Effectief vergaderen

Tips om snel en gedegen tot besluiten te komen

04 september 2013

Ieder jaar komt er weer een berichtje in het nieuws: ‘miljoenen verspild in bedrijfsleven door vergaderingen.’ Nederland is een vergaderland. En dat is niet slecht maar soms kan het allemaal efficiënter. Daar is dit artikel voor.

Efficiënter Werken Scan

Als je effectief wilt vergaderen is vooral duidelijkheid van groot belang. Dat houdt in dat mensen moeten weten waar ze aan toe zijn. Dit kan je op een aantal manieren bereiken.

Duur

Duur van de vergadering vooraf vaststellen. Plan maar een uur in voor een vergadering en houdt je daar dan ook aan. Natuurlijk kan het voorkomen dat het onderwerp gevoelig ligt of lastig is en dat er langer over vergaderd moet worden. Maar vaak eindigen vergaderingen in eindeloze discussies. Laat iedereen één keer zijn mening vertellen en zorg dat mensen niet in herhaling vallen. Als je tegen het eind van de vergadering komt, moet je  ook daadwerkelijk gaan afronden. Dus nog een laatste ronde en de eventuele besluiten herhalen. Vooral dat laatste is erg belangrijk want dat zorgt voor duidelijkheid. Iedereen weet dan waar ze aan toe zijn en wat de volgende stappen zijn. Komen jullie er niet uit maar is alles wel al een keer gezegd? Plan dan op een latere termijn nog een vergadering. Mensen hebben er dan over na kunnen denken en kunnen snel in een volgende vergadering een besluit maken.

Voorbereidingen

Belangrijk is dat mensen van tevoren weten waar het overgaat en dat iedereen zich in kan lezen in het onderwerp. Stuur dus de stukken een paar dagen voor de vergadering alvast naar elke deelnemer. Ook de agenda kan je dan meteen meesturen. Vaak wordt dat meteen naast zich neergelegd en wordt er ‘vergeten’ de stukken te lezen. Dit probleem kan je op twee manieren tackelen: een schoolse en een wat normalere manier. De schoolse manier houdt in dat je een hoofdvraag meestuurt bij de stukken. Iedereen moet die dan voor de vergadering naar je mailen. De vraag is alleen te beantwoorden door de bijlagen te lezen. De leukere manier is om iedereen een agendapunt voor te laten bereiden. Zo leg je wat verantwoordelijk bij de personen neer en zijn ze meteen alerter en meer betrokken bij de vergadering.

Brainstormen

Elke vergadering kent zijn eigen aanpak. Als je met een grote groep mensen aan het overleggen bent, zijn deze gegeven tips wellicht bruikbaar. Als je met een groepje van drie mensen even snel wil brainstormen gelden natuurlijk hele andere werkwijzen. Zie daarvoor onder andere dit artikel over brainstormen.

Lees in dit artikel meer over vergaderen.