De digitale loonstrook

Een kostenbesparende oplossing voor je salarisadministratie

22 februari 2019

Nu steeds meer organisaties hun communicatie online laten verlopen, is het een logische stap om ook de loonstrook digitaal te maken. Hiermee kunnen veel kosten worden bespaard.

Eerste Hulp Bij Financiering

Iedere loonperiode worden er in Nederland miljoenen salarisstroken verstuurd. Dit gebeurt meestal via de post of ze worden binnen het bedrijf verspreid. De distributie van papieren salarisstroken is voor veel bedrijven een grote kostenpost. De loonstroken moeten eerst worden geprint, vervolgens in een envelop worden gestopt en naar de post worden gebracht. Hier komen de portokosten nog eens bovenop.

Organisaties kijken kritisch naar de kosten van salarisverwerking, maar de kosten van de verwerking van de loonstrook worden als vanzelfsprekend beschouwd. Toch kunnen de kosten hiervan erg omlaag door over te stappen op een digitale verwerking van de loonadministratie: de digitale loonstrook.

Besparingen

Met het gebruik van een digitaal loonstrookje bespaar je als werkgever heel wat kosten. Zo bespaar je in de eerste plaats natuurlijk op portokosten. En omdat de digitale loonstrook automatisch in het digitale personeelsdossier wordt opgeslagen, hoef je geen kopieën meer te bewaren of te verstrekken. Een medewerker kan zelf de strook printen als dat nodig is. Ook is de verzendtijd van de loonstrook enorm gedaald: een digitale loonstrook is in een paar seconden op de plaats van bestemming.

Milieubewust

Met het verstrekken van een digitale loonstrook speel je als bedrijf meteen in op de maatschappelijke ontwikkelingen. Papieren bankafschriften zijn in een korte periode bijna helemaal verdwenen en daar zijn veel mensen aan gewend. Een digitale loonstrook is in navolging van de bankafschriften een voor de hand liggende ontwikkeling.

Verplichtingen om loonstrook te versturen

Je bent verplicht om aan de werknemer een schriftelijke opgave (een loonstrook) te verstrekken van:

  • de eerste loonbetaling na indiensttreding;

  • iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.

Van de overige maanden, waarin het uit te betalen bedrag niet verschilt van het bedrag in de maanden daaraan voorafgaand, ben je niet verplicht om een salarisspecificatie te geven. Voor deze maanden kun je er dus voor kiezen om dit digitaal te doen.Wanneer de loonbetaling in een bepaalde maand afwijkt van de voorafgaande, ben je verplicht om een schriftelijke loonstrook te verstrekken (7:626 BW).

Een schriftelijke loonstrook kan in dit geval ook een geprinte versie van de gedigitaliseerde opgave zijn.

Mogelijkheden

Iedere medewerker heeft de keuze uit 3 mogelijkheden:

  • Papieren strook

    De papieren strook is bij veel bedrijven nu nog de standaardkeuze: een A4tje met de gegevens.

  • Digitale loonstrook via e-mail

    Een medewerker ontvangt iedere periode een e-mail met de loonstrook als bijlage. Daarvoor is het noodzakelijk van een medewerker het e-mailadres te weten. Dit kan zowel een zakelijk als een privé e-mailadres zijn.

  • Elektronisch dossier

    De digitale loonstrook wordt in het digitale personeelsdossier geplaatst. Medewerkers kunnen hun strook daar vinden en bekijken. 

Beveiliging

Een digitale loonstrook is goed te beveiligen. De toegang is afgeschermd middels een wachtwoord. Het is dus niet mogelijk dat anderen de loonstrook van een collega kunnen zien. Er zijn geen ordners met kopieën van de stroken nodig, maar alle stroken zijn overzichtelijk in het elektronisch dossier opgeslagen. Bovendien zien alleen het systeem, de salarisadministrateur en de medewerker zelf de loonstrook.

Met het verzenden van een digitale salarisstrook worden dus veel kosten bespaard. De MKB Servicedesk kan je doorverwijzen naar een aanbieder hiervan.