Effectief vergaderen

Tips om snel en gedegen tot besluiten te komen

15 december 2020

Nederland is een vergaderland. Hoe zorg je voor een productieve vergadering, die alle medewerkers betrekt en zijn doelen behaald?

Als je effectief wilt vergaderen is vooral duidelijkheid van groot belang. Dat houdt in dat mensen moeten weten waar ze aan toe zijn. Dit kan je op een aantal manieren bereiken.

Duur van de vergadering

Stel de duur van de vergadering vooraf vast. Plan bijvoorbeeld maximaal een uur in voor een vergadering en houdt je daar dan ook aan. Natuurlijk kan het voorkomen dat het onderwerp gevoelig ligt of lastig is en dat er langer over vergaderd moet worden. Maar vaak eindigen vergaderingen in eindeloze discussies. Laat iedereen één keer zijn mening vertellen en voorkom dat mensen in herhaling vallen. Als je tegen het eind van de vergadering komt, moet je ook daadwerkelijk gaan afronden. Maak een samenvatting van de genomen besluiten en de te nemen acties. Vooral dat laatste is erg belangrijk, want dat zorgt voor duidelijkheid. Iedereen weet dan waar ze aan toe zijn en wat de volgende stappen zijn. Is alles al een keer gezegd maar komen jullie er alsnog niet uit ? Plan dan op een later moment nog een vergadering. Mensen hebben er dan over na kunnen denken en kunnen in een volgende vergadering een besluit maken.

De vergadering voorbereiden

Een vergadering verloopt vlotter als mensen van tevoren weten waar het overgaat en als iedereen zich in kan lezen in het onderwerp. Stuur dus een paar dagen voor de vergadering alvast een agenda naar elke deelnemer. Ook kun je eventuele stukken die je gaat bespreken, meteen meesturen. Een veelvoorkomend probleem is dat de agenda snel wordt doorgenomen en er wordt ‘vergeten’ de stukken te lezen. Dit probleem kan je op twee manieren tackelen: een schoolse en een wat normalere manier. De schoolse manier houdt in dat je een hoofdvraag meestuurt bij de stukken. Iedereen moet het antwoord op die hoofdvraag dan voor de vergadering naar je mailen. De vraag is alleen te beantwoorden door de bijlagen te lezen. De leukere manier is om iedereen een agendapunt voor te laten bereiden. Zo leg je verantwoordelijk bij de deelnemers neer en zijn ze meteen alerter en meer betrokken bij de vergadering.

Brainstormen

Elke vergadering kent zijn eigen aanpak. Als je met een grote groep mensen aan het overleggen bent, zijn deze gegeven tips wellicht bruikbaar. Als je met een groepje van drie mensen even snel wil brainstormen gelden natuurlijk hele andere werkwijzen. Zie daarvoor onder andere dit artikel over brainstormen.

Lees in dit artikel meer over vergaderen.