Hoe kan ik sneller boekhouden?

Minder tijd kwijt aan de administratie

19 januari 2018

De boekhouding, daar ben je geen ondernemer voor geworden. Het liefst besteed je er zo weinig mogelijk tijd aan. In dit artikel elf tips om sneller te kunnen boekhouden.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

  1. Doe het meteen. Het is vervelend om iedere inkomende rekening meteen in te boeken. Maar het is nog vervelender om later in een grote stapel paperassen naar je documenten te moeten zoeken. Scan rekeningen gelijk in en sla ze op in het juiste mapje. Zo heb je je gegevens altijd bij de hand.

  2. Doe het online.Online boekhoudprogramma’s hebben verschillende functies om het boekhouden sneller en makkelijker te maken. Je kunt je facturen er bijvoorbeeld naartoe mailen, die dan vanzelf in de goede map belanden. Ook is het met online boekhouden mogelijk om meteen overzichten te genereren. In dit artikel vind je alle voor- en nadelen van online boekhouden.

  3. Lever digitaal aan. Het is tegenwoordig heel normaal om je toeleveranciers te vragen hun facturen te mailen, in het door jou gewenste formaat (doc, pdf). Zo kun je de mails met rekeningen meteen verwerken. Het grote voordeel is dat je alle belangrijke informatie, zoals rekeningnummers en data, meteen digitaal hebt. Je kunt de zoekfunctie van je computer gebruiken en hoeft niets meer over te typen. Stuurt iemand toch papier? Meteen inscannen en zelf verwerken.

  4. Vraag om minder bonnen. Doe jij veel zaken met dezelfde leveranciers of freelance werknemers? Vraag hen om niet langer elk product of dienst te factureren, maar eens per maand een overzichtsfactuur te maken. Als jij een goede werkrelatie met hen hebt, zijn ze hier waarschijnlijk best toe bereid. En minder facturen = minder verwerking = minder tijd kwijt.

  5. Bedenk standaarden. Stel standaardomschrijvingen op voor je producten en diensten. Vooral als je met meerdere medewerkers de boekhouding bijhoudt, worden er misschien verschillende termen gebruikt. Is ‘ink. kant. ben.’ voor de één heel duidelijk de inkoop van kantoorbenodigdheden, een ander snapt er misschien niets van en is tijd kwijt aan navragen en uitzoeken. Met een standaardlijst van termen is de boekhouding altijd duidelijk; voor jou, je medewerkers en een eventuele accountant.

  6. Controleer regelmatig. Neem elke week een moment om te controleren of de administratie correct is bijgewerkt, of vraag een medewerker om dit te doen. Dit voorkomt dat je voor vervelende verrassingen komt te staan als je bijvoorbeeld belastingaangifte moet doen. Het kost minder tijd om kleine problemen meteen op te lossen, dan om grote problemen achteraf te moeten bijsturen.

  7. Koppel programma’s. Je boekhoudprogramma kan worden gesynchroniseerd met bijvoorbeeld je internetbankieren, kassasysteem of voorraadbeheer. Dit betekent dat je je gegevens maar één keer hoeft in te voeren, om ook een bijgewerkte boekhouding te hebben. Dit proces heet ketenoptimalisatie, en kan je heel veel tijd besparen.

  8. Herinner automatisch.Debiteurenbeheer kan best veel tijd kosten. Zijn alle diensten in rekening gebracht, zijn rekeningen al betaald, welke rekeningen hadden al betaald moeten zijn? Veel online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid automatisch betaalherinneringen te sturen. Is een factuur niet binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald? Hup, op dag 32 stuurt je programma een vriendelijke betaalherinnering. Waarschijnlijk verbetert hierdoor ook je liquiditeit (je wacht immers nooit meer te lang met het sturen van herinneringen) en bespaar je geld.

  9. Verdiep je in je software. Online boekhoudprogramma’s, maar ook Excel, bieden veel handige functionaliteiten om het boekhouden sneller en makkelijker te maken. Verdiep je hierin en gebruik die opties. Ze zijn er om voor jou tijd te besparen.

  10. Bescherm de zakelijke rekening. Vooral voor zzp’ers is dit een valkuil: even weekendboodschappen doen met de zakelijke pinpas. Waak hiervoor. Doe geen privé-uitgaven met je zakelijke bankrekening. Dat voorkomt dat je later uitgaven moet uitsplitsen in zakelijk en privé, en bedragen moet gaan overboeken. Dit is namelijk een vervelend en tijdrovend klusje.

  11. Werk met tank- en parkeerpassen. Maak jij en of je medewerkers veel zakelijke kilometers? Geef hen dan een tank- en parkeerpas. Zo krijg je eens in de maand een overzichtsfactuur, en hoef je niet elk benzinebonnetje en parkeerkaartje apart te verwerken. Er bestaan speciale passen voor ondernemers in het mkb.

Auteur

Marlou Visser