Administratie opzetten als zzp’er: met administratiesoftware of Excel?

09 maart 2020

Over het algemeen zijn er voor zzp’ers grofweg 2 manieren om je administratie op te zetten en bij te houden: in Excel of met specifieke administratie software. Het verschilt per zzp’er welke manier van administreren het beste bij hem of haar past.Maar welke manier past het beste bij jou? In dit artikel lees je waarom het belangrijk is om de administratie als zzp’er goed bij te houden en wat de voor- en nadelen van Excel en administratie programma’s zijn.

Waarom is het opzetten van de administratie zo belangrijk?

Veel zzp’ers vinden het opzetten en bijhouden van de administratie een vervelende taak. Het boekhouden kost in sommige gevallen veel tijd en moeite en daarom wordt het zo nu en dan uitgesteld. Dat is zonde, een goede overzichtelijke administratie levert namelijk een hoop voordelen op. Zo krijg jij inzicht in je financiën en daardoor een goede indruk van hoe jouw onderneming ervoor staat. Daarnaast is iedere ondernemer wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden voor de Belastingdienst. 

Waarom je ZZP boekhouding in Excel?

Een Excel administratie is vooral geschikt voor (startende) ondernemers die nog een kleine en niet complexe boekhouding hebben. Kortom, je hebt nog maar een paar klanten en hoeft slechts een paar facturen per maand te verwerken. In dat geval vinden weinig bankmutaties plaats en is een 24/7 inzicht niet nodig. Toch moet je als zzp’er wel zorgen dat jij jouw administratie goed bijhoudt, zodat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Wanneer jij de administratie doet in Excel moet je dus beschikken over voldoende tijd en kennis over de administratie als zzp’er.

Voordelen van de administratie bijhouden in Excel

Het bijhouden van de zzp administratie in Excel brengt een aantal voordelen met zich mee. Denk hierbij onder andere aan de volgende voordelen:

  • Excel of Google Spreadsheets is gratis te gebruiken

  • Er zijn veel gratis administratie templates te vinden zodat je direct kunt beginnen

  • Excel is een flexibel programma dus je kunt (met de nodige Excel kennis) je administratie zelf vormgeven en zo inrichten zoals jij dat prettig vindt

Nadelen van een ZZP boekhouding in Excel

Naast de voordelen die Excel met zich meebrengt, zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan het gebruik van het programma. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • De groei van jouw onderneming maakt het boekhouden in Excel complex

  • De kans op fouten neemt toe wanneer jouw onderneming groeit

  • Er is geen support-desk om jou te helpen Excel is niet in staat om processen, zoals bijvoorbeeld de Btw-aangifte doen, te automatiseren

  • Excel is moeilijk te koppelen met andere software

Waarom je boekhouding bijhouden met administratie software?

Wil jij je aan het begin volledig richten op je klanten en zo veel mogelijk tijd besparen op je administratie? Dan kun je beter kiezen voor een administratie- of boekhoudprogramma. In zo’n programma worden veel handmatige handelingen geautomatiseerd waardoor je veel tijd bespaart.

Ook als jij niet beschikt over voldoende kennis van boekhouden, kun je beter kiezen voor een boekhoudprogramma. Veel boekhoudkennis zit namelijk in de software verwerkt waardoor het zelf boekhouden veel eenvoudiger en gebruiksvriendelijke is. Bovendien hoef je met de software niet te werken met ingewikkelde formules. Het enige dat jij moet doen is de juiste bedragen boekhouden onder de juiste posten. En zelfs hier helpt een goede boekhoudtool je mee.

Voordelen administratie bijhouden met software

Boekhoudsoftware kent dan ook vele voordelen ten opzichte van Excel. Zeker als je onderneming groeiende is:

  • Facturen kunnen automatisch worden opgesteld en verstuurd De BTW-aangifte doe je direct vanuit het programma

  • Dankzij een bankkoppeling hoef je geen bankmutaties over te typen. Eenvoudig bonnetjes in je boekhouding verwerken door er een foto van te maken met je smartphone. Met boekhoudsoftware heb je altijd up-to-date inzicht 

  • Veel boekhoudprogramma’s bieden een mobiele app, zodat je overal en altijd op je smartphone kunt boekhouden De software maakt altijd een back-up in de cloud van je administratie

Oftewel, met de software bespaar je een hoop tijd doordat processen en handelingen kunnen worden geautomatiseerd.

Nadelen administratie bijhouden met een boekhoudprogramma

Ook een boekhoudprogramma kent een paar nadelen. Deze nadelen zijn:

  • Doordat de software online werkt moet je altijd beschikken over een internetverbinding

  • Boekhoudsoftware is een betaalde dienst, hoewel een pakket bij een aantal aanbieders volledig gratis is gedurende het eerste ondernemersjaar

  • Voordat je van start kunt gaan met jouw administratie moet je eerst de software aanschaffen en een account aanmaken en instellen. Daarnaast is het verstandig om eerst een aantal programma's te proberen voordat je het beste pakket hebt gevonden. Dit kost dus eenmalig wat meer tijd voordat je de administratie serieus kunt opzetten.

Welke manier van administreren past het beste bij jou?

Nu je de voor- en nadelen van beide manieren weet, kun jij kiezen welke manier het meest geschikt is voor het bijhouden van een boekhouding zzp.Heb je een eenvoudige boekhouding en verwacht je niet veel te groeien de komende tijd. Dan voldoet Excel. Heb je echter ambities om verder te groeien met je bedrijf? Dan is een boekhoudsoftware veel handiger en sneller.