Bereken de financiële toekomst van je bedrijf

Hoe werkt online boekhouden?

Online boekhouden is het bijhouden van een je boekhouding met een online boekhoudprogramma. Vroeger bewaarde je zelf alle bonnetjes en facturen. Die gaf je dan eens in de zoveel tijd aan de boekhouder en die voerde alles in, maakte overzichten en deed je belastingaangifte. 

Met een online boekhoudprogramma kun je de boekhouding helemaal zelf doen. Voor dit programma betaal een vast bedrag per maand. Gegevens kunnen door slimme koppelingen automatisch worden ingeladen, gekoppeld of geanalyseerd. Denk aan in- en uitgaande facturen, maar ook banktransacties en specifieke betaaltermijnen voor bepaalde klanten.

Online boekhouding vs digitale boekhouding

Je hoeft je administratie niet meer te printen en/of op papier te bewaren. Daarom zijn veel bedrijven overgestapt op digitaal factureren en een digitale administratie. Maar digitaal boekhouden, zoals in een Excel-bestand, is niet hetzelfde als online boekhouden. 

Naast Excel zijn er ook offline boekhoudprogramma’s. Deze installeer je op één pc. Wil je aan je boekhouding werken, dan moet je dus achter die computer zitten. 

Boekhouden online doe je met een boekhoudprogramma op internet. Dit is een website of app die je vanaf elke computer, smartphone of tablet kunt gebruiken. Je logt in op de website of app met je gebruikersnaam en wachtwoord. Online boekhouden kan dus altijd en overal, waar je met digitaal boekhouden gebonden bent aan één computer.

Online boekhouden mkb uitbesteden

Veel ondernemers werken samen met een administratiekantoor of accountantsbureau. Dit kan ook als je online boekhoudt. Het inkloppen van de cijfers hoeven zij met een online boekhoudprogramma niet meer te doen, waardoor er ruimte is voor strategisch advies. Bijvoorbeeld prognoses uit- en doorrekenen, waardoor jij sneller kunt inspelen op de markt of sneller kunt ontwikkelen met je bedrijf. Uitbesteden van je administratie krijgt dan een hele andere lading. 

Voordelen van online boekhouden

• Altijd toegang tot je boekhouding. Zodra je internet hebt, kun jij je boekhouding inzien. Vanuit huis werken of op vakantie checken of je kunt investeren in nieuwe plannen? Je bent niet meer afhankelijk van één computer of werkplek.

• Digitaal factureren. Met online boekhoudsoftware verstuur je facturen digitaal. Dus niet meer printen en versturen, maar gewoon via de mail. Scheelt tijd en geld. 

• Slimme koppelingen. Bankafschriften inlezen, een nieuwe leverancier of klant toevoegen en uren bijhouden: online boekhoudpakketten hebben vaak slimme koppelingen om efficiënter te kunnen werken.

• Het kost minder tijd. Online hoef je je gegevens maar één keer in te vullen en worden ze meteen verwerkt, bijvoorbeeld in het overzicht voor omzetbelasting of je jaaroverzicht. Ook kun je overal meteen je gegevens (zoals uren van medewerkers of verdiensten) invoeren. Door het meteen te doen, hoef je later niet meer op zoek naar je gegevens. Dat scheelt veel tijd en laat minder ruimte voor fouten. 

• Makkelijker samenwerken met je accountant. Je boekhouder of accountant kan makkelijk meekijken. Hierdoor worden minder fouten gemaakt, vergroot je het inzicht in je financiële situatie en kun je data makkelijk met elkaar delen. 

• Samenwerken binnen je bedrijf. Zijn er meerdere personen in je bedrijf verantwoordelijk voor de administratie? Dan hoeven ze niet te wachten tot ze bij een specifieke pc zijn. Verschillende teamleden kunnen tegelijk in het programma. 

• Automatische backups. Boekhoudprogramma’s zorgen zelf voor hun automatische back-up. Dus gegevens kwijt door brand of een gecrashte computer? Dat kan niet meer. Ook ben je niet meer afhankelijk van je eigen server: boekhoudprogramma’s werken met meerdere grote servers waar jouw gegevens veilig zijn bewaard.

• Automatisch updaten. Gehackt, om je een update bent vergeten te installeren? Gaat je niet gebeuren met een online boekhoudprogramma. Updates rondom beveiliging, wetgeving en nieuwe mogelijkheden worden automatisch gedaan. 

Nadelen van online boekhouden

• Abonnement. Er zijn wel gratis (open source) online boekhoudprogramma’s, maar als je meer functies wilt of als je accountant al met een bepaald programma werkt, zit je vaak aan een abonnement vast.

• Veiligheid. Online boekhouden is kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op één computer die niet is verbonden met internet. Ook is je beveiliging afhankelijk van je wachtwoord. Kies dus een sterk wachtwoord, verander dat regelmatig en maak gebruik van tweestapsverificatie.

• Inscannen. Online boekhouden werkt met gedigitaliseerde gegevens. Komen er nog rekeningen per post, dan moet je die inscannen. 

• Geen internet = niet boekhouden. Je hebt altijd internet nodig om te kunnen boekhouden. Heb je dit niet? Dan kun je dus ook geen cijfers inzien. 

Hoe kies je een boekhoudprogramma?

Wat het beste programma is, verschilt per bedrijf. Tips om het juiste programma te kiezen:

• Welke functies heb je nodig? Wil je automatisch facturen kunnen maken? Automatische betaalherinneringen versturen? Uren van personeel doorgeven via een app? Hoeveel mensen hebben toegang tot het programma nodig?

• Op welke systemen wil je dat het aansluit? Op welke bestaande systemen wil je dat je programma aansluit? Denk aan urenregistratie, factuurbeheer en koppelingen met je bank. Overleg ook met je accountant - wellicht kun je koppelen aan de systemen die zij gebruiken. 

• Wat verwacht je voor de toekomst? Verwacht je veel groei in personeel, omzet of aantallen facturen? Bekijk dan of het boekhoudprogramma ruimte biedt voor groei, zodat je niet hoeft over te stappen. 

Lees meer over het kiezen van een boekhoudprogramma

Starten met online boekhouding mkb: 5 tips

Tip 1: Neem de tijd 

Geef jezelf tijd om te leren hoe je online boekhoudprogramma werkt. Bekijk instructiefilmpjes op de website van je boekhoudprogramma. Kijk wat werkt voor jouw bedrijf. Laat je goed adviseren.

Tip 2: Digitaliseer waar mogelijk 

Stop met het versturen van papieren facturen en doe dit digitaal. Vraag dit ook van jouw leveranciers. Krijg je nog papieren documenten? Scan ze meteen in. 

Tip 3: Kies een hoofdverantwoordelijke

Handig dat er meerdere mensen toegang hebben en tegelijk kunnen werken. Maar als iedereen verantwoordelijk is, dan neemt niemand verantwoordelijkheid. Kies dus één persoon die verantwoordelijk is voor de online boekhouding. Eén persoon die controleert of alle gegevens correct en compleet zijn doorgevoerd.

Tip 4: Begin op het juiste moment 

Het makkelijkst is het om aan het begin van een kalenderjaar te beginnen. Je hoeft maar weinig gegevens over te zetten en hebt alle gegevens vanaf dan op één plek. Op een ander moment kan ook, maar dan moet je iets meer gegevens exporteren en overzetten. 

Tip 5: Heroverweeg een accountant 

Werk je nog niet samen met een administratiebureau of accountant, omdat je dat te duur vindt? Dankzij online boekhoudsoftware betaal je een accountant niet meer voor het invoeren van je cijfers, maar alleen voor controle en advies. De accountant kent gunstige fiscale regelingen en kan je helpen bij het bepalen van je marktpositie en strategie. Hij kan zelfs live met je meekijken in je administratie en je behoeden voor fouten. 

Is online boekhouden veilig?

Aanbieders van online boekhoudsoftware investeren flink in beveiliging. De administratie van bedrijven is kostbare data, die goed moet worden beschermd. In de cloud staat je data veilig. De gegevens worden versleuteld en op meerdere servers op verschillende plekken in de wereld bewaard. Deze gegevens kunnen dus niet verloren gaan door brand, diefstal of waterschade, of een crash van de computer of server waarop de boekhouding staat. 

Daarmee is online boekhouden veiliger dan boekhouden op papier of boekhouden met vaste software.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.