was dat ze er niet veel tijd mee wonnen. Er moesten soms wel tien clicks gedaan worden om bij het juiste bestand te komen. Je kunt dit oplossen door de zoekfunctie meer te gebruiken. De zoekfuncties binnen document management systemen worden steeds beter.”

Auteur

Raphael Klees