Wat heb je nodig voor ketenoptimalisatie?

Van analyse tot scanner en systeem

06 februari 2015

Ketenoptimalisatie is kort gezegd het vereenvoudigen van je administratieve processen. Daardoor bespaar je tijd en geld. Wat heb je nodig voor ketenoptimalisatie?

Whitepaper Ketenoptimalisatie

Analyse

Het verbeteren van je processen begint bij een goed overzicht. Uit welke handelingen bestaat je administratie precies, waar worden dingen eventueel dubbel gedaan of kunnen er fouten worden gemaakt? Dit zijn de plekken die je wilt automatiseren. Voer daarom eerst een procesanalyse uit. Hoe lopen de geld- en goederenstromen precies? Welke taken worden er allemaal uitgevoerd, en door wie? Daarmee breng je je hele bedrijfsvoering in beeld. Hiermee kun je ook aan een expert laten zien waar jij in jouw bedrijf ketenoptimalisatie zou willen toepassen.

Scannen

Ketenoptimalisatie begint doorgaans bij de inkomende rekeningen en de uitgaande facturen. Je kunt je facturen digitaliseren en automatisch op je boekhouding laten aansluiten. Maar niet alle inkomende rekeningen zijn digitaal. Met een goede scanner en ‘scan en herken’-software scan je je rekeningen één keer in, waarna ze meteen in je boekhouding terechtkomen. Dankzij een koppeling kun je ze meteen vanuit internetbankieren betalen. Daarmee voorkom je fouten door verkeerd overtypen.

Online boekhouden

Daarnaast is het handig voor ketenoptimalisatie om online te gaan boekhouden. Je hebt dus misschien een nieuw boekhoudpakket nodig. Het grote voordeel van online boekhouden is dat je altijd en overal inzicht hebt in je cijfers en dat je accountant eventueel ook direct mee kan kijken en advies kan geven. Ook heb je geen eigen server nodig voor een online boekhoudprogramma.

Als je een expert - vaak een accountantkantoor - in de arm neemt voor ketenoptimalisatie, begint dat meestal met een standaard softwarepakket voor de administratie, inkomende rekeningen en uitgaande facturen. Dit kan op allerlei manieren worden uitgebreid, zodat het precies aansluit op jouw bedrijf.

Managementrapportagesysteem

Het grote voordeel van ketenoptimalisatie is dat je meer inzicht krijgt in je cijfers. Hiervoor kan je een managementrapportagesysteem instellen. Deze software, of app, kan verschillende dingen zoals brutomarges of gemiddelde bonbedragen uitrekenen en maakt er overzichtelijke grafieken van. Hiermee krijg je inzicht in je omzet (per product of dienst), je winst, je brutomarge en, afhankelijk van welke informatie je allemaal in de keten brengt, de productie en de uitval per werknemer of per afdeling. Dit is informatie waarmee je je rendement omhoog kunt brengen.