Mkb loopt voor met digitalisering documenten

78 procent van mkb werkt aan documenten via smartphone of tablet

05 februari 2020

Kleine en middelgrote bedrijven in Europa liggen voor op grotere organisaties als het gaat om digitaliseren. Bijna tweederde van het mkb (64 procent) verwacht de komende drie jaar de digitalisering van fysieke documenten af te ronden.

Slimmer tijd winnen

Eerste hulp bij Digitaliseren

Minder dan de helft (46 procent) van de grote bedrijven is al zo ver. 78 procent van de leidinggevenden geeft aan dat hun medewerkers vanaf een mobile device aan documenten kunnen werken, tegenover 69 procent bij grote organisaties. Dat blijkt uit een onderzoek uitgevoerd in opdracht van Ricoh.

Efficiënter werken

Digitalisering stelt het mkb in staat productiever en flexibeler de toekomst tegemoet te treden, waarbij medewerkers gemakkelijker kennis kunnen delen en beter kunnen inspelen op de behoeften van klanten.

Opslag van informatie

Uit het onderzoek komt ook een risico naar voren: medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven zijn meer geneigd (62%) informatie op te slaan op persoonlijke apparaten dan medewerkers van grote bedrijven (55%).Zulke acties kunnen afbreuk doen aan de voordelen van het effectief delen en de veiligheid van (bedrijfskritieke) informatie. De toename van het aantal iWorkers kan dergelijke gevolgen helpen te voorkomen. Het onderzoek toont aan dat 30 procent van de ondernemers en leidinggevenden in het mkb verwacht dat de meeste medewerkers in 2018 zullen passen binnen de definitie van iWorkers.

Document management 

Er moet nog veel gebeuren voordat werkomgevingen optimaal zijn ingericht voor digitale samenwerking. De leidinggevenden zijn optimistisch over de volledige digitalisering van hun bedrijfsactiviteiten in de komende drie jaar, maar tegelijkertijd moeten er nog veel processen en documentenstromen aangepast worden.

IT aanpassen

Voor een verdere en effectieve digitalisering zal het mkb de bestaande technologie moeten doorlichten, en processen en werkmethoden moeten aanpassen. In feite geven alle ondernemers in het onderzoek aan dat bedrijfsgroei valt of staat met het  stroomlijnen van documentprocessen. Daarnaast zullen leidinggevenden ook culturele uitdagingen moeten overwinnen bij informatiebeheer. Meer dan de helft van de leidinggevenden in het mkb (55 procent) en grote bedrijven (53 procent) geeft dan ook toe dat hun organisatie nog geen cultuur van delen kent.

Auteur

Raphael Klees