Hoe werkt Microsoft Teams en wat kun je ermee als ondernemer?

Ontdek de voordelen van online samenwerken

09 juli 2021

De meeste ondernemers kennen Microsoft Teams alleen als een tool om mee te videobellen. Toch kun je er een stuk meer mee, het is namelijk een totaaloplossing voor online samenwerken.

Hoe start je met Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een handige oplossing om je organisatie op het gebied van digitalisering naar een hoger plan te tillen. Het is standaard gratis beschikbaar voor bedrijven die al een zakelijk Office 365-abonnement afnemen. Met deze inloggegevens kun je ook aanmelden bij Teams.

Verschillende omgevingen aanmaken

Wat Microsoft Teams zo anders maakt dan andere videoconferencingsoftware, is dat je er verschillende omgevingen in kunt creëren voor het bedrijf als geheel, projectgroepen en afdelingen. Binnen deze omgeving kunnen medewerkers videobellen, chatten, documenten delen en realtime samenwerken. Hierdoor staat alle informatie en communicatie overzichtelijk op één plek. Medewerkers hoeven niet langer te graven in mailboxen en verschillende projectmanagement-tools. Microsoft Teams is beschikbaar als online web versie, maar ook als app. Wist je dat het ook mogelijk is om externen uit te nodigen voor een specifieke omgeving? Zij krijgen dan beperkt toegang.

Tip: Ontdek in deze video alle voordelen van Microsoft Teams.

Videoconferencing met Microsoft Teams

Binnen de Teams-omgeving kun je collega’s en externen voor vergaderingen uitnodigen. Je kunt hierbij zelfs al direct presentaties of agenda's sturen. Videocalls via Microsoft Teams hebben meer mogelijkheden dan bij alternatieve software.

Tijdens de vergadering kun je niet alleen je scherm delen, maar ook real-time samenwerken. Denk bijvoorbeeld aan polls en schetsen op een virtueel whiteboard. Als je met veel mensen in een meeting bent, kun je ook aanpassen hoe je de beelden precies gesorteerd ziet. Zo kun je de deelnemers bijvoorbeeld in een soort klassenopstelling zetten.

Tip: Je kunt de vergadering niet alleen laten opnemen, maar ook direct transcripties laten maken. Dat scheelt veel tijd bij het uitwerken van de notulen.

Beveiliging met Microsoft Teams

Microsoft Teams kan je ook helpen de beveiliging van je organisatie op peil te houden. De IT-afdeling kan bijvoorbeeld instellen dat voor het openen van bestanden multifactor-authenticatie nodig is. Zo weet je zeker dat de juiste persoon toegang krijgt tot je data. Je kunt er zelfs voor kiezen om in te stellen dat bestanden helemaal niet buiten de organisatie geopend mogen worden.

Tip: Lees hier meer over veilig werken op kantoor en thuis.

Integratie met andere applicaties

Om optimaal te profiteren van Microsoft Teams als totaaloplossing, kun je honderden applicaties integreren. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om Microsoft-applicaties als Sharepoint en Word, of om bijvoorbeeld Hootsuite en Asana. Doordat je verschillende functionaliteiten in één oplossing hebt, hoeven medewerkers niet meer te switchen. Als ondernemer bespaar je geld, doordat je maar één oplossing nodig hebt.

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.