Digitaliseren: je doel moet helder zijn

Column John de Waard | Mobiel werken vraagt om digitalisering

05 september 2013

Begrijpen waaróm je iets doet heeft meestal een positieve invloed op je inzet en het resultaat van je inspanningen. Dat geldt ook voor digitaliseren. Je digitaliseert niet omdat het zo geinig is. Je wilt ook wel meegaan in de vaart der volkeren, maar ja, waarom eigenlijk? Ik heb al zo weinig tijd.

Eerste hulp bij Digitaliseren

Een goede drijfveer om te gaan digitaliseren is het feit dat je dan minder afhankelijk bent van papier. Papier dat zoekraakt, oude informatie bevat, ruimte inneemt, etc.

Mobiel werken

Mobiel werken, waarbij medewerkers buiten de bedrijfsvestiging via internetsystemen kunnen werken, kan bij zes op de tien bedrijven. In 2012 bood 59 procent van de bedrijven met 10 of meer werknemers de mogelijkheid te telewerken. Dit meldde het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) onlangs. Vanaf 10 medewerkers is het dus al heel interessant te maken.

Start met digitale inrichting

Op afstand werken is misschien ook voor jou een mooi argument om eens serieus na te denken over de invoering van (meer) digitale informatie en digitaal documentbeheer. Maar hoe denk je dat dat telewerken, thuiswerken, Het Nieuwe Werken, flexibel werken, plaats- en tijdonafhankelijk werken eigenlijk mogelijk wordt gemaakt? Juist. Digitale informatie en een goed systeem voor digitaal documentbeheer.

Snel zoeken

Als informatie alleen maar op papier staat en je het dus overal mee naar toe moet slepen, valt er weinig eer te behalen aan telewerken. We printen al genoeg om mee te slepen, zoals je in de vorige column hebt kunnen lezen. En als je aankomt bij de klant met een dik dossier op papier heb je vast en zeker geen pasklaar antwoord op de eerste de beste niet meteen voor de hand liggende vraag van die klant. Snel kunnen zoeken in goed georganiseerde digitale dossiers/informatie geeft dat uitsluitsel waarschijnlijk eerder. Klant tevreden, jij tevreden.

Dat scheelt

Digitaal werken en mobiel werken is hartstikke mooi. Scheelt kantoorruimte. Scheelt nodeloos ‘overleg’ bij de koffieautomaat, scheelt fileleed, scheelt veel onnodig geprint, scheelt achterhaalde of niet volledige informatie op het moment dat je het nodig hebt. Je medewerkers zijn productiever (is allang aangetoond, maar je moet ze wel het vertrouwen geven). En het belangrijkste: je hebt meer tijd om bij de klant te zijn, om aandacht te besteden aan wat hij wil. Je hebt immers alle informatie bij de hand op je laptop?

Evolutie

Mobiel werken is geen doel op zich, maar meer een logische evolutie van hoe je met je bedrijf/dienstverlening omgaat richting je klanten. Digitalisering is net zo min een doel op zich. Maar om het eerste te bereiken, heb je het tweede nodig. En het eerste is bedrijfstechnisch toch wel erg interessant. Toch?

Auteur

John de Waard