Zo maak je van online boekhouden een succes

Zes tips om het maximale uit je online administratie te halen

24 april 2019

Overweeg je om over te stappen op online boekhouden? Dan wil je natuurlijk dat dit voor je gaat werken, en dat je zo in de toekomst tijd kunt besparen en makkelijker kunt werken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je van online boekhouden een succes maakt.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Tip 1: Kies het juiste boekhoudpakket

Bedenk goed wat je allemaal wil kunnen doen met je boekhoudpakket en welke functies voor jou handig kunnen zijn. Kies een pakket dat betaalbaar is, maar waarmee je nog wel zou kunnen groeien. Je wilt immers niet moeten overstappen als jouw bedrijf zich uitbreidt. Veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om een basic programma uit te breiden met andere software. Dat kan heel handig zijn.

Tip 2: Neem de tijd 

Werken met een nieuw programma kost even wat tijd om eraan te wennen. Bekijk instructiefilmpjes op de website van de softwareproducent en neem de tijd om met het programma te oefenen. Als je iets niet begrijpt, is er altijd de helpdesk van je softwareaanbieder of zijn er diverse fora op internet. Durf om hulp te vragen. Zo kun jij uiteindelijk zo goed mogelijk werken met je nieuwe software.

Tip 3: Digitaliseer waar mogelijk 

Nu jouw administratie online is, is het wel zo handig dat je gegevens ook in digitale vorm beschikbaar zijn. Stop met het versturen van papieren facturen en doe dit elektronisch. Vraag je leveranciers of zij hun rekeningen voortaan naar je kunnen mailen. En scan papieren documenten meteen in. Als je nog veel papieren binnenkrijgt, kun je kiezen voor scan- en herkensoftware om de gegevens te kunnen inlezen.

Tip 4: Maak iemand (of jezelf) hoofdverantwoordelijk 

Vaak is het mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot je online boekhoudprogramma. Je kunt vanaf meerdere devices met meerdere personen tegelijk in de boekhouding werken. Erg handig, maar zorg er wel voor dat iemand, of jijzelf,binnen jouw bedrijf verantwoordelijk is voor de online boekhouding. Eén en dezelfde persoon die controleert of alle gegevens correct en compleet zijn doorgevoerd.

Tip 5: Begin op het juiste moment 

Het is het handigst om aan het begin van een kalenderjaar te beginnen met online boekhouden. Dan hoef je niet al te veel gegevens over te zetten en heb je de bestanden van het hele jaar bij elkaar voor de jaaraangifte. Je kunt op elk ander moment ook beginnen, maar dan ben je iets meer tijd kwijt met converteren. Als je al (niet online) boekhoudsoftware gebruikte, valt dat overzetten doorgaans overigens wel mee. Je exporteert je oude gegevens en voert ze in in je nieuwe systeem.

Tip 6: Heroverweeg een accountant 

Werk jij nog niet samen met een administratiebureau of accountant omdat je dat te duur vindt? Dankzij online boekhoudsoftware betaal jij een accountant niet meer voor het invoeren van je cijfers (dat kun je nu immers prima zelf) maar alleen voor controle en advies. De accountant weet toch meer van gunstige fiscale regelingen en kan je helpen bij het bepalen van je marktpositie en strategie. Hij kan zelfs live met je meekijken in je administratie, en je behoeden voor fouten. Ga hierover eens het gesprek aan om te kijken wat er mogelijk is.