Hoe controleer ik mijn winkelpersoneel?

Stappen bij het uitvoeren van een personeelscontrole

03 augustus 2012

Je vertrouwt je winkelpersoneel volledig. Toch is het belangrijk dat je alert blijft en regelmatig je personeel controleert. Voorkom dat de drempel voor fraude te laag wordt.

Waar gaat het om?

Bij personeelscontrole gaat het naast de controle op naleving van de huisregels en het controleren van de kassastaten, om controle op de inhoud van bijvoorbeeld handbagage, tassen en verpakkingsmiddelen van je personeel. Zo’n controle is niet hetzelfde als fouilleren. Bij fouilleren wordt lijf en kleding afgetast, iets wat is voorbehouden aan de politie.

Wanneer?

Je mag altijd je eigen medewerkers binnen je eigen winkel controleren. Het controleren buiten de winkel, wordt over het algemeen afgeraden omdat de privacy van de werknemer daarbij in het geding komt.

  • Controleren van tassen:

    • Mag op ieder gewenst moment

    • Kan via een dobbelsteensysteem (‘Wie zes gooit, wordt gecontroleerd’)

    • Kan aan de hand van een selector (druk op de knop: wordt het lampje rood, dan word je gecontroleerd)

    • Kan door de beveiligingsdienst

    • Kan door de leiding

    • Kan zelfs onderling geregeld worden

Als je jouw personeel niet graag controleert, kan je er ook voor kiezen om dit alleen te doen wanneer je iemand ergens van verdenkt. Wil je er toch zeker van zijn dat je voor jezelf een gegronde aanleiding hebt om iemand ergens van te verdenken, let dan op de volgende signalen:

  • Je eigen gevoel, intuïtie: hier klopt iets niet

  • Non-verbaal: rood hoofd, stilvallen, zenuwachtig

  • Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg

  • Opvallend vaste patronen in pauzes

  • Smoezen verzinnen (eerder naar huis)

  • Hoog ziekteverzuim

  • Niet houden aan regels en procedures

  • Een levensstijl van de medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen

  • Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega

  • Heimelijke telefoongesprekken

  • Veelvuldig foutbonnen, retouren, kastekort bij dezelfde mensen

  • Sparen in de kassa, aantekeningen bij de kassa

  • Tips van klanten: geen bon, datum klopt niet, bonbedrag klopt niet

  • Veelvuldig voorkomen ronde verschillen

  • Nooit kasverschil

  • Leveranciers die aangeven orders te missen

  • Ongebruikelijke leveringen

  • Opengemaakte verpakkingen in het magazijn

  • Vaak schade aan bepaalde artikelen

  • Verstopte goederen in personeelsruimte of kluisjes

Als de signalen overeenkomen en je gevoel blijkt tijdens het controleren te kloppen, wat dan?

  • Controleer -voor de zekerheid- of er sprake is van ‘ongeoorloofd meenemen’ (check bijvoorbeeld of er een bon is)

  • Neem de goederen in en ga in gesprek met de betrokkene

  • Werkt de medewerker hier niet aan mee: neem dan maatregelen!