"Centraal opslaan maakt werken efficiënter"

Interview Leny van den Eijnden | Digitaal werken

12 juni 2017

Leny van den Eijnden is eigenaar van cateringbedrijf Baroef BV en stapte drie jaar geleden over op digitaal en centraal opslaan van bestanden. Toch is nog niet alles digitaal. Een groot papieren archief maakt werken soms lastig. Lees de beweegredenen van Leny om gefaseerd te digitaliseren.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Eerste hulp bij Digitaliseren

Naam: Leny van den Eijnden

Functie: Mede-oprichter en eigenaar

Bedrijfsnaam: Baroef

Product/dienst: Catering

Ondernemer sinds: 1986

Aantal werknemers: 55

Bedrijfsvorm: BV

Hoe belangrijk is digitaal werken binnen jullie organisatie?

"Belangrijk, omdat we op verschillende locaties werken binnen deze BV. 55 werknemers werken verdeeld over vier locaties in Deurne. Voorheen werden bestanden over en weer gemaild en op diverse locaties opgeslagen. In 2010 hebben we de overstap gemaakt. Nu slaan we het grootste deel van onze documenten op een centrale locatie op. Een server waarop je online kunt inloggen vanaf iedere locatie. Veel handiger en het maakt het werken efficiënter."

Wat is de belangrijkste reden geweest om over te stappen op centraal opslaan?

"Vooral de back-ups. Dat dit gegarandeerd en goed gebeurt. Er wordt nu automatisch een back-up gemaakt iedere dag en op drie locaties opgeslagen. Eén op het bedrijf waar wij werkplekken van huren, één in Rotterdam, en één in het buitenland. Het grote voordeel is dat je vanaf iedere locatie kunt inloggen en bij je bestanden kunt. Voorheen werkten we met lokale schijven, stand-alone-servers op iedere locatie. Met de overstap naar een centrale server hebben we alle lokale computers geleegd en de gegevens op een externe harde schijf gezet. Twee dagen later waren alle werkplekken volledig ingericht op het nieuwe systeem."

Zijn de verwachtingen uitgekomen?

"De overstap is goed geweest voor de efficiëntie, maar het werk is er niet minder op geworden. Door de voordelen van digitaal werken, ga je meer verwachten. Omdat gegevens makkelijker te gebruiken zijn voor analyse, ga je hier ook gebruik van maken en dat kost tijd. Je gaat meer bijhouden, meer registreren. Nu werken we met werkplanningen bijvoorbeeld. Alle gewerkte uren worden direct geregistreerd en zijn direct toegankelijk voor mij als ondernemer. Voorheen waren dit statische lijstjes, met de pen ingevuld, waar je nauwelijks naar keek, maar nu heb je de gegevens altijd bij de hand en kun je ze direct gebruiken. Die urenregistratie komt samen in een database, waardoor ik een goed overzicht behoud."

Hoe is het digitale werken mogelijk gemaakt binnen jullie organisatie?

"We werken met een externe server, die huren we voor een bedrag per werkplek. Op die server draait een systeem waar we alles in doen. Je hoeft eenvoudigweg in te loggen en dan heb je toegang tot je mail, internet, excel en alle andere benodigde werkprocessen. Het systeem is gebaseerd op windows, waardoor alle werknemers er makkelijk mee kunnen werken. Per gebruiker is ingesteld tot welke toepassingen een werknemer toegang heeft."

Hebben jullie ook nog een papieren archief?

"Ja. Onze administratie is voor het grootste deel nog van papier. We zijn er nog niet op ingericht om de administratie digitaal op te slaan. Veel facturen komen nog in papier binnen en we hebben geen scanners om dit makkelijk digitaal te maken. Voor de fysieke ruimte hoeven we het niet te doen. We hebben een archiefruimte, maar dat is geen belemmering. Toch denk ik niet dat we over vijf jaar nog een beperkt  fysiek archief hebben."

Want?

"Soms is het proces wel wat omslachtig, omdat we op vier locaties werken. Alles wat in het archief moet en digitaal binnenkomt, wordt naar de archieflocatie gemaild, uitgeprint en gearchiveerd. Er is nog geen concreet plan om ook dit proces te digitaliseren. Scanners zijn duur, dat houdt ons nog tegen. Zodra er apparatuur beschikbaar komt, waarbij scannen makkelijk en goedkoper gaat, gaan we de overstap overwegen. We zijn er ons al wel enigszins op het aan het voorbereiden. Een deel van de administratie wordt ook digitaal opgeslagen en deze digitale archiefkast is op dezelfde wijze ingericht als ordners in de fysieke archiefkast. De digitale mappen hebben dezelfde naam, dus blijft het overzichtelijk voor alle gebruikers."

Auteur

Raphael Klees