Je vergoedt de OV-kosten van je medewerkers. Maar hoe zit het met de privéreizen?

Regel het in je administratie

19 maart 2020

Vergoed je de reiskosten per openbaar vervoer van je werknemers? Top! Je medewerkers maken daarnaast waarschijnlijk ook privé gebruik van het openbaar vervoer, mag je dat ook vergoeden? En hoe zit dat met de administratie ervan? We zetten de belangrijkste voorwaarden kort voor je op een rijtje.

Kilometervergoeding

Je mag altijd je medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer voor zakelijke reiskosten. Het maakt niet uit of je werknemer met de eigen auto reist, met de fiets, met het openbaar vervoer of met een combinatie daarvan.

Soms zal hier de vergoeding hoger zijn dan de kosten die je werknemer daadwerkelijk maakt. Dit maakt het voor je werknemer aantrekkelijk om met het openbaar vervoer of de fiets te gaan.

Administratie: Het aantal kilometers voor woon-werkverkeer moet je registreren bij je loonadministratie. De zakelijke kilometers naar zakelijke afspraken moet je ook bijhouden, maar dat hoeft niet bij de loonadministratie.

Hoe zit het hier met privéreizen? De kilometers die je medewerker omrijdt om zijn kinderen naar de crèche te brengen, tellen als privékosten. Die mag je ook vergoeden, maar dat deel van de vergoeding telt dan als belastbaar inkomen.

De werkelijk gemaakte kosten

Je kunt er ook voor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten voor het zakelijke openbaar vervoer te vergoeden. Meestal gebeurt dat met vergoeding achteraf, door middel van declaratieformulieren. De vergoeding is onbelast.

Administratie: Je moet die kosten bijhouden in de loonadministratie, en aan kunnen tonen dat het om woon-werkverkeer gaat, door je medewerkers (maandelijks) declaratieformulieren in te laten vullen, met de originele bonnen erbij.

Hoe zit het met privéreizen? Privé gemaakte reiskosten worden hierbij niet vergoed.

Een OV-abonnement

Veel ondernemers kiezen ervoor hun medewerker een NS Traject Vrij-abonnement en/of een ander OV-abonnement ter beschikking te stellen voor het woon-werkverkeer. Dat is doorgaans goedkoper en veel gemakkelijker dan losse ritten te betalen en achteraf te declareren. Medewerkers kunnen dan onbeperkt reizen op een bepaald treintraject, of met bus, tram en metro. Het maakt niet uit of ze naast zakelijk ook privéreizen op dat traject.

Administratie: Je moet aannemelijk kunnen maken dat de kosten van het abonnement lager zijn dan de waarde van de losse zakelijke reizen.

Hoe zit het met privégebruik? Als de waarde van het abonnement hoger is dan de prijs van de werkelijk gemaakte zakelijke reizen, kun je afspreken dat je medewerker dat bedrag achteraf terugbetaalt. Anders geldt het extra bedrag als belastbaar loon.

OV van de zaak

Reizen je medewerkers met het OV, dan is het handiger om voor hen een NS-Business Card aan te schaffen dan ze te laten reizen met een gewone OV-chipkaart. Voor je medewerkers is het gemakkelijk: ze hoeven de kaart niet op te laden, hoeven geen declaratieformulieren in te vullen en ook geen bonnen te bewaren. Jij krijgt één factuur per maand voor alle OV-kosten die je werknemer met de kaart heeft gemaakt, dus niet alleen trein, bus en metro, maar eventueel ook OV-fiets, parkeren, taxi en Greenwheels-huurauto (je kunt zelf aangeven voor welke deur-tot-deur-diensten je medewerker de kaart kan gebruiken en voor welke niet). Je hebt dus altijd inzicht in de werkelijk gemaakte reiskosten, inclusief de BTW-opgave.

Hoe zit het met privégebruik van de kaart? Je medewerkers kunnen de kaart ook privé gebruiken. Ze kunnen zelf op de website aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. Jij als werkgever verrekent dit vervolgens gemakkelijk met de vergoeding voor de zakelijke reizen.

Nieuwsgierig hoe het bijvoorbeeld precies zit met een fiets van de zaak? Check dan het uitgebreide dossier over de vergoeding van reiskosten op de website van de Belastingdienst.

Is jouw mobiliteit klaar voor de toekomst?

De komende jaren verandert er veel op het gebied van mobiliteit. Weet jij wat dit voor jouw bedrijf betekent? En ben jij goed voorbereid? Test het nu en ontvang tips voor een optimale mobiliteit.