Hoe maak ik mobiel printen mogelijk?

De juiste hardware, software en beheer

12 juni 2017

Wat is ervoor nodig om mobiel printen mogelijk te maken? Moet ik mijn server en printers aanpassen? Hoe zorg ik dat alles netjes en veilig werkt? Hoe kan ik het beheer inregelen? Een preview uit het whitepaper 'Mobiel printen'.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Whitepaper Mobiel printen

Server?

De meeste mobiele printoplossingen werken via de cloud. Je verstuurt je printopdracht per e-mail of je uploadt je document via de mobiel printen app (of op de speciaal daarvoor ingerichte website van je printaanbieder). Die documenten en mailtjes worden dan (tijdelijk) opgeslagen op de servers van je aanbieder. Wil je alles zelf in de hand houden, binnen de ‘veilige’ omgeving van je kantoor? Dan kun je ook een eigen server (laten) inrichten die het printverkeer opvangt. Let op: dit is vaak een stuk duurder, zeker als je hetzelfde beschikbaarheidspercentage wil garanderen waarbij je een automatisch backupsysteem nodig zou hebben.

Software?

Als je gaat printen via een app heb je, behalve de app op je mobile device, geen verdere software nodig. In een paar simpele stappen heb je de app geïnstalleerd en ben je aangemeld op je eigen netwerk om te printen. Om mobiel printen via e-mail mogelijk te maken heb je op je multifunctionele printer(s) en je server wel aangepaste software nodig. Als je een betalingssysteem aan je printers wilt koppelen is er ook extra software nodig.

Printers?

Vrijwel iedere printer kun je geschikt maken voor mobiel printen. In ieder geval printers van alle grote fabrikanten - zoals de meeste laser-, inkt jet-, en multifunctionele printers (mfp’s) - zijn geschikt te maken voor mobiel printen. De printers moeten wel worden aangemeld of in sommige gevallen worden voorzien van een stukje software, waardoor mobiel printen mogelijk wordt. Bij mobiel printen via een (gratis) app, zijn geen verdere installaties nodig.

(Mobiele) apparaten?

Om je apparaten geschikt te maken voor mobiel printen, heb je geen ingewikkelde installaties nodig. Als je internetverbinding hebt vanaf je (mobiele) apparaat, kun je direct online inloggen en printen. Als je graag wilt printen vanuit een handige app op je smartphone of tablet, is het wel zaak deze app via een appstore te downloaden en te linken aan je netwerk van beschikbare printers.

Internet?

Bij mobiel printen vanuit de cloud is een sterke en betrouwbare internetverbinding heel belangrijk. We doen steeds meer online en in de cloud, dus het is aan te raden een kabelverbinding of glasvezelverbinding te hebben. De gegarandeerde uptime van de meeste kabel- en glasvezelproviders is bijna 100 procent, dus zorgen over je internetverbinding heb je dan niet meer. Als je veel onderweg bent en ook vanuit de auto, trein, bus of andere locatie alvast wilt printen is het nuttig een goede voorziening te hebben voor mobiel internet. Denk aan 4G of WiFi-spots om zo echt altijd en overal te kunnen printen.

Veiligheid?

De veiligheid van mobiel printen zit hem vooral in de instelling van je apparaten en de beveiliging van je eigen (WiFi) netwerk op kantoor, thuis en op locatie. De provider van mobiel printen zorgt dat je documenten vanuit hun beheer goed beveiligd zijn. Ze worden via een versleuteld netwerk opgevangen en doorgestuurd naar de bewuste printer. Of de verzending van documenten ook veilig is, is dus totaal afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van je eigen smartphones, tablets, laptops, desktops en internetconnectie. Als je deze goed afschermt voor buitenstaanders door middel van firewalls, sterke paswoorden en virusscans, minimaliseer je het risico dat er documenten worden onderschept. Zorg ook dat je een duidelijk beleid hebt voor je medewerkers om het gebruik van hun eigen apparaten voor het werk veilig te houden.

Auteur

Raphael Klees