Kun je een bedrijf registreren op een virtueel kantooradres?

Een virtueel adres voor je onderneming

18 november 2015

Een veel voorkomende vraag bij ondernemers is of je een bedrijf kunt registreren op een virtueel kantoor adres. Dat het mogelijk is, is bij het merendeel van de ondernemers bekend maar hoe je dit voor elkaar krijgt, is voor velen onduidelijk.

Welke indruk laat jouw kantoor achter op (potentiële) klanten

In het nieuws lees je vaak over buitenlandse bedrijven met een postadres in Nederland. Voor deze bedrijven kleven veel voordelen aan een zogeheten postbus onderneming. Deze voordelen zijn vooral belastingtechnisch gezien interessant. Maar ook als jij gewoon onderneemt in Nederland, kan het voordelen bieden.

Wat is een virtueel kantooradres precies?

Wanneer je een virtueel kantooradres huurt, huur je een postbus. Klanten en leveranciers kunnen dan al hun post sturen naar dit postadres. Deze postbus wordt beheerd door het bedrijf waar je huur aan betaalt.

Hoe je je post kunt inzien en ontvangen, is per bedrijf verschillend. Zo bieden sommige bedrijven de optie om de post in PDF formaat naar je toe te mailen. Zij openen dus je post en sturen deze per e-mail naar je toe. Andere bedrijven ontvangen enkel je post en sturen deze weer naar je door. Privacy technisch gezien is de laatste oplossing beter.

In een aantal gevallen heb je ook de mogelijkheid om naast het zakelijke postadres voor bepaalde dagen een kantoorruimte/vergaderzaal te huren. Zo kan je een virtueel kantooradres omzetten naar een virtueel kantoor.

Een virtueel adres is geen vestigingsadres!

Een virtueel adres kan niet (meer) worden gebruikt als vestigingsadres voor het inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Ook wanneer je staat ingeschreven bij een bedrijfsverzamelgebouw, maar in je huurcontract staat dat je minder dan 40 uur per week op kantoor verblijft, moet je het vestigingsadres wijzigen. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je onderneming word verwijderd uit het Handelsregister.

Inschrijven op adres waar activiteiten worden uitgevoerd

In dit geval moet je dus je onderneming inschrijven op het adres waar je bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd. Een grote kans dat je alsnog je thuisadres moet gebruiken. Natuurlijk kun je het adres altijd nog laten wijzigen naar een virtueel kantooradres.

Wat zijn dan de voordelen van een virtueel kantooradres?

Wat zijn de voordelen van een virtueel kantooradres? 

  1. Een postbus adres staat professioneler dan een thuisadres. Tegenwoordig zoeken steeds meer mensen eerst even op internet voordat ze met een bedrijf in zee gaan.

  2. Het voorkomt een grote poststapel. Zeker als jij veel post verwacht, is het niet heel handig als je thuis een kleine brievenbus hebt.

  3. De post wordt door iemand anders gesorteerd; dat bespaart tijd.

  4. Ben je vaak in het buitenland? Dan kan je er voor kiezen om de post per PDF te ontvangen. Zo kun je je fysieke post op jouw laptop of smartphone lezen.

  5. Vaak kun je naast een virtueel kantooradres ook allerlei andere services krijgen zoals bijv. een receptie, een kantoorruimte of een vergaderzaal.

Dus...

Een virtueel kantooradres kan dus ook voor ondernemers in Nederland interessant zijn. Als Nederlandse onderneming kun je er misschien geen belastingvoordeel mee halen maar dat betekent niet dat er geen voordelen zijn.

Auteur

Danny Verhoeven