Waar sla je bij mobiel werken je documenten op?

Hoe kan iedereen vanaf een andere plek bij werkdocumenten?

13 januari 2013

Als jij en je werknemers mobiel werken, is een vaste harde schijf niet per se nodig. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen bij de gegevens kan die hij of zij nodig heeft?

Whitepaper Benut je online kansen: cloud computing

Online

De beste oplossing is om je documenten op ‘mobiele’ omgeving op te slaan, zodat je je bestanden overal mee naartoe kan nemen. Zo kan je bijvoorbeeld gebruik maken van een externe server, waar je online mee kunt werken. Je maakt dan gebruik van programma’s die niet op jouw eigen computer zijn geïnstalleerd, maar op een server van leveranciers van de online programma’s. Dit heet Software as a Service. Voorbeelden hiervan zijn online boekhoudprogramma’s en online officeprogramma’s zoals Google Apps of SharePoint.

VPN

Je kunt je bestanden ook op een andere manier bereiken als je thuis werkt of in de trein zit. Bijvoorbeeld via een VPN-verbinding. Dat staat voor Virtueel Particulier Netwerk. VPN maakt het aan elkaar knopen van netwerken mogelijk. Iedere mobiele werker van jouw bedrijf kan zo op een veilige manier verbinding maken met de server van kantoor.

Offline werken

Het is mogelijk dat je een keer geen verbinding met internet kan maken. Dat is lastig wanneer je al je documenten op een online server hebt staan. Als je onderweg of bij een klant toch toegang tot je bestanden wil, kun je ervoor kiezen om belangrijke documenten van tevoren ‘uit te checken’. Dan sla je ze op je laptop op en kan je er toch mee verder als je een keertje geen internet  hebt. Bij sommige leveranciers is dit proces geautomatiseerd en worden bestanden automatisch gesynchroniseerd met de bestanden op jouw laptop. Dan merk je dus niet eens of je online of offline aan het werk bent.

Tip

Om te zorgen dat ook praktische informatie, zoals handleidingen, logingegevens, planningen en contactgegevens altijd voor iedereen in het bedrijf beschikbaar zijn, is het handig om een soort 'wiki' sectie in te richten met deze documenten.