Direct weer aan het werk na schade: zo doe je dat

7 tips om te blijven ondernemen | Bereid je voor

04 november 2019

Help, mijn bedrijfspand is afgebrand of staat onder water! Wat nu? 7 tips om na schade weer snel aan het werk te kunnen zijn.

Hoe meer je aan voorbereiding hebt gedaan ‘voor het geval dat...’ hoe groter de kans dat je bedrijf grote schade overleeft en weer snel operationeel is. 7 praktische tips:

Tip 1: Verzeker je bedrijfspand

Om reparaties en tijdelijke voorzieningen te kunnen betalen en grote verliezen te voorkomen zijn bedrijfsverzekeringen broodnodig. Als je een bedrijfspand hebt, kunnen de volgende verzekeringen voor jou van groot belang zijn bij schade:

  • Gebouwverzekering

  • Glasverzekering

  • Inventarisverzekering

  • Goederenverzekering

  • Geldverzekering

  • Milieuverzekering

  • Verzekering voor schade door inductie

  • Computerverzekering

  • Verzekering voor elektronica en apparatuur

(Lees meer hierover in het artikel: Welke verzekeringen heb ik nodig voor mijn bedrijfspand?)

Tip 2: Bundel verzekeringen en druk de kosten

Bij sommige verzekeraars kun je één of meerdere van de verzekeringen bundelen in een pakket of in een brandverzekering. Hierbinnen vallen vaak de verzekeringen voor gebouw, glas, inventaris, goederen, geld en milieu. Een brandverzekering heeft vaak nog extra dekkingen, zoals dekking tegen regenwaterschade of schade door sneeuwdruk. Door de verzekeringen te combineren wordt de premie lager. Veel verzekeraars hebben ook korting voor startende ondernemers, vraag ernaar bij je tussenpersoon of verzekeraar.

Tip 3: Check of je verhuurder verzekerd is

Als je een bedrijfspand huurt, kunnen sommige verzekeringen inbegrepen zijn. Bijvoorbeeld een gebouwverzekering, een glasverzekering of een milieuverzekering. Lees je huurcontract en specificatie van de huurprijs (servicekosten) goed door om te zien of je voor deze schadegevallen al bent verzekerd en wat je er precies voor terugkrijgt.

Tip 4: Verzeker je bedrijfsprocessen

Naast de fysieke schade aan je pand, inventaris en goederen, kunnen ook bedrijfsprocessen stil komen te liggen. Dit kan (tijdelijk) inkomstenverlies tot gevolg hebben. Daar kun je je ook tegen verzekeren met een bedrijfsschadeverzekering. Let daarbij goed op de termijn waarvoor je verzekert. Door oorzaken waar je als ondernemer niet altijd iets aan kunt doen, zoals het regelen van een nieuwe vergunning, kan het langer duren dan gedacht voordat een bedrijf weer voor 100% draait. Vraag bij je verzekeraar naar de exacte mogelijkheden.

Tip 5: Data direct weer beschikbaar

Je bedrijfsdata zijn de basis voor de continuïteit van je bedrijf. Zorg dus niet dat je belangrijke bestanden en gegevens alleen op lokale servers in je bedrijfspand hebt opgeslagen. Dit kun je voorkomen door goede backups te maken (op servers op een andere locatie) of in de cloud te werken (opslag in een extern datacenter). Maar met back-ups of cloud-opslag alleen ben je er nog niet. Je hebt namelijk niets aan die data als je ze niet terug kunt zetten in een werkende omgeving. Dat is iets wat je op zijn minst één keer per jaar of regelmatig moet testen. Dat kan bijvoorbeeld op een testserver met een kopie van de software, waaruit deze data afkomstig is. Gaat dit terugzetten moeiteloos en snel? Is deze hele omgeving snel ergens anders dan in je eigen bedrijf op te bouwen en draaiend te krijgen? Beter nog dan back-ups terugzetten is het om een volledig werkende kopie van je systemen op andere machines en op een andere locatie achter de hand te houden. Gaat er iets fout met omgeving A, dan kan omgeving B het direct overnemen. Dit wordt ook wel failover of switchover genoemd. Een failover gebeurt automatisch. Bij een switchover zit je zelf aan de knoppen en schakel je zelf de B-omgeving in.

Tip 6: Tijdelijke kantoorruimte

Over B-omgeving gesproken; het is slim om vast na te gaan waar je snel nieuwe of tijdelijke kantoorruimte of bedrijfspanden kunt huren. Er zijn zelfs kantoorruimtes ter beschikking met volledige inrichting, zoals bureau’s, stoelen, computers, telefoons, etc. Heel handig.

Tip 7: Oefen en maak een calamiteitenplan

Oefen ook een keer zo'n extreme situatie. Wat als je pand en je spullen niet meer bruikbaar zijn? Kijk wie dan wat moet doen en maak daar een draaiboek van. Waar huur je snel tijdelijke kantoorruimte en hardware? Hoe stel je klanten en leveranciers snel op de hoogte? Hoe richt je snel een coördinatiecentrum in? Zet alles op een rij. Zo weet je precies wat je moet doen en raak je minder snel in paniek als een rampscenario zich voordoet.

(Lees meer over het opstelling van een calamiteitenplan.)

Auteur

Raphael Klees