Drie vormen van digitaal facturen verwerken

Oplossingen voor effectief facturenbeheer

10 november 2017

Je binnenkomende facturen en rekeningen digitaal goedkeuren, betalen en archiveren. Het kan je organisatie een stuk effectiever maken. Maar welke oplossingen zijn er op dit gebied? Een overzicht.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Cloud of niet

Er zijn meerdere modellen op het gebied van digitale factuurverwerking. Je kunt bijvoorbeeld een software-oplossing aanschaffen die volledig is afgestemd op jouw behoeften en die je op je eigen server draait. Ook kun je kiezen voor een schaalbaar abonnement op een online (cloud) oplossing, die voor een brede doelgroep is ontwikkeld. Hieronder schetsen we de mogelijkheden. Vraag je af welke oplossing of elementen ervan het best bij je bedrijf en strategie passen.

  • Online tool (100 - 1.000 facturen per jaar)

Er zijn online tools die je de basismogelijkheden bieden van digitale factuurverwerking. Heb je een kleine behoefte van tussen de 100 en 1.000 facturen per jaar, dan is het aan te raden hier eens mee te experimenteren. Verwacht je dat het aantal facturen snel zal groeien? Neem dan een oplossing die je daarvoor wel de ruimte geeft.

  • Schaalbare cloud-oplossing (1.000 - 10.000 facturen per jaar)

Een online oplossing, ook wel cloud-oplossing genoemd is ideaal als je enkele duizenden facturen ontvangt per jaar. Je benut dan de voordelen van digitale factuurverwerking, zonder dat je zelf hoeft te investeren in apparatuur, software, onderhoud en beheer. In de meeste gevallen sluit je een abonnement af, dat gebaseerd is op het jaarlijks te verwerken aantal facturen. Soms zit er wel een limiet aan het aantal medewerkers dat gebruik kan maken van de oplossing, maar er zijn steeds meer oplossingen met een ongelimiteerd aantal gebruikers. Deze schaalbare online oplossing geeft je flexibiliteit in meerdere opzichten. Je kunt makkelijk schakelen bij een veranderende factuurbehoefte en je kunt altijd en overal inloggen en bij je facturen, waardoor je werknemers qua tijd en locatie uiterst flexibel zijn. Het enige dat je nodig hebt is een internetverbinding en een eenvoudige multifunctionele printer (mfp) of scanner om je papieren facturen te digitaliseren. De implementatie van deze oplossing is eenvoudig en kent een snelle terugverdientijd.

  • Inkoopproces automatiseren (vanaf 10.000 facturen)

Je kunt ook je volledige inkoopproces automatiseren. Ook wel Purchase-2-Pay automatisering genoemd. Hierbij worden inkooporders opgeslagen en geaccordeerd en leveringsmeldingen ingevoerd. De inkooporder wordt volgens een vaste routering langs budgethouders gestuurd en na goedkeuring wordt de bestelling geplaatst. De factuur wordt na ontvangst en na digitalisering automatisch (of handmatig) vergeleken met de aanwezige inkooporder. Komen deze gegevens overeen, dan kan de factuur direct worden ingeboekt. Dit proces wordt ‘matchen’ genoemd. Bij deelfacturen wordt het desbetreffende bedrag afgeboekt. Dit proces wordt ook wel ‘2-way matching’ genoemd. Ga je nog een stap verder en wordt ook de ontvangst van goederen vergeleken met de inkooporder en factuur, dan spreek je van ‘3-way matching’. Vanaf 10.000 inkoopfacturen op jaarbasis en bij een crediteurenadministratie van drie medewerkers is het rendabel om te investeren in een dergelijke oplossingen. De terugverdientijd is gemiddeld twee jaar. Bij 50.000 inkoopfacturen op jaarbasis en vijf medewerkers op de administratie kun je de investering al in acht maanden terugverdienen. Bij een dergelijke oplossing is een kostenbesparing op het proces van 20 tot 50 procent realistisch.

Tussenliggende op-maat oplossingen

Je hoeft niet per se tussen de meest simpele of uitgebreide vorm te kiezen, je kunt ook elementen uit beide oplossingen samenstellen die het beste passen bij jouw behoeften. Veel systemen zijn modulair opgebouwd en kun je dus eenvoudig uitbreiden waar nodig.

Erich Wünker, directeur Klooster Reizen BV:

"Er zijn veel systemen met een hoop onnodige functionaliteit en die onnodig ingewikkeld zijn. Wij hebben een systeem dat speciaal is gemaakt voor onze branche en uitstekend aansluit bij de behoeften van ons bedrijf. Binnen een halve dag hadden onze werknemers door hoe het systeem werkte en konden we aan de slag."

Lees meer in het whitepaper Slimme factuurverwerking.

Auteur

Raphael Klees