Welke hardware heb ik nodig bij digitale factuurverwerking?

Over scanners, servers, netwerken en beeldschermen

12 juni 2017

Digitale factuurverwerking heeft ook effect op je hardware. Wat heb je nodig? Scanners, extra servers, beeldschermen? Enkele handige aanbevelingen.

Whitepaper Slimme factuurverwerking

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Wat je precies nodig hebt ligt in eerste instantie aan je behoeften.

De keuze van hardware is afhankelijk van:

  1. Het aantal facturen

  2. Kwaliteit en formaat van de facturen (papier, opdruk)

  3. Benodigde snelheid

  4. Kennisniveau van de gebruiker

Ook de antwoorden op de volgende vragen spelen een nadrukkelijke rol:

  • Wordt er centraal (“postkamer”) of decentraal (afdeling) gescand?

  • Wordt de scanner op een netwerk aangesloten?

  • Worden er ook andere documenten dan facturen verwerkt?

Afhankelijk hiervan ga je bepalen welke apparatuur je nodig hebt. De belangrijkste apparaten/voorzieningen die je in ieder geval in huis moet hebben, zijn:

Scanner

Vrijwel aan het begin van je factuurverwerkingsproces komt de scanner om de hoek kijken. Om facturen te digitaliseren gebruik je een scanner. Maar welke? Die keuze zit hem meestal niet in de kwaliteit. Alle scanapparatuur die nu op de markt is kan de kwaliteit aanbieden die je nodig hebt. Je kunt grofweg kiezen tussen drie types; een flatbed scanner, dedicated scanner of multifunctional printer (MFP). Om gewoon bedrijfsdocumenten te scannen kunnen ze allemaal geschikt zijn. De keuze zit hem vaak in de hoeveelheid. Hoe meer je scant, hoe meer capaciteit en functionaliteit je nodig hebt. Voor de meeste mkb-bedrijven is een centrale MFP voldoende. Die grote grijze multifunctionele printer kun je dus nog steeds goed gebruiken, maar de rol van het apparaat is alleen veranderd. Voorheen fungeerde hij vooral als printer. Als je digitaal gaat werken wordt scannen zijn belangrijkste rol. Scan je veel per afdeling of locatie dan kunnen een paar dedicated scanners op goed gekozen locaties je uitkomst bieden. Een aanrader bij facturen verwerken is dit zoveel mogelijk te centraliseren. Zorg dus dat je facturen op één plek binnenkomen en worden gescand. Dat zorgt voor specialisme en overzicht.

Server

Door de toename aan digitale informatie heb je ook ruimte voor opslag nodig. Het uitbreiden van je servercapaciteit is dus belangrijk. Zorg dat hij het aan kan. Om al je betrokken medewerkers toegang te geven tot het factuurverwerkingssysteem is het slim te kiezen voor een server die op afstand te benaderen is. Hoe? Je kunt kiezen voor een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden in een datacenter van je IT-dienstverlener staan en altijd online beschikbaar zijn. Ook kun je je eigen cloud creëren, door je servers klaar te maken voor inloggen op afstand (online). Kies je voor een eigen server, zorg dan wel voor goede backups en opslag op meerdere locaties. Je kantoorautomatiseerder kan je helpen om te bepalen wat het beste bij jouw organisatie past.

Computers en netwerk

Voor het digitaal controleren van facturen moet je in ieder geval computers hebben die toegang kunnen krijgen tot het systeem. Desktops, laptops en tablets zijn geschikt. Je moet ook een betrouwbaar netwerk hebben en als je online toegang mogelijk wilt maken, heb je ook een solide internetverbinding nodig.

Meerdere schermen

Door je factuurverwerkingsproces te digitaliseren ligt er minder papier op bureau’s, maar dezelfde hoeveelheid (of meer) informatie moet toch onder ogen komen bij je werknemers. Meerdere beeldschermen kan dan een goede oplossing zijn. Bij werknemers die veel informatie in meerdere systemen doornemen is het handig een tweede scherm aan te schaffen. Puur voor factuurverwerking is het geen noodzaak maar, in combinatie met al je andere systemen, wel handig.

Auteur

Raphael Klees