Nooit meer een bonnetje kwijt

Systeem om bonnen te ordenen | Martijn Broeren van G-Company

03 maart 2015 19 januari 2018

Heb jij ze ook, zwervende bonnetjes van kleine en iets grotere inkopen die je doet en die bij elkaar de moeite waard zijn om in te boeken? En dat je net na de BTW-aangifte nog een verfrommeld bonnetje van het voorgaande kwartaal in een colbert tegenkomt? Ik vind het altijd een flinke klus om die bonnetjes, eh: inkoopfacturen, uit de schoenendoos op datum gesorteerd in mijn boekhouding te krijgen. Of wat dacht je van garantie-gevalletjes voor apparaten die je gekocht hebt?

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Contractmanagement

Ik heb de ideale oplossing en die wil ik je niet onthouden!

App

Wanneer je een Android smartphone hebt en een Google-account (dat mag een gratis variant zijn of de betaalde met onbeperkte opslag; Google for Work), hoef je alleen maar de Google Drive app te installeren. Google Drive is een soort van harde schijf in de Cloud. Daar kun je van alles opzetten. Van kleine teksten tot grote grafische bestanden, wat je maar wil!

In die Google Drive app zit een foto functie. Als je met Google Drive een foto maakt van je bonnetje, wordt deze als PDF beschouwd en ook zo opgeslagen. Dit betekent dat de factuur niet alleen op datum gesorteerd in een mapje komt te staan maar ook dat je kunt zoeken in de tekst (of getallen) die op je bonnetje staat. OCR-techniek heet dat.

Garantiebewijs

Wanneer je voortaan bij het verkrijgen van ieder bonnetje even een foto met Google Drive maakt, heb je dus altijd alle bonnetjes bij elkaar, op datum en terug te vinden op inhoud. Ben je benieuwd wanneer je die printer hebt gekocht waarop je nog eventueel garantie hebt? Zoek gewoon met de Google Drive-app op het printermerk of -type en je zal het betreffende bonnetje meteen in kunnen zien.

Boekhouding

Voor de ondernemers die niet zelf hun boekhouding doen, is dit ook ideaal. Je deelt namelijk gewoon de map met foto’s met je administratie-kantoor. Je boekhouder kan vervolgens precies jouw inkopen op datum en inhoud volgen, ook als hij geen Google account heeft. Het scheelt jou als ondernemer bergen met tijd en moeite door een inspanning van een paar seconden per inkoopfactuur en het blijft voor altijd bewaard op een veilige plek.

Auteur

Martijn Broeren