Hoe bespaar ik op kantoorsoftware?

De voor-en nadelen van een overstap op Openoffice

24 juni 2013

Als ondernemer is het vaak de noodzaak om waar dan ook geld te besparen. Een van de mogelijkheden is een alternatief kiezen voor Microsoft Office.

Kantoor in de cloud

Wat is open source?

Je hebt waarschijnlijk wel eens gehoord van het open source programma Firefox of je gebruikt het zelfs regelmatig als je standaard internet browser. Open source betekent dat de broncode van het programma openbaar en gratis is. Een vergelijking is het verband tussen een recept (broncode) en een gerecht (programma). En net als met een recept kan iedereen, met de juiste kennis, de broncode lezen en wijzigen naar wens.

Wat zijn de nadelen?

Om maar te beginnen met de nadelen:

  • Niet altijd volledige compatibiliteit met Microsoft producten

  • Geen volwaardig alternatief voor Microsoft Outlook

  • In mindere mate, IT personeel is er niet altijd mee bekend

Het is mogelijk om om deze nadelen heen te werken. De compatibiliteit met bijvoorbeeld de meest gangbare MS Word documenten (.doc) is sterk verbeterd en vaak probleemloos op een enkele schoonheidsfout na. Ook is het zo dat de toekomst is gericht op open bestandsformaten. Sinds 2006 is het ODF (Open Document Format) bestandstype een ISO standaard, dit betekent dat documenten die worden opgeslagen in ODF altijd gelezen kunnen worden door bijv. een tekstverwerker met ODF mogelijkheden. Dit heeft als resultaat dat een document dat vandaag in ODF wordt opgeslagen over 20 jaar nog steeds probleemloos te openen is. Omdat het belangrijk is dat een bestand probleemloos kan worden geopend heeft dit als effect gehad dat vele overheden voor interne documenten overstappen op ODF, in Nederland vanaf 1 januari 2009. OOo ondersteunt ODF en Microsoft Word ondersteunt het momenteel met plugins en vanaf Lente 2009 is het ook standaard ingebouwd. Hierdoor maakt het voor ODF bestanden niet meer uit of het met MS Word of OOo Writer wordt gelezen of geschreven.

Een ander nadeel van OOo is het gebrek aan een alternatief voor MS Outlook en specifieker gebrek aan interoperabiliteit met MS Exchange servers voor het uitwisselen van kalenders en agenda’s van medewerkers. Dit is sowieso een minder grote factor voor startende of kleine bedrijven. En ook hier is het zo dat er een open source alternatief bestaat in de vorm van Zimbra maar een uitleg over implementatie daarvan komt in een ander artikel.

Als laatste is er de mogelijkheid dat je IT personeel er niet mee bekend is. Dit kan wat kleine problemen veroorzaken bij de uitrol van OOo maar dat is voor een bekwame beheerder gemakkelijk op te lossen aangezien de verschillen minimaal zijn.

Wat zijn de voordelen?

  • Gratis

  • Toekomstgericht

  • Kleine aanpassing van medewerker(s) nodig

  • Flexibel, overal te installeren/gebruiken zonder licentieproblemen

  • Platform onafhankelijk

  • Gemakkelijk in bijna alle bestandtypen opslaan, ook bijv. PDF voor externe contacten

Ten eerste is er uiteraard het grote voordeel dat OOo gratis te installeren is, een kostenbesparing van enkele honderden euro’s per werkplek. Aangezien iedereen het mag downloaden en installeren is het geen enkel probleem als een medewerker thuis geen kantoorapplicatie heeft. Even OOo installeren en hij gebruikt dezelfde applicatie als op de werkplek. Bijkomend voordeel is dat een document dat ’s avonds thuis is geschreven de volgende ochtend op het werk niet opeens een hele andere indeling heeft of zelfs onleesbaar is, al komt dit steeds minder vaak voor.

Dan is er het eerder besproken voordeel dat ODF bestanden gestandaardiseerd zijn en dus in de toekomst probleemloos kunnen worden gelezen. Verder ziet OOo er hetzelfde uit als eerdere versies van Office, een indeling die alle kantoormedewerkers kennen. Omschakelen naar OOo is daardoor erg gemakkelijk voor de medewerkers die alleen Office kennen.

En als laatste is er het voordeel dat OOo platform onafhankelijk is, het draait op de drie meest gangbare besturingssystemen: Windows, Linux en Mac OS X. Wat er ook thuis of op het werk wordt gebruikt, iedereen gebruikt dezelfde applicaties en slaat in dezelfde bestandtypes op. Intern kunnen medewerkers in alle bestandtypen opslaan en voor externe contacten is er het opslaan naar een PDF bestand.

Hoe kan ik Openoffice.org gemakkelijk uitproberen?

Je kunt Openoffice.org vinden op de site www.openoffice.org. Hier is het in meerdere talen en platformen te vinden en de installatie is gemakkelijk. Ook kun je een portable versie downloaden, deze hoeft niet geïnstalleerd te worden maar enkel uitgepakt. Er wordt verder niets gewijzigd op de pc en is dus zonder risico.