'Bellen in de cloud goedkoper dan per telefoon'

Column | Video communicatie

24 juni 2013

Video-overleg duur? Helemaal niet, het is gratis! Tenminste, als je geïntegreerd belt via internet (VOIP). Doe de vergelijking en je weet hoeveel je bespaart!

Kantoor in de cloud

Verkeerd beeld veroorzaakt door traditionele high end systemen

In vergaderzalen van veel grote ondernemingen staan schitterende traditionele videoconferencing systemen. De investeringen hiervoor variëren tussen 20.000 euro en 300.000 euro. En dat terwijl ze nog niet eens uitblinken in gebruiksvriendelijkheid en simpel oogcontact.

Het is helemaal niet nodig om tienduizenden euro's uit de geven. De vele recent op de markt gekomen ‘cloud’ systemen draaien namelijk op een gewone PC. De benodigde hardware kost dan tussen de 2.000 en 7.000 euro. Een losse werkplek is nog goedkoper te transformeren tot videoconferencing-plek. 150 tot 250 euro volstaat voor een HD webcam en handfree speakerphone cq professionele headset.

Kosten software

De cloud computing software die je gebruikt voor videoconferencing, draait op servers verspreid over de wereld. De software is veilig gecodeerd en betrouwbaar. Maar met alleen een systeem ben je er nog niet: je hebt natuurlijk ook nog een abonnement nodig. Er zijn veel verschillende abonnementsvormen, maar bij bijna allemaal bedragen de kosten slechts een paar tientjes per maand voor een vergaderzaal of werkplek. Voor een middelgrote internationale onderneming of projectconsortium kost het onbeperkt gebruik tussen de 100 euro en 600 euro per maand. Waarom deze kosten zo meevallen? Vanwege het veel gebruikte unieke concept van ‘concurrent users’. Bovendien zorgen de gratis gesprekken via VOIP ervoor dat je juist geld bespaart.

Kosten implementatie

Misschien vraag je je af of het niet ingewikkeld is om dit nieuwe systeem te installeren en te introduceren bij je werknemers, maar dat valt reuze mee. De ICT afdeling kan zelf probleemloos een webcam, speakerphone cq headset en videokaart installeren. Wat betreft je medewerkers: De meeste pakketten zijn zeer simpel in gebruik en er zijn tutorials en filmpjes online beschikbaar, dus is een training nauwelijks nodig. Kies je ervoor de implementatie aan een dienstverlener over te laten, dan kost een zaal-implementatie en groepstraining zo'n 500 tot 1000 euro.

Case: MKB met 5 Europese dochterondernemingen

Om je een idee te geven van het totaalplaatje, zal ik een voorbeeld geven van de manier waarop een bedrijf zou kunnen besparen bij de overstap van telefonisch bellen naar cloud-bellen. We nemen een bedrijf met vijf Europese vertegenwoordigers of vestigingsleiders die maandelijks overleg hebben. De hoofdvestiging krijgt een zaal, speciaal ingericht voor videoconferencing en de vestigingsleiders vergaderen vanachter het bureau. Dat zorgt ervoor dat ze niet meer maandelijks hoeven te reizen voor een vergadering; ze besluiten ‘om de andere keer’ via video.

De kosten voor een face-to-face meeting zijn ongeveer 1700 euro, rekening houdend met reistijd, hotel en verloren kantooruren. Ze zijn namelijk al gauw twee dagen onderweg voor een meeting van een halve dag.

Kiezen ze voor video-bellen, dan is de besparing 51.300 euro en de complete invoeringskosten 5250 euro; de terugverdientijd is slechts 5,3 weken….

Terugverdientijd: vijf weken…..

In het bedrijfsleven leerde ik werken met enkele simpele vuistregels:

-        Als de terugverdientijd twee jaar is, dan moet er even goed nagedacht worden alvorens te beslissen.

-        Als de terugverdientijd één jaar is, dan is het altijd goed om het te doen.

-        Als de terugverdientijd slechts 5 weken is, dan vraagt de directeur: ”waar moet ik tekenen? Meteen starten potverdikke!”

Auteur

Anton Gerrits