Van archief naar papierversnipperaar

Partnercontent

20 december 2019

Post, printjes, facturen en een hand-out van de presentatie: je bedrijf wordt dagelijks overspoeld met papier. Digitalisering kan uitkomst bieden in dit oerwoud van papier. Gedigitaliseerde werkprocessen voorkomen dat je kantoor verandert in een papieropslag en verhogen de inzichtelijkheid en efficiëntie.

Uit onderzoek blijkt dat 22% van de MKB’ers documenten en dossiers wil gaan digitaliseren. Nog eens 10% heeft hier geen concrete plannen voor, maar vindt dit wel noodzakelijk. In dit artikel leer je hoe de inzet van gedigitaliseerde werkprocessen je hierbij kan helpen, zodat bestaande papieren rechtstreeks in de versnipperaar kunnen verdwijnen.

Zo simpel is het: de workflow achter digitaal documentenbeheer

80% van de ondernemers ervaart drempels bij het digitaliseren van het bedrijf. Zo denkt 24% over onvoldoende kennis te beschikken. 17% gelooft dat het ontbreken van een IT-afdeling een drempel vormt bij het implementeren van digitale tools. Het opzetten van een workflow voor het digitaliseren van je archief is echter eenvoudiger dan je denkt. Een scanner, de juiste software en voldoende digitale opslagruimte zijn noodzakelijk voor digitaal documentenbeheer. De workflow start met het invoeren van de documenten. Dat kan door de documenten in te scannen of te sturen naar een centrale mailbox. Vervolgens wordt het document verwerkt met behulp van handige software. Dankzij Optical Character Recognition kan de software automatisch standaard formats, zoals facturen, herkennen en invoeren. Dat scheelt een hoop handmatig werk! Zodra de data is verwerkt wordt deze opgeslagen op een logische plek, zodat facturen en notulen niet in hetzelfde mapje terechtkomen en je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Je beslist zelf of je de data opslaat op een interne server of in de cloud.

Sneller en efficiënter werken met een goede workflow

MKB’ers geloven dat digitalisering de grootste impact heeft op bedrijfsprocessen (30%). Terecht, want met digitaal documentenbeheer verminder je niet alleen de stapels papier op je bureau, maar zorg je ook voor snellere en efficiëntere werkwijzen. Door al je documenten op te slaan in een digitaal archief kun je informatie eenvoudiger terugvinden. Op die manier krijgen medewerkers sneller toegang tot informatie en kunnen ze makkelijker informatie onderling uitwisselen. Dat zorgt voor snellere interne communicatie en een kortere reactietijd bij klantcontact. Bovendien maakt het centraal opslaan van documenten het makkelijker data te analyseren en verkleint automatisch inscannen de kans op fouten. Zeker wanneer je kiest voor softwareoplosssingen die je data automatisch verwerken. Bijkomend voordeel van het werken met een digitaal archief is dat je werkplek compleet plaats onafhankelijk wordt, wat voor veel werknemers een groot pluspunt is.

Achter slot en grendel: veilige dataopslag

Het digitaliseren van je archief is een veilige manier om documenten op te slaan. Data is één van de belangrijkste assets van je bedrijf en het veilig opslaan van documenten is cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit. Door te kiezen voor centrale dataopslag, zoals in de cloud, verklein je de kans op het verliezen van gegevens. Daarnaast helpen geautomatiseerde workflows je te handelen volgens alle wet- en regelgeving rondom gegevensverwerking. De systemen laten zien wanneer documenten zijn aangemaakt, bewerkt en wie er toegang heeft tot de informatie. Op die manier kunnen controleurs snel inzicht geven in je gegevensbeleid en kun je eenvoudig voldoen aan de AVG-norm.

Al met al is het digitaliseren van je archief een krachtig middel om de papierstapel terug te dringen, efficiënter te werken en data veilig te stellen. Met de hulp van een specialist is het opzetten van een digitale workflow bovendien eenvoudiger dan je denkt. Op die manier kan je papier direct naar de versnipperaar!

Dit artikel is geschreven door Ricoh Nederland. Wil jij tijd winnen door digitalisering? Download het gratis e-book Slimmer tijd winnen.