Soms merk je dat een medewerker zich anders gedraagt of dat het werk minder makkelijk gaat dan voorheen. Dat hoeft op zichzelf niets te betekenen. Een verandering die langere tijd aanhoudt, kan wel reden zijn om wat beter op te letten en het gesprek aan te gaan. In dit artikel lees je op welke 7 signalen je als werkgever kunt letten en wat je kunt doen om langdurig verzuim te helpen voorkomen.
Kun je langdurig verzuim zien aankomen?
Je kunt niet voorspellen of een medewerker langdurig gaat uitvallen. Wel kun je alert zijn op veranderingen die je op de werkvloer opmerkt. Terugkerend kort verzuim kan bijvoorbeeld reden zijn om wat beter op te letten.
Niet diagnosticeren, wél signaleren en bespreken
Eén signaal hoeft weinig te betekenen. Let daarom vooral op veranderingen die langer aanhouden of op meerdere signalen tegelijk. Dat kan een goed moment zijn om met je medewerker in gesprek te gaan. Je hoeft daarbij niet te bepalen wat er aan de hand is. Het gaat erom dat je bespreekt wat je opvalt en of er iets in het werk speelt waarbij je kunt helpen.
Langdurig verzuim voorkomen: let op deze 7 signalen
Welke veranderingen kunnen reden zijn om wat beter op te letten? Deze 7 signalen kun je op de werkvloer tegenkomen.
1. Een medewerker geeft aan vaker last te hebben van lichamelijke klachten
Een medewerker kan aangeven vaker lichamelijke klachten te ervaren. Denk aan terugkerende hoofdpijn of klachten aan de nek en schouders. Zulke klachten betekenen niet automatisch dat iemand dreigt uit te vallen. Ze kunnen wel aanleiding zijn om te bespreken of het werk een rol speelt.
Richt je daarbij op zaken waar je als werkgever invloed op hebt. Vraag bijvoorbeeld hoe de medewerker de werkplek of werkzaamheden ervaart.
Preventief advies via Interpolis
Je hoeft niet te wachten tot een medewerker zich ziekmeldt. Via onze kennispartner Interpolis kunnen medewerkers preventief advies krijgen van een bedrijfsarts. Zo kun je eerder in actie komen wanneer er zorgen zijn over de gezondheid of inzetbaarheid van een medewerker.
2. Een medewerker maakt vaker fouten
Een foutje maken hoort erbij. Het kan opvallen wanneer iemand die normaal zorgvuldig werkt ineens regelmatig iets mist of werk opnieuw moet doen. Misschien duurt een vertrouwde taak opeens ook langer dan voorheen.
Trek niet meteen conclusies over de oorzaak. Vraag liever hoe het werk gaat en of de medewerker ergens tegenaan loopt. Misschien is de werkdruk te hoog of heeft de medewerker tijdelijk extra ondersteuning nodig. Bespreek samen wat kan helpen om het werk weer goed uit te voeren.
3. Werk blijft steeds vaker liggen
Deadlines worden gemist of taken schuiven steeds door naar de volgende dag. Vooral bij een medewerker die het werk normaal goed aankan, valt zo’n verandering op. Het kan een teken zijn dat de hoeveelheid werk niet meer goed past bij de beschikbare tijd.
Bespreek welke werkzaamheden blijven liggen en waardoor dat komt. Kijk vervolgens samen naar de planning en prioriteiten. Soms helpt het om tijdelijk werk anders te verdelen of duidelijker te maken wat als eerste moet gebeuren.
4. Een medewerker meldt zich vaker kort ziek
Een losse ziekmelding zegt weinig. Meerdere korte ziekmeldingen in een bepaalde periode kunnen wel opvallen. Dit wordt ook wel frequent kortdurend ziekteverzuim genoemd. Het is een goede reden om het verzuim met je medewerker te bespreken.
Vraag daarbij niet naar de medische oorzaak van de ziekmeldingen. Richt het gesprek op het werk en bespreek of daar iets speelt dat invloed heeft op de inzetbaarheid.
5. Een medewerker werkt structureel door
Een keer doorwerken tijdens de lunch of wat langer blijven vanwege een drukke dag is niet direct zorgelijk. Het wordt opvallender wanneer dit een patroon wordt. Je ziet bijvoorbeeld dat een medewerker regelmatig pauzes overslaat of na werktijd nog doorgaat.
Bespreek waarom iemand weinig rust neemt tijdens de werkdag. Misschien voelt de medewerker de druk om altijd bereikbaar te zijn of vindt diegene het lastig om het werk los te laten. Kijk ook naar je eigen rol als werkgever. Geef je medewerkers voldoende ruimte om pauze te nemen en na werktijd echt af te schakelen?
6. Een medewerker oogt langere tijd vermoeid
Iedereen heeft weleens een slechte nacht of een drukke week. Let vooral op als een medewerker langere tijd minder energie lijkt te hebben. Je merkt bijvoorbeeld dat iemand aan het einde van de werkdag vaker uitgeput is of na een drukke periode vermoeid blijft.
Benoem wat je ziet en vraag hoe de medewerker het werk ervaart. Zijn er werkzaamheden die op dit moment veel energie kosten? Zo probeer je te achterhalen of er iets in het werk speelt waar je als werkgever iets aan kunt veranderen.
7. Een medewerker gedraagt zich anders dan normaal
Je kent je medewerkers en weet meestal hoe ze zich op het werk gedragen. Daardoor kan het opvallen wanneer iemand ineens stiller is dan je gewend bent of sneller geïrriteerd reageert. Zo’n verandering hoeft niets met het werk te maken te hebben, maar kan wel een reden zijn om eens te vragen hoe het gaat.
Vertel wat je is opgevallen en vraag hoe de medewerker het werk ervaart. Probeer daarbij niet zelf te achterhalen of er een medische oorzaak speelt. Gezondheidsgegevens zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever mag je medische gegevens, zoals informatie over de aard of oorzaak van een ziekte, niet verwerken. Dat is aan de bedrijfsarts of arbodienst.
Werk aan verzuimpreventie voordat iemand uitvalt
De signalen hierboven kunnen je helpen om eerder in actie te komen. Je hoeft verzuimpreventie daarbij niet alleen te organiseren. Onze kennispartner Interpolis biedt binnen Verzuimmanagement verschillende mogelijkheden voor preventie. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning rond je RI&E en hulp bij het opstellen van een verzuimprotocol. Bekijk welke ondersteuning past bij jouw bedrijf.
Ook met goede verzuimpreventie kun je niet iedere ziekmelding voorkomen. Een medewerker kan bijvoorbeeld langdurig uitvallen door ziekte of een ongeval. Daarom is het verstandig om ook stil te staan bij de financiële gevolgen van langdurige uitval. Lees meer over de premie van een verzuimverzekering en de keuzes waarmee je invloed hebt op de kosten.
Wat doe je als een medewerker dreigt uit te vallen?
Wacht niet tot een medewerker zich ziekmeldt om het gesprek aan te gaan. Benoem wat je zelf hebt gezien, zonder daar meteen een oorzaak aan te koppelen. Zeg bijvoorbeeld dat je merkt dat iemand de laatste tijd vaker moeite heeft om het werk af te krijgen. Vraag vervolgens hoe de medewerker het werk ervaart en waar diegene tegenaan loopt.
Kijk wat je in het werk kunt aanpassen
Uit het gesprek kan blijken dat je als werkgever iets kunt veranderen. Misschien helpt het om tijdelijk minder taken bij de medewerker neer te leggen. Bespreek samen wat nodig is om het werk beter vol te houden en maak daar een concrete afspraak over. Kom er later op terug om te horen hoe het gaat.
Bij zorgen over de gezondheid of inzetbaarheid kun je de medewerker wijzen op de mogelijkheid om de bedrijfsarts te raadplegen. Daarvoor hoeft iemand niet eerst ziek te zijn. Juist door vroeg in gesprek te gaan, ontstaat er ruimte om iets te veranderen voordat uitval aan de orde is.
