"Meer inzicht en minder fouten dankzij digitaal facturen verwerken"

Interview Karin Geurts | Slimme factuurverwerking
Geld verdienen door je interne processen te verbeteren. Hoe doe je dat? Denk bijvoorbeeld aan je factuurproces. Door dit proces te digitaliseren en automatiseren kun je veel tijd, stress en geld besparen binnen je organisatie. Zo merkt ook Karin Geurts, directeur van Inntel Hotels.
Meer over slimme factuurverwerking
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Eerste hulp bij Digitaliseren
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Meer over document management
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Naam: Karin Geurts
Bedrijf: Directeur Inntel Hotels
Product/dienst: Hotels
Opgericht in: 1982
Aantal medewerkers: 400
 

1. Hoe verwerken jullie facturen?

"We hebben vijf hotels in Nederland. Voorheen kwamen de facturen altijd binnen bij het betreffende hotel. Daar werden de gegevens handmatig in Excel overgenomen en ging de papieren factuur langs verschillende afdelingen waar hij ter goedkeuring met pen werd ondertekend. Het proces is sinds april 2013 gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Nu gaan we het ook centraliseren. Alle facturen komen straks binnen op ons hoofdkantoor, worden dan gescand en via meldingen komt hij onder de aandacht bij degene die ze moet accorderen. Dat gebeurt allemaal automatisch."
 

2. Welke stappen doorloopt de factuur precies?

"Op het hoofdkantoor zit de crediteuren- en loonadministratie van vier man. Daar komen de facturen straks binnen en worden ze gesorteerd per hotel, daarna worden ze gescand. Dan volgt een check of de scan goed is en verzonden naar de medewerker die als eerste autoriseert. Dat is meestal een afdelingshoofd binnen het hotel die de bestelling zelf heeft gedaan. Daarna krijgt de general manager van het hotel een melding om te accorderen. Na zijn goedkeuring gaat de factuur weer automatisch terug naar het hoofdkantoor. We betalen iedere maand op de 25ste, de afdeling administratie exporteert via batches een paar dagen van tevoren de gegevens naar ons administratiesysteem. Zij zetten de batch bedragen ook klaar in het ING betaalsysteem. Als directeur van de hotelgroep, krijg ik dan de lijst met batch nummers, waarmee ik de facturen kan inzien in het systeem. Ik hoef zelf geen vinkje meer in BasWare te zetten. Ik check de batchlijsten uit BasWare met de verzamelbedragen in het ING betaalsysteem en log zelf in bij de ING om de betaling uiteindelijk te doen."
 

3. Werkt het echt efficiënter?

"We hebben van tevoren berekend wat dit ons gaat opleveren. In theorie moeten we na een jaar of vier de kosten eruit hebben. Mede dankzij deze oplossing is een afdeling administratie voor de crediteuren, per hotel niet meer nodig. Het scheelt veel werk, je bespaart op personeelskosten, kopieerkosten en het proces is een stuk inzichtelijker en veel minder foutgevoelig."
 

4. Welk effect heeft deze manier van werken op je IT?

"We hebben een centrale server ingericht waar iedereen online bij kan, vanaf ieder locatie. Het factureringssysteem en bijbehorende data zijn samen met andere werkapplicaties allemaal toegankelijk vanaf de server. De server draait vanuit een extern datacenter. Medewerkers kunnen via hun pc, laptop, smartphone eenvoudig inloggen op het bedrijfsnetwerk en hebben dan toegang."
 

5. Welk effect heeft deze manier van werken op je medewerkers?

"Het is een kwestie van gewenning. Voorheen had je een stapel papier voor je neus. Een duidelijk teken dat je iets moest wegwerken. Nu staat het ergens in je computer. Het is minder aanwezig. Gelukkig stuurt het systeem je wel herinneringen als je een stap in het proces moet doen. En ook binnen het bedrijf zelf herinneren wij aan deadlines via een mail. Maar inmiddels zijn de werknemers er al aan gewend. Dat gaat heel snel."

Digitale factuurverwerking in drie stappen

Slim en snel je rekeningen keuren, betalen en archiveren
Je binnenkomende rekeningen slim digitaal verwerken, betalen en opbergen. Hoe doe je dat precies? Het proces onder de loep.

Tien redenen om je factuurproces te verbeteren

Voordelen van slimme factuurverwerking
Als in jouw bedrijf elke factuur handmatig verwerkt wordt, weet je als geen ander hoe arbeidsintensief dat is. Dat kan beter. Automatiseren van je...

Wat is slimme factuurverwerking?

Efficiënter werken: digitaliseer je factuurproces
Hoe kun jij je factuurverwerking efficiënter inrichten? Voor elke onderneming is er een passende oplossing. Van simpel digitaal opslaan tot...