Zijn mkb'ers zo anders?

Column John de Waard | Digitaliseren goed voor kleine bedrijven

12 juni 2017

Uit onderzoek van Ricoh Europe is gebleken dat een fors deel van de managers (6 op de 10) vindt dat het allemaal te lang duurt als ze informatie moeten zoeken op papier. Een even zo groot deel vindt eigenlijk ook dat het digitaal een stuk beter zou werken.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Whitepaper Slimme factuurverwerking

En dan blijft het vervolgens stil. In de praktijk tenminste. Die managers geven wel aan dat ze binnen drie jaar alles gedigitaliseerd hebben, maar als ik de mensen van Ricoh beluister, zit er nog niet zo veel schot in.

Papier

Nu is dit onderzoek bij de wat grotere organisaties gedaan, maar is het bij jou, als mkb’er, eigenlijk niet net zo? Kijk eens om je heen. Wat zie je dan? Mappen met papier, aantekeningen op blaadjes, belnotities, uitdraaitjes van plannetjes, van vergaderingen, van urenstaatjes, declaraties en noem maar op. Jouw kast zit niet vol met externe harde schijven, waarop je alles keurig gestructureerd hebt opgeslagen en als back-up veilig hebt opgeborgen voor het geval dat. Toch? Welnee. Die kast puilt uit van de ordners.

Soepeler

Maar waarom eigenlijk? Wat voor die grote clubs geldt, geldt toch zeker ook voor jou? Dat alles een stuk soepeler gaat als je de informatie keurig geordend digitaal voorhanden hebt. Ook al ben je een dagje thuis aan het werk. En dat het later aan de rechter ook een stuk beter is uit te leggen als je tijdig met de juiste documenten op tafel (op het scherm) komt. En hem uitlegt dat je toch echt wel alle informatie hebt gegeven. En zelfs de pagina’s van je website van die periode kun je reproduceren ter ondersteuning van je standpunt. Mét tijdstempel en digitale handtekening voor verificatie.

Het haasje

Jawel. Ook dat kan tegenwoordig. En dat kan je aardig wat geld schelen, nog afgezien van de tijd en moeite die het je zou kosten als alles alleen maar op papier staat. Nu gaan we er niet van uit dat je voor de rechter komt, maar vergis je niet, de Amerikaanse claimcultuur maakt ook in Nederland aardig opgang. En een foutje is snel gemaakt in een maatschappij waar het wereldnieuws binnen tien seconden wordt verspreid via de meest uiteenlopende communicatiekanalen. Een keer een aanbieding met verkeerde getallen op je site, of in je mailing en je bent het haasje. Het mikt namelijk nogal nauw tegenwoordig.

Goed. Waarom blijkt dan volgens het onderzoek van Ricoh dat heel veel van de ondervraagde bedrijven de informatie van laatste 5 tot 10 jaar uitsluitend nog op papier hebben?

Ach, natuurlijk. Dit ging toch over grote(re) bedrijven, dus niet over jou… Jij bent mkb’er. Die hebben daar allemaal geen last van.

Auteur

John de Waard