Teamleden enthousiast dankzij 'retrospectives' methode

Column Marcel Meijlink | Uitdagend vergaderen

18 april 2016

Iedere leider wil het: dat er in zijn team een sfeer ontstaat waarbij de teamleden hun kwaliteiten optimaal kunnen benutten en vol commitment als één team aan een gezamenlijk doel werken. Dit kan echter niemand verplicht worden. Ik kom veel binnen bij bedrijven en door de jaren heen heb ik gezien wat een leider succesvol maakt.

Personeelsvragen? Word lid van MKB Servicedesk

Houd je werknemers gemotiveerd!

Maarten en Niels

Helaas zijn er ook soms voorbeelden van bedrijven waar ik ben binnengevraagd omdat het leiderschap daar juist effectiever kon. Toch blijven twee bijzondere leiders, Maarten en Niels, me in het bijzonder bijstaan omdat ze gebruik maakten van de leiderschapsmethode ‘retrospective’, met een fantastisch achterliggend idee: zelfreflectie leidt tot verbetering.

We liepen vanuit het kantoor van Maarten, Niels en hun team naar een kleurrijke ruimte die de ondernemers van het gebouw kunnen reserveren. Er was een flipover en een grote tafel aanwezig. Zelf namen Maarten en Niels sticky notes en stiften mee. Ze runnen een klein team van 5 man in Eindhoven. Het is een internetonderneming die 300.000 gebruikers heeft.

Sprints en reflectie

De twee ondernemers werken met periodes van twee weken die ze ‘sprints’ noemen. Voor iedere sprint wordt een planning gemaakt per teamlid met een concreet doel. Aan het einde van iedere twee weken wordt er met het hele team een bijeenkomst gehouden die ze ‘retrospective’ noemen. Een retrospective dient voor reflectie over de sprint die net afgelopen is. Ook wordt er aandacht besteed aan de affectieve en creatieve behoeften van de teamleden. Het programma van zo’n retrospective verschilt iedere keer.

Oefeningen

In veel organisaties wordt er met een vaste agenda gewerkt. Er is daardoor weinig ruimte voor de creatieve geest van de medewerker, laat staan die van de ondernemer zelf. Centraal bij Maarten en Niels staat dat ze de creatieve geest van zichzelf en anderen actief willen houden. Vandaar dat iedere retrospective telkens weer verschilt. Er staan flipovers, stickers, sticky notes, stiften en andere materialen om de opdrachten in de ruimte visueel uit te werken. Dit zijn enkele oefeningen die tijdens een retrospective gedaan worden:

  • ‘Geef met een lijndiagram aan hoe happy je gedurende de sprint was’. Zo kan een teamlid zijn frustraties uitspreken na bijvoorbeeld een pitch van drie dagen waarbij een opdracht helaas niet werd binnengehaald. 

  • ‘Geef complimentjes/bedankjes aan elkaar’. Deze worden met sticky notes op een flipover geplakt.

  • ‘Noteer bij jezelf wat goed ging in de afgelopen sprint en noteer waar je nog beter in moet worden’. Hier worden weer concrete doelen van gemaakt waar tijdens de volgende retrospective weer over gereflecteerd wordt.

Dit inspireerde mij zó dat ik de weken daarna bij de bedrijven waar ik binnen kwam dit ging testen door ze ook de retoriek van retrospectives te leren. Hoe werd het opgepakt? Mensen werden enthousiast! Ik kreeg telefoontjes en mailtjes waarin de ondernemers me vertelden dat de sfeer gekanteld was nu men iedere twee weken naar een concreet doel toewerkte waarna het passend geëvalueerd werd. Natuurlijk hoop ik dat je met jouw team ook aan de slag gaat met de retrospective, omdat het je team zeker een boost gaat geven.

Auteur

Marcel Meijlink