Mvo-verslaglegging, moet dat?

De voor- en nadelen van het aanleggen van een mvo-verslag

21 oktober 2016

Bijna elk bedrijf doet wel iets aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dat wil je ook laten zien aan het publiek, je klanten en opdrachtgevers. Je kunt je activiteiten op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) vastleggen in een apart verslag, maar is dat de moeite waard?

Whitepaper Haal meer uit mvo

Maatschappelijk verantwoord ondernemen biedt marktkansen omdat het je reputatie ten goede komt en maakt kostenbesparing mogelijk, blijkt uit internationaal onderzoek van KPMG uit 2011* onder 3.400 bedrijven in 34 landen. Om van deze imagoverbetering te profiteren, is het handig om goed aan te geven wat je doet op mvo-gebied.

Vertel wat je doet

Paul de Ruit, eigenaar van Schilder- en Afwerkingsbedrijf De Ruit b.v. uit Wateringen heeft wel behoefte aan mvo-verslaglegging op zijn website, maar geen tijd om het bij te houden. “Mijn zoon en ik geven leiding aan ruim dertig mensen, ik kan niet elke paar maanden een verhaaltje maken over ons mvo-beleid. Maar we doen van alles, van het rijden in schone auto’s tot een toepassing van een spuittechniek waarbij het milieu niet wordt geschaad."

De Ruit wil wel aan mvo-verslaglegging gaan doen. "Ik ben nog op zoek naar iemand die dat eens in de zoveel tijd voor mij op mijn website kan zetten, want klanten vinden ons goed op Google als ze zoeken naar een schilder die aan mvo doet. Mensen vinden het belangrijk en ik zou er graag meer informatie over geven. Een papieren verslag lijkt me niet nodig, maar het zou mijn website wel beter kunnen maken.”

People Planet Profit

In een mvo-jaarverslag leg je vast wat je doelen zijn op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en wat je concreet hebt gedaan. Mvo gaat om ondernemen met oog voor people, planet en profit. Verbeter jij het welzijn van je medewerkers, ben je maatschappelijk bewust of probeer je de schade aan het milieu door je bedrijfswerkzaamheden terug te dringen? Ook oog hebben voor economische effecten valt onder mvo: het verbeteren van de werkgelegenheid bijvoorbeeld. Het verslag is dus breder dan een sociaal jaarverslag, waar je verantwoording aflegt over je personeels-, investerings- en werkgelegenheidsbeleid.

Om je doelen op dit gebied vast te stellen, is het handig de mening van klanten, medewerkers, omwonenden en leveranciers mee te nemen. "Je hoeft geen wereldproblemen te willen oplossen. Juist gesprekken en enquêtes helpen je aan duurzame doelen voor jouw manier van maatschappelijk verantwoord ondernemen", zegt Jos Reinhoudt, senior kennismedewerker van MVO Nederland. Jaarlijks breng je een rapport uit over welke doelen zijn behaald en welke niet. Zo zien je klanten precies wat jij doet op mvo-gebied en waar jouw bedrijf naartoe gaat. Het geeft je ook zelf inzicht in je mvo-beleid.

Waarom zou je het doen?

Volgens Reinhoudt vragen klanten steeds meer om bewijs van maatschappelijk verantwoord ondernemen. “Bijna 95 procent van de grote bedrijven wil al laten zien dat zij mvo hoog in het vaandel hebben. Kleinere bedrijven kunnen dat ook doen. Een meerderheid van de jongeren vindt het namelijk al belangrijk dat producten groen en eerlijk zijn, blijkt uit onderzoek van Rank a Brand.**

"De aandacht voor mvo blijft toenemen in zowel MKB als grootbedrijf. Een stijgende klantvraag, kostenbesparing, grondstoffenschaarste en imagovoordelen zijn de hoofdredenen”, staat in het MVO Trendrapport 2012*** van MVO Nederland. Een mvo-jaarverslag kan, net als een keurmerk, in deze behoefte aan bewijs hiervan voorzien.

Helma Kwakkenbos begeleidt namens communicatieadviesbureau Schuttelaar en Partners bedrijven die actiever willen worden op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De redenen om je doelen en verrichtingen op het gebied van mvo op papier te zetten, zijn volgens haar uiteenlopend.

  • Verplicht verantwoording moeten afleggen, als je bijvoorbeeld opdrachten doet voor de overheid

  • Transparant willen zijn

  •  Een beter imago voor je bedrijf

  • Meedoen met de tendens

  • Klanten, medewerkers en leveranciers bij doelstellingen kunnen betrekken

  •  Zicht houden op je eigen beleid. “Door het proces van informatie verzamelen, opschrijven wat je bereikt hebt en een vooruitblik te maken naar volgend jaar, wordt ook duidelijk waar komend jaar aan gewerkt dient te worden”, vertelt Kwakkenbos.

Waarom zou je het niet doen? 

"Een mvo-verslag is een groot project, zeker voor een mkb'er", zegt Kwakkenbos. Veel ondernemers zijn wel bezig met mvo, maar hebben geen tijd dit periodiek te rapporteren. Als er ook nooit om bewijs van je mvo-beleid wordt gevraagd, is het de vraag of het de moeite waard is hier tijd in te steken. Je kunt immers ook gewoon vertellen wat je doet als klanten hierom vragen.

Hoe pak je het aan?

Mocht je toch iets willen opstellen, dan hoeft dat niet per sé een lijvig rapport te zijn. Er zijn verschillende vormen van mvo-rapportage. Kwakkenbos: “Eerst moet worden bepaald wat past bij de onderneming. Wat is de doelgroep? Wat is het doel? Wat is het budget en wat is de motivatie? Wij adviseren altijd stakeholder-specifieke communicatie. Elke doelgroep heeft een ander middel nodig, dit kan variëren van een folder, salespresentatie, mvo-brochure, mvo-verslag of geïntegreerd corporate verslag. De aanpak is logischerwijs gebaseerd op de vorm”, legt Kwakkenbos uit.

*KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting 2011

** Onderzoek duurzaamheid merken jongeren Rank a Brand 2012 

*** Blik op MVO: Tien Trends en  ontwikkelingen. MVO Nederland 2012

Auteur

Marlou Visser