IT Trends: scanners en printers

Hardware in digitale tijdperk

12 juni 2017

In de overgang van een papieren naar een digitale wereld worden scanners steeds belangrijker. Maar welke heb je nodig? En hoe zit het met je printers? Hebben ze nog nut? Tips voor de juiste hardware.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Whitepaper IT op orde: Hardware

In dit artikel

Scanners

Maar welke scanner moet je aanschaffen? Die keuze zit hem meestal niet in de kwaliteit. Alle scanapparatuur die nu op de markt is, biedt zeer waarschijnlijk de kwaliteit die je nodig hebt. Je kunt grofweg kiezen tussen drie types:

  • flatbed scanner

  • dedicated scanner

  • multifunctional printer (MFP) met scanfunctie.

Om gewoon bedrijfsdocumenten te scannen kunnen ze allemaal geschikt zijn. De keuze zit hem vaak in de hoeveelheid. Hoe meer je scant, hoe meer capaciteit en functionaliteit je nodig hebt. Voor de meeste mkb-bedrijven is een centrale multifunctionele printer (MFP) voldoende. Scan je veel per afdeling, dan kunnen een paar dedicated scanners op goed gekozen locaties je uitkomst bieden.

Die grote grijze multifunctionele printer kun je dus nog steeds goed gebruiken, maar de rol ervan verandert. Voorheen fungeerde hij vooral als printer. Als je digitaal gaat werken, wordt scannen zijn belangrijkste rol. Hij gaat deel uitmaken van het primaire werkproces van een aantal werknemers. In de postkamer of administratie gaat steeds meer gedigitaliseerd worden. Facturen bijvoorbeeld. Het is slim je MFP aan te passen zodat het proces van digitaliseren sneller een eenvoudiger wordt. De scanfunctionaliteit van het apparaat is meestal prima, maar je kunt er nog handige koppelingen aan toevoegen. Zo kun je via software op de MFP instellen waar de scan, met één druk op de knop, heen wordt gestuurd. Je kunt er ook een document management systeem aan koppelen die de volledige stroom van documenten binnen je organisatie kan automatiseren. Dit kan bepaalde werkprocessen enorm verbeteren.

Erich Wünker, directeur Klooster Reizen BV:

"We hebben sinds kort nieuwe scanners en printers op onze kantoren. In totaal zes MFP’s en vijf losse printers. De MFP’s hebben nu handige functionaliteiten, zoals knoppen ‘scan to mail’ en ‘scan to file.’ De scanners zijn gekoppeld aan een document management systeem, waardoor de documentstroom grotendeels geautomatiseerd is. Het past bij onze mentaliteit van zo min mogelijk papier gebruiken en het werkt een stuk efficiënter."

Printers

Tien jaar geleden werd gezegd dat we nu allemaal een papierloos kantoor zouden hebben. Is niet gebeurd. Papier neemt wel af, maar we printen nog steeds. Ook over tien jaar zal er binnen de meeste bedrijven nog wel papier aanwezig zijn. Zoals gezegd kun je die grote multifunctionele printer nog prima gebruiken, als scanner, maar ook als printer. Bij de meeste mkb-bedrijven staat hij er gewoon nog. De printbehoefte is inmiddels wel veranderd, mede door draadloos en mobiel werken. Je wilt gewoon de dichtstbijzijnde printer gebruiken, zonder draden en lastige instellingen. Met één druk op de knop even snel iets printen. Binnen steeds meer bedrijven kan dat. Ook bijvoorbeeld met je tablet en smartphone. Mobiel printen dus of ePrinting. Is dat bij jou ook al het geval? Zorg wel voor een beveiligde netwerkvoorziening. Ook is het zaak de juiste printer te kiezen die je eenvoudig kunt aansluiten op het netwerk en die is voorzien van de juiste updates.

De toekomst is dat mobiel printen straks overal mogelijk is. Bij klanten, bij de supermarkt, op het station. En straks ook bij jou. Je gasten de mogelijkheid geven om te printen is een mooie extra service. Verken nu vast de mogelijkheden van mobiel printen, want het werkt echt makkelijk.

Peter van Male, eigenaar Steengoed Benelux BV:

"Onze printers zijn nu allemaal geschikt voor mobiel printen. Dus al lopend met een laptop of tablet kun je iets uitprinten bij een gekozen printer. Ook vanuit huis kun je printers op kantoor aansturen. Superhandig."

Auteur

Raphael Klees