Is je automatisering bij de tijd?

Doe een ict-systeemcheck

12 september 2013

Als je al een tijdje 'in bedrijf' bent, heb je waarschijnlijk een heel bouwwerk van hardware, software en communicatiesystemen om je heen opgebouwd. Maar is alles nog wel bij de tijd? Het is verstandig om zo af en toe een systeemcheck te doen.

Whitepaper IT op orde: Hardware

Ondernemen is keuzes maken. Dat geldt ook voor je ICT. Je producten en diensten ontwikkelen zich en er komen regelmatig nieuwe ICT-oplossingen op de markt, waarmee je productiever kunt werken. Bijvoorbeeld handige online applicaties voor projectmanagement of CRM. Dan kan het ICT-bouwwerk dat je in de loop der jaren hebt opgetrokken een rem worden op je bedrijfsontwikkeling.

Vier vragen

Met een duur woord wordt dit remmende effect wel het probleem van legacy (erfenis) genoemd. Je zadelt jezelf na een aantal jaren op met een erfenis en zeker als de ontwikkelingen snel gaan is het slim om zo nu en dan eens te kijken of je systemen nog wel up-to-date zijn.

Stel jezelf dan de volgende vier vragen:

  • 1. Als ik van de grond af aan opnieuw zou moeten beginnen, hoe zou ik dan mijn ICT willen inrichten?

    Bijvoorbeeld: voor je e-mail heb je destijds een Microsoft Exchange Server aangeschaft. Inmiddels kan je bedrijfs e-mail ook veel goedkoper met online e-mailsystemen, zoals Gmail. Blijf je in je denkbeeldige heropbouw-situatie bij je oude vertrouwde e-mailserver of ga je over op een online systeem? Zie ook de artikelen: Zorg voor een goede ict-infrastructuur en Bedrijfssoftware: wat zijn de opties?

  • 2. Als ik een deel van mijn ICT zou willen herinrichten, welke uitdagingen kom ik dan allemaal tegen?

    Drie voorbeelden:

    * Je boekhouder zou kunnen protesteren omdat de afschrijvingstermijn nog niet verstreken is. Toch hoeft dat je niet te weerhouden als je met nieuwe hard- of software veel sneller, doelgerichter of milieuvriendelijker kunt werken.

    * Ook je medewerkers zouden kunnen protesteren, omdat ze gewend zijn aan hun vertrouwde schermen en knoppen.

    * Of je hebt veel maatwerk-software laten ontwikkelen en vraagt je af of die wel lekker samenwerkt met de nieuwe systemen die je zou willen aanschaffen.

    Bekijk vervolgens of dergelijke bezwaren opwegen tegen het voordeel dat je kunt behalen met vernieuwingen.

Tip

Soms levert vervroegd afschrijven van hardware juist geld op. Bijvoorbeeld als servers een veel hogere capaciteit hebben en veel minder energie verbruiken.

  • 3. Beschik ik over voldoende informatie over mogelijke alternatieven?

    Als je weet welke onderdelen van je ICT je eventueel zou willen vervangen kun je heel gericht op zoek gaan naar informatie. Op beurzen en congressen, door met collega's te spreken die deze systemen al in gebruik hebben, door de websites van leveranciers te bezoeken of door eens een leverancier te bellen voor een informatief gesprek.

  • 4. Wat zouden mijn medewerkers ervan vinden als we een deel van onze systemen vernieuwen?

    Houd ze voor dat prettig werken met vertrouwde systemen zijn voordelen heeft, maar dat gewend zijn aan innovatie ook een groot goed is. Het moet allebei. Het kan daarom heel verstandig zijn om altijd ergens – ook al is het maar in een klein hoekje van je bedrijfsvoering – met innovatie bezig te zijn.

Wacht niet te lang

Denk vooral niet dat het voordelig is om systemen te blijven gebruiken totdat ze op de draad versleten zijn. Dat lijkt misschien de goedkoopste oplossing, maar in de praktijk kan deze tactiek verschrikkelijk duur uitpakken. Je weet namelijk niet wanneer een systeem bezwijkt. Meestal is dat op een zeer ongelegen moment. En dan moet je improviseren. Dat improviseren levert meestal niet de beste oplossingen op voor de langere termijn. En als software zo oud is geworden dat de leverancier er geen onderhoud meer aan wil verrichtten, dan kun je ook in ernstige problemen komen, bijvoorbeeld als nieuwe wet- en regelgeving in je administratieve moet worden meegenomen. Ook dan moet je een noodoplossing zoeken. Het is veel beter als je de vervanging van systemen al lang van tevoren doordenkt en plant. Systemen die uitvallen kunnen bovendien grote financiële schade tot gevolg hebben.

Auteur

Fred Teunissen