De Belastingdienst hanteert twee btw-nummers als je ondernemer voor de btw bent: het btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. Wat zijn het en hoe gebruik je ze?
Btw-nummers
Ben je ondernemer voor de btw? Dan krijg je van de Belastingdienst twee btw-nummers: je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer, ook wel belastingnummer genoemd. Beide nummers worden geregistreerd als je bent ingeschreven bij de KVK. Met twee aparte brieven informeert de Belastingdienst welke nummers bij jouw bedrijf horen. Hieronder bespreken wat deze nummers zijn en ook: hoe ziet een btw-nummer eruit?
Wat is een btw-identificatienummer?
Het btw-identificatienummer gebruik je in de communicatie met je klanten. Met het btw-id identificeer je je als ondernemer voor de btw. Bij communicatie moet je denken aan:
Je bent verplicht om je btw-identificatienummer te zetten op facturen die je stuurt aan andere ondernemers, maar ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Je btw-nummer op je website vermelden is alleen verplicht als je producten of diensten verkoopt via je site. Verder ben je niet verplicht je btw-id op briefpapier of foldermateriaal te zetten.
Hoe ziet een btw-identificatienummer eruit?
Het btw-identificatienummer bestaat uit 14 tekens:
Landcode NL
Negen cijfers (niet verbonden aan het burgerservicenummer)
De letter B
Een controlegetal van twee cijfers
Een voorbeeld van een btw-id is: NL000099998B57. Deze combinatie is persoonlijk en uniek. Zo probeert de Belastingdienst ervoor te zorgen dat kwaadwillenden niet met je identiteit aan de haal kunnen gaan.
Btw-identificatienummer communiceren naar consumenten
Consumenten hoef je doorgaans geen factuur te sturen. Doe je dat toch, dan is het niet verplicht om daar je btw-id op te zetten. In de volgende gevallen moet je echter wel een factuur met btw-id sturen aan consumenten:
Bij een afstandsverkoop (export naar klanten in de EU die geen btw-aangifte doen)
Levering van een nieuw of weinig gebruikt vervoermiddel aan een particulier uit een ander EU-land
Ten minste 80 procent van je afnemers is ondernemer. Dan moet je altijd een factuur uitreiken, ook als je afnemer een particulier is.
Wat is mijn VAT-nummer?
Als je zakendoet met opdrachtgevers in het buitenland, dan vragen bedrijven vaak om je VAT-nummer. Vroeger was dat je omzetbelastingnummer; sinds 2020 is je VAT-nummer dat je gebruikt naar klanten in het buitenland je btw-identificatienummer.
Wat is een omzetbelastingnummer?
Het omzetbelastingnummer (ob-nummer) bestaat uit je BSN wanneer je een eenmanszaak hebt, of het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) wanneer je voor een andere rechtsvorm hebt gekozen. Dit wordt ook wel het fiscaal nummer of RSIN nummer genoemd.
Hoe ziet een omzetbelastingnummer eruit?
Het ob-nummer is als volgt opgebouwd:
Een getal van 9 cijfers (BSN/RSIN)
Gevolgd door een code variërend van B01 tot B99
Een voorbeeld van een omzetbelastingnummer is 657345923B02. Als je een eenmanszaak hebt, zijn bij het omzetbelastingnummer de eerste 9 cijfers je BSN-nummer.
Wanneer gebruik je het omzetbelastingnummer?
Als je contact zoekt met de Belastingdienst, bijvoorbeeld in schriftelijke communicatie, gebruik je het omzetbelastingnummer. Ook gebruik je het omzetbelastingnummer als je als ondernemer btw-aangifte doet. Je zult in de praktijk dus dit nummer niet dagelijks nodig hebben.
Waarom twee btw-nummers?
Voor 2020 was het omzetbelastingnummer ook het btw-nummer. Maar omdat daarin het BSN verwerkt was, lag dat nummer op straat, met meer risico op identiteitsfraude. Vandaar dat het btw-identificatienummer in het leven is geroepen, dat geen link heeft met het burgerservicenummer. Dit nummer is dan ook bedoeld voor communicatie met de ‘buitenwereld’. Dat btw-nummer kun je dus op bijvoorbeeld je website vermelden.
Het omzetbelastingnummer is niet bedoeld om extern mee te communiceren op bijvoorbeeld facturen of websites. Dit nummer gebruik je dus alleen bij communicatie met de Belastingdienst. Op deze manier wordt je privacy als ondernemer geborgd.
Btw-nummer opzoeken
Weet je even niet meer wat je btw-id en omzetbelastingnummer is? Geen nood. Je kunt deze nummers terugvinden op de site van de Belastingdienst, via het ondernemersportaal. Doorloop vervolgens de volgende stappen:
Kies in het menu de optie’ Ondernemen’
Selecteer de optie Btw (omzetbelasting)
Log in met je DigiD
Vervolgens krijg je te zien wat je btw-nummers zijn. Tip: schrijf je btw-id en ob-nummer ergens op, zodat je er altijd makkelijk bij kunt.
RSIN-nummer opzoeken
Als je geen eenmanszaak maar een andere rechtsvorm hebt en een RSIN-nummer hebt, dan kun je die opzoeken in het Handelsregister van de KVK. Het nummer staat ook op het uittreksel van de KVK.
Btw-nummer buitenlands bedrijf opzoeken
Doe je zaken met ondernemers in het buitenland? Dan moet je soms de btw-identificatienummers van je afnemers controleren. Ook voor communicatie rondom de btw en export van goederen gebruik je je eigen btw-id, niet het omzetbelastingnummer.
Om btw-vrij te kunnen leveren, moet je wel het btw-nummer van je afnemer controleren. Dit is om er zeker van te zijn dat hij ondernemer is (en dus zelf btw-aangifte doet). Het controleren van buitenlandse btw-nummers kan op de website van de EU via het online VIES-systeem. VIES staat voor VAT information Exchange System.
