Aan ondernemen zit ook een juridisch aspect en daar hoort papierwerk bij. Van wettelijke verplichtingen tot sterke aanraders. In dit artikel lees je over de 10 belangrijkste juridische documenten voor mkb’ers en zzp’ers, welke juridische documenten verplicht zijn en welke een dikke aanrader zijn.
Wat zijn juridische documenten?
Juridische documenten zijn schriftelijke stukken waarin juridische rechten, overeenkomsten, verplichtingen, regels of andere juridische aspecten zijn opgenomen. Ze gelden als formele bewijzen van afspraken, acties of verklaringen.
Zakelijke juridische documenten
Juridische documenten kom je overal tegen. Zo heb je als burger misschien wel een huurcontract getekend, een huis gekocht of bepaalde verzekeringen afgesloten.
Wanneer je eigenaar bent van een onderneming kom je hoe dan ook in aanraking met juridische documenten. Dat begint al met de inschrijving bij de KVK en het kiezen van je rechtsvorm. Gaandeweg zul je steeds meer juridische documenten verzamelen in je zakelijke administratie.
Welke juridische documenten zijn belangrijk voor elke onderneming?
Of je nu een eenmanszaak of een bv runt, een aantal juridische documenten zijn onmisbaar of zelfs verplicht. Welke dat precies zijn, hangt af van de branche, de bedrijfsomvang en de rechtsvorm van je onderneming.
De verplichte documenten op een rij:
Overeenkomsten en contracten
Personeelsdossiers
Oprichtingsdocumenten (inclusief UBO-registratie)
Belastingdocumenten
Vennootschapsdocumenten
Privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten
Daarnaast zijn er een aantal documenten die niet verplicht zijn, maar wel een dikke aanrader. Hieronder lichten we alle tien toe.
1. Overeenkomsten en contracten (verplicht)
Je bent verplicht om schriftelijke overeenkomsten en contracten op te (laten) stellen in een aantal gevallen. Dit doe je bij:
Huur- of koopcontracten
Facturen (die je naar zakelijke klanten stuurt)
2. Personeelsdossiers (verplicht)
Heb je personeel in dienst? Vergeet dan niet een degelijke personeelsadministratie bij te houden. Een personeelsdossier bevat bijvoorbeeld alle loonstroken, de getekende arbeidsovereenkomst en bewijzen van wettelijke vereisten. Stuk voor stuk documenten die je verplicht moet bewaren.
Een personeelsdossier kent ook een stukje niet-verplichte inhoud. Wettelijk gezien geen vereiste, maar wel handig om bij te houden:
Verzuimregistratie
Informatie over promoties, bonussen, etc.
Gemaakte afspraken
Functiebeschrijving
Arbeidsreglement
3. Oprichtingsdocumenten (verplicht)
Je hebt op een zeker moment je onderneming opgericht. Daar hoort papierwerk bij. Deze documenten bevatten basisinformatie van je bedrijf. Zoals de naam, rechtsvorm, doelstellingen en structuur van het bestuur.
Gekozen rechtsvorm is van invloed op bedrijfsregistratie
Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm, bestaan er verschillende vormen van bedrijfsregistratie. Zo heb je voor het oprichten van een bv (rechtspersoon) verplicht een oprichtingsakte nodig. Voor het oprichten van een eenmanszaak volstaat een (online) inschrijving in het KVK Handelsregister.
UBO-registratie (verplicht voor bv, vof en stichting)
Heb je een bv, vof of stichting? Dan ben je verplicht de UBO's (Ultimate Beneficial Owners) te registreren bij de KVK. Een UBO is elke persoon met meer dan 25% belang in de onderneming. Dit geldt sinds 2020 en is onderdeel van je oprichtings- en bedrijfsadministratie. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete van maximaal € 22.500.
4. Belastingdocumenten (verplicht)
Alle belastinggerelateerde documenten die nodig zijn voor de naleving van je fiscale verplichtingen, zoals je grootboek en verkoopadministratie, moet je netjes bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven tot tien jaar.
5. Vennootschapsdocumenten (verplicht)
Run jij een bedrijf samen met een of meerdere vennoten? Dan zijn jullie verplicht juridische documenten in te dienen en te onderhouden om de juridische status te behouden. Daaronder vallen bijvoorbeeld: notulen, verslagen en registers. Deze documenten moet je verplicht vijf jaar bewaren.
6. Privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten (verplicht)
In principe verwerkt elke ondernemer persoonsgegevens, ook als je geen website hebt. Sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) moet je anderen daar verplicht over informeren. Dat doe je met een privacyverklaring en (indien van toepassing) een verwerkersovereenkomst.
Elk bedrijf verwerkt persoonsgegevens
Als je een zakelijk telefoontje pleegt of een e-mail verstuurt, heb je waarschijnlijk ergens persoonsgegevens opgevraagd of opgeslagen. Kortom, je verwerkt persoonsgegevens en moet dit op de juiste manier kenbaar maken. De makkelijkste manier is door een privacyverklaring op te stellen. Je kunt hiervoor het beste een (gratis) online template gebruiken. Dat scheelt je een hoop werk.
Verwerker van persoonsgegevens
Als ook andere personen of bedrijven inzicht hebben in bepaalde persoonsgegevens, heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Denk bijvoorbeeld aan online boekhoudsoftware waarin je contactgegevens van klanten, opdrachtgevers en leveranciers opslaat. De aanbieder van de software is daardoor, in opdracht van jou, verwerker van de persoonsgegevens. Je moet dan een onderlinge verwerkersovereenkomst sluiten. Gelukkig hebben de meeste (grote) bedrijven dit vaak al verwerkt in de algemene voorwaarden. Dat scheelt weer een extra krabbel.
Verwerkingsregister
Naast de privacyverklaring en verwerkersovereenkomst verplicht de AVG je ook een intern verwerkingsregister bij te houden. Daarin leg je vast welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel, hoe lang je ze bewaart en wie er toegang toe heeft. Dit register hoef je niet te publiceren, maar je moet het wel kunnen tonen als de Autoriteit Persoonsgegevens erom vraagt.
7. Algemene voorwaarden (niet-verplicht)
De kans is groot dat je met juridische documenten werkt die over voorwaarden gaan. Zo werkt nagenoeg ieder bedrijf met algemene voorwaarden. Niet verplicht, maar zeker aan te raden.
Met algemene voorwaarden schep je namelijk duidelijkheid op het gebied van garantie, annulering, aansprakelijkheid en betalingen. Al heb je natuurlijk ook met wettelijke regels te maken op een aantal punten. Bijvoorbeeld op het gebied van retouren en bedenktijd van consumenten. Eigen, afwijkende regels opnemen heeft in dat geval niet zoveel zin, want wettelijke regels hebben altijd voorrang.
8. Overeenkomst van opdracht (niet-verplicht)
Een overeenkomst van opdracht (OVO) is niet verplicht, maar biedt zeker meerwaarde wanneer je zelfstandige professionals inhuurt. Met een OVO leg je de afspraken over de opdracht zwart op wit vast en maak je duidelijk dat er geen sprake is van een verkapt dienstverband. Heel belangrijk nu de Belastingdienst sinds 2025 actief handhaaft op schijnzelfstandigheid (Wet DBA).
Wet DBA en schijnzelfstandigheid
Een overeenkomst van opdracht (OVO) is niet verplicht, maar biedt zeker meerwaarde wanneer je zelfstandige professionals inhuurt. Met een OVO leg je de afspraken over de opdracht zwart op wit vast en maak je duidelijk dat er geen sprake is van een verkapt dienstverband.
Belangrijk om te weten: sinds 2025 handhaaft de Belastingdienst weer actief op schijnzelfstandigheid (Wet DBA). De fiscus kijkt daarbij vooral naar hoe de samenwerking er in de praktijk uitziet. Dus niet alleen naar wat er op papier staat. Een OVO alleen is dus geen garantie, maar wel een goede basis.
9. Samenwerkingsovereenkomst (niet-verplicht)
Werk je samen met andere partijen om een bepaald doel te realiseren? Overweeg dan om jullie afspraken vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld de in- en output van alle partijen. Oftewel, je maakt afspraken over zaken als vergoedingen en kostenverdeling.
10. Octrooien, merken, geheimhoudingsovereenkomsten (niet-verplicht)
Op een idee rust geen recht. Dus heb jij een geweldig zakelijk idee? Bescherm dit dan op de juiste manier en laat het vastleggen. Datzelfde geldt voor merknamen, uitvindingen, etc. Het zou toch zonde zijn als iemand anders er met jouw creatie vandoor gaat en er ook nog eens flinke successen mee boekt.
Waarom zijn juridische documenten zo belangrijk in het bedrijfsleven?
Door over de juiste juridische documenten te beschikken en ze netjes en veilig te bewaren voorkom je een hoop gedoe en onduidelijkheden. Je dekt jezelf als het ware in voor een heleboel narigheid en onvoorziene situaties.
En, minstens zo belangrijk, sommige juridische documenten zijn gewoon wettelijk verplicht. Die moeten fysiek of digitaal aanwezig zijn en je moet ze kunnen tonen als daarom wordt gevraagd.
Risicobeheer
Juridische documenten helpen je met risicobeheer. Je hebt immers zwart-op-wit bepaalde afspraken die iets zeggen over aansprakelijkheid, schadevergoeding en procedures voor geschillenbeslechting.
Bescherming tegen geschillen
Mocht er toch een geschil ontstaan, dan dienen procedures voor geschillenbeslechting als bewijs in de rechtbank.
Professionele uitstraling
Juridische documenten netjes (laten) opmaken en aan zakelijke partners voorleggen draagt ook nog eens bij aan een professionele uitstraling. Je laat zien dat je zaken serieus neemt en alles goed wilt regelen.
Bescherming van intellectueel eigendom
Bepaalde juridische documenten beschermen het intellectueel eigendom van jouw bedrijf:
Merken
Octrooien
Auteursrechten
Erfenis
Testamenten, volmachten en andere erfrechtelijke documenten zijn erg belangrijk voor het regelen van de overdracht in geval van overlijden.
Mag je zelf juridische documenten opstellen en zijn deze rechtsgeldig?
Je mag in principe zelf zakelijke juridische documenten opstellen. Deze documenten zijn rechtsgeldig, zonder tussenkomst van een notaris of advocaat. Veel ondernemers stellen juridische documenten zelf op om kosten te besparen.
Voorbeelden juridische documenten
Er zijn tal van online voorbeelden en sjablonen beschikbaar die je kunnen helpen een juridisch document te maken. Zo kun je eenvoudige overeenkomsten, zoals huurovereenkomsten voor een kantoorruimte of kortlopende servicecontracten, prima zelf opstellen. Complexere documenten, zoals een fusie- en overnameovereenkomst vereisen wel juridische expertise.
Zelf een juridisch document opstellen kan dus best in bepaalde situaties, maar ga hier zorgvuldig mee aan de slag. Wanneer je bepaalde zaken niet goed op papier zet, kan dit juridische problemen opleveren. In het ergste geval zijn documenten niet rechtsgeldig en breng je belangen van je bedrijf juist in gevaar in plaats van ze te beschermen.
Juridische review
Laat daarom altijd een specialist of advocaat de juridische documenten op z’n minst bekijken, beoordelen en eventueel herzien. Zo weet je zeker dat de documenten rechtsgeldig en inhoudelijk in orde zijn.
Check of je handelspartner tekenbevoegd is
Alleen personen die tekenbevoegd zijn mogen namens de andere partij contracten tekenen. Controleer dus of de persoon die een krabbel zet bevoegd is. Blijkt dit later niet zo te zijn? Dan kan het contract ongeldig zijn.
