Efficiënt videovergaderen: zo doe je dat

Organiseer zelf een online vergadering

10 april 2020

Wil jij gaan videovergaderen met je bedrijf? Het is eenvoudiger dan ooit om snel een gestroomlijnde online vergadering te starten. In dit artikel vertellen we je de welke voordelen en nadelen videovergaderen heeft en welke tools er beschikbaar zijn.

Wat zijn de voordelen en nadelen van online vergaderen?

Voordat je begint aan je eigen videovergadering, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de verschillende voor- en nadelen.

Videovergadering voordelen

Een van de grootste voordelen van videovergaderen is dat je niet meer fysiek op dezelfde locatie hoeft te zijn. Tegenwoordig werken steeds meer mensen thuis, onderweg of op een flexwerkplek, het is dan niet praktisch om voor elke vergadering samen te komen. Dit bespaart niet alleen reiskosten, maar ook reistijd.

Daarnaast is een videovergadering goedkoper dan telefoneren. Je hebt wellicht minder telefoontoestellen nodig en je gebruikt geen belminuten op je smartphone.

Videovergadering nadelen

Heeft een van de deelnemers een haperende internetverbinding? Dan kan dat voor problemen zorgen. De andere mensen in de videovergadering kunnen hem of haar dan niet meer goed verstaan. Het aansluiten van een ethernetkabel kan helpen.

Een ander veel genoemd nadeel is dat videovergaderen wat onpersoonlijk is. Het is een stuk minder geschikt voor bijvoorbeeld een functioneringsgesprek of exitgesprek.

Tools voor videovergaderen: welke app kies jij?

Als je eenmaal hebt besloten om te gaan videobellen, kom je tot een volgende vraag: met welke app ga je videovergaderen? Er zijn verschillende (gratis) tools op de markt, de meest populaire zijn:

  • Microsoft Teams

  • Hangouts / Meet (Google)

  • Skype

  • Zoom

Microsoft Teams

Op zoek naar een slimme tool voor jouw videovergadering? Teams is de online vergaderoptie van Microsoft. Het grote voordeel van deze tool is dan ook dat het naadloos geïntegreerd is met andere Microsoft producten als Office 365.

Videovergadering Hangouts / Meet (Google)

Uiteraard heeft Google ook een app om online te vergaderen. Deze is voor velen nog bekend als Google Hangouts. Recentelijk is deze app omgedoopt tot Google Meet. Deze software is onderdeel van de G Suite.

Online vergaderen met Skype

Dit is een van de meest traditionele vormen van videovergaderen. Skype is met zijn tijd meegegaan en biedt tegenwoordig ook de mogelijkheid om bestanden te delen en te chatten.

Videovergaderen met Zoom

Voor het uitbreken van het coronavirus was deze app al erg populair, maar de crisis heeft dit alleen maar versterkt. Het is een van de meest gebruiksvriendelijke tools om mee te videovergaderen.

Hoe kan ik efficiënter videovergaderen?

Videovergaderen werkt net even anders dan face-to-face vergaderen, deze tips helpen je om betere online meetings te houden:

  • Zorg ervoor dat iedere deelnemer op tijd een vergaderlink, code of wachtwoord krijgt én begrijpt hoe deze werken.

  • Maak een duidelijke agenda en stuur deze van tevoren rond.

  • Wijs een host aan die de vergadering kan voorzitten en een notulist om de afspraken vast te leggen.

  • Laat deelnemers hun microfoon uitzetten als ze niet aan het praten zijn.