Welke kantoorsoftware uit de cloud past bij mij?

Online office applicaties: waar moet ik op letten?

24 juni 2013

Kantoorsoftware is er tegenwoordig in allerlei kleuren en smaken. Weliswaar zwaait Microsoft Office nog altijd de scepter in ondernemersland, maar de opkomst van cloud computing heeft de markt voor kantoorapplicaties flink opgeschud.

Kantoor in de cloud

Google Apps en Office 365 van Microsoft zijn twee bekende spelers in online office land, maar ook pakketten als Zoho, OpenOffice en LibreOffice dingen mee naar de gunst van de ondernemer. Welke oplossing je uiteindelijk kiest, hangt vooral af van de bedrijfscontext. Want geen twee bedrijven zijn hetzelfde in de manier waarop ze informatie opslaan en uitwisselen.

Klassiek of cloud

Gebeurt het werk vooral binnen de muren van je bedrijfspand, dan zullen klassieke Office-pakketten als MS Office of OpenOffice prima voldoen. Maar als je meer bent van ‘het nieuwe werken’, dan lonken cloud-pakketten als Google Apps en MS Office 365, waarmee online samenwerken via desktop, smartphone of tablet mogelijk wordt. Belangrijkste voorwaarde – zowel binnen als buiten de cloud – is dat een organisatie soepel en zonder compatibiliteitsproblemen overweg kan met de gekozen kantoorsoftware. Op dit vlak gooit MS Office natuurlijk hoge ogen. Een kleine 800 miljoen mensen maakt er dagelijks gebruik van (in 2012) en elk bedrijf opent moeiteloos een doc- of xls-bestand. Aantrekkelijke pluspunten, die ervoor zorgen dat veel ondernemers de dure licenties van het pakket als noodzakelijke vanzelfsprekendheid zien.

Apache OpenOffice en LibreOffice

Toch kan het allerminst kwaad de open source-alternatieven voor MS Office eens uit te proberen. Tegenwoordig zijn dat er twee: Apache OpenOffice en LibreOffice. Allebei volledig gratis en allebei voortgekomen uit het oorspronkelijke pakket OpenOffice.org. In gebruik verschillen ze niet veel van elkaar, maar vooral LibreOffice is aardig om in de gaten te houden. Voor het eind van 2012 komt het pakket namelijk als webversie en als app op smartphones en tablets beschikbaar. Daarmee zet ook LibreOffice zijn eerste schreden in de cloud.

MS Office 365 en Google Apps

LibreOffice staat daar echter geduchte concurrentie te wachten. Want in de cloud bevinden zich al twee gerenommeerde spelers die zich de afgelopen jaren stormachtig hebben ontwikkeld en elkaar de loef afsteken: MS Office 365 en Google Apps for Business. De meeste ondernemers die overwegen hun kantoorsoftware in de cloud onder te brengen, zullen hun keuze maken tussen deze twee grootmachten.

Wensen & eisen

Welke oplossing uiteindelijk het beste bij je bedrijf past, hangt af van je wensen en eisen. Of zoals eerder gesteld: van de bedrijfscontext. Globaal kun je stellen dat Google Apps een prima platform vormt voor ondernemers die online willen kunnen samenwerken en daarbij aan een relatief goedkoop en eenvoudig softwarepakket voldoende hebben. Office 365 is weliswaar krachtiger, maar ook duurder. Zeker door de benodigde koppeling met MS Office. Wanneer je echter al jarenlang gebruik maakt van MS Office, zal een overstap naar Google Apps niet vanzelf gaan en dus de nodige investeringen vergen. De software is namelijk niet volledig compatibel met al bestaande Office-documenten, en natuurlijk zul je die niet achter willen laten bij een eventuele overstap. Veel bedrijven zullen daarom uit gemaks- en kostenoverwegingen niet al te snel voorbijgaan aan Office 365.

Twee buitenbeentjes

Een andere optie is Apple, dat met iWork (en iCloud) ook een cloud-oplossing biedt. Het pakket is echter te beperkt om serieus te kunnen concurreren met Google Apps en Office 365. Maar het andere buitenbeentje, Zoho, zou op termijn wel eens een interessante speler kunnen worden binnen de kantoorcloud. Het is in elk geval een verrassend compleet pakket, dat de Nederlandse taal ondersteunt en een paar unieke, handige functionaliteiten in huis heeft.

Auteur

Fred Teunissen