Hoe pas ik ketenoptimalisatie toe in mijn bedrijf?

In 3 stappen al je processen op elkaar aansluiten

15 november 2018

Ben jij veel tijd kwijt met administratie of heb je te weinig overzicht in je cijfers? Dan is ketenoptimalisatie wellicht iets voor jou. In dit artikel wordt beschreven hoe jij het kunt toepassen binnen jouw bedrijf.

Whitepaper Ketenoptimalisatie

Stap 1: processen in kaart

Allereerst moet je je administratieve proces in beeld brengen. Je hebt bijvoorbeeld inkomende rekeningen, uitgaande facturen, misschien een kassasysteem, salarisadministratie, declaraties die je moet verwerken en een voorraadadministratie. Hoe worden deze databases bijgewerkt? Moet je handmatig cijfers overtikken?

En sta even stil bij de vraag welke informatie je graag zou willen. Waar wordt om gevraagd vanuit de bank of de belastingdienst, en wat zou je zelf graag willen bijhouden en monitoren? Krijg je deze informatie al uit het CRM- of ERP-systeem dat je nu gebruikt?

Stap 2: automatiseer

Om ketenoptimalisatie te kunnen doorvoeren, moet je waarschijnlijk kiezen voor nieuwe systemen (bijvoorbeeld voor je boekhouding en voorraadbeheer) die op elkaar aangesloten kunnen worden. Je zorgt ervoor dat elk proces in één keer kan worden afgehandeld: een ingekomen rekening wordt ingescand en meteen geautoriseerd, betaald en opgeslagen. Een bestelling uit de webshop wordt meteen verwerkt en doorgegeven aan de boekhouding en het voorraadbeheer. Dit scheelt je een aantal handelingen, dus tijd én geld. Daarnaast wordt de kans kleiner dat er fouten worden gemaakt.

Je kunt een ketenoptimalisatie of ICT-expert inschakelen om je hierover te adviseren, of om het nieuwe systeem voor je in te richten. Hoeveel dit kost, is afhankelijk van de structuur van je bedrijf en hoeveel tijd hij er mee kwijt is. Soms bieden accountants alles-in-één-pakketten aan met software en advies, waarvoor je een maandelijks bedrag betaalt.

Stap 3: koppel processen

Neem de tijd om met de nieuwe systemen te leren werken en maak iemand, of jezelf, eindverantwoordelijk. Na een tijdje kun je het nieuwe systeem evalueren en kijken welke bedrijfsprocessen eventueel nog op de keten aangesloten kunnen worden. Heb je alle informatie die je nodig hebt om te kunnen sturen op cijfers? Wat zou je nog willen weten of willen kunnen zien?

Ketenoptimalisatie is een proces dat je net zo groot of klein kunt maken als je zelf wil. De automatische verwerking van rekeningen en facturen scheelt vaak al heel veel tijd, maar je kunt er ook een heel bedrijfssysteem van maken. Ook bedrijfsspecifieke systemen kunnen op de keten worden aangesloten. Denk bijvoorbeeld aan een reserveringssysteem voor een hotel, of de declaraties die zorginstellingen bij zorgverzekeraars moeten indienen. Blijf nadenken over hoe jouw administratieve proces eenvoudiger en sneller kan worden gemaakt. Zo houd jij meer tijd over voor waar het echt om gaat: ondernemen!