Personeelskosten: wat zijn het en hoe houd je er grip op?
Met tips om stijgende loonkosten op te vangen
Bij personeelskosten denk je misschien vooral aan salariskosten. Maar een werknemer kost meer dan het maandelijkse brutoloon en reserveringen. Zo betaal je ook verplichte premies en bijdragen en vergeet de secundaire arbeidsvoorwaarden niet. Welke afzonderlijke kostenposten er zoal zijn, hoe je grip houdt op (stijgende) personeelskosten én hoe je erop kunt besparen, lees je hier.
Wat zijn personeelskosten?
Personeelskosten omvatten alle uitgaven die je doet in verband met het aannemen, compenseren en behouden van je werknemers. Kosten voor personeel vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostenpost op je resultatenrekening.
Hoe zijn je totale personeelskosten opgebouwd?
De totale som aan personeelskosten kun je opdelen in verschillende categorieën:
1. Directe personeelskosten
Je directe personeelskosten zijn de meest zichtbare kosten die je maakt. Dit zijn je directe loonkosten en bestaan uit:
Salaris
Vakantietoeslag van 8%
Eventuele prestatiebonussen
Eventuele dertiende maand
2. Indirecte personeelskosten
Daarnaast betaal je ook indirecte personeelskosten; allerlei vergoedingen die geen deel uitmaken van het brutoloon. Deze kosten zijn meestal niet verplicht, tenzij een toepasselijke cao anders bepaalt.
Indirecte personeelskosten verschillen per bedrijf en zijn dan ook niet standaard. Afspraken hierover neem je in het arbeidscontract op en vallen veelal onder secundaire arbeidsvoorwaarden. Voorbeelden van indirecte kosten:
Allerlei onkostenvergoedingen (bijvoorbeeld overwerktoeslag)
Dertiende maand
Auto of fiets van de zaak
Telefoon/ laptop van de zaak
Bijdrage aan een zorgverzekering of sportschoolabonnement
Kosten personeelsverzekeringen (ziekteverzuimverzekering, nabestaandenverzekering, ongevallenverzekering, etc.)
3. Loonheffingen
Iedere ondernemer in Nederland draagt verplichte premies en bijdragen af aan de Belastingdienst:
Loonbelasting
Premie volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
Premie werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing)
4. Overige personeelskosten
Dan bestaan er ook nog overige personeelskosten. Veel van deze kosten vallen binnen de vrije ruimte van de WKR. Deze kosten mag je fiscaal vriendelijk aan je werknemer vergoeden. Overige personeelskosten zijn vaak een extra investering om je medewerkers goed uitgerust en veilig te laten werken.
Facilitaire kosten (werkplek, hardware, software, licenties)
Iedereen die op kantoor werkt, moet volgens de Arbowet over een goede (bij voorkeur ergonomisch verantwoorde) werkplek beschikken.
En in een sector als de bouw maak je kosten voor (verplichte) speciale werkkleding en arbovoorzieningen, zoals een veiligheidsbril en helm.
Kosten voor werving en selectie
Nieuwe werknemers werven kost naast de tijd die je erin steekt ook geld. Van het (laten) opstellen van vacatures, betaald adverteren op bepaalde platforms, het uitvoeren van achtergrondchecks tot aan het inschakelen van een bureau voor werving en selectie.
Eten en drinken
Ook maak je waarschijnlijk kosten voor eten en drinken op werk. Misschien draait je koffiebonenmachine wel overuren of trakteer je zo nu en dan op een lunch voor je medewerkers.
Ontspanning op werk
Daarnaast is het tegenwoordig heel gebruikelijk om een ontspanningsruimte in te richten met een voetbaltafel, dartbord, noem maar op.
Cursussen en opleidingen
Kennis bijspijkeren met een cursus, training of opleiding levert ook personeelskosten op. Dit kun je op ad-hoc basis aanbieden of goedkeuren, maar misschien heb je wel een jaarlijks opleidingsbudget opgenomen in het arbeidscontract als aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde.
Kerstpakketten en andere geschenken
Het jaarlijkse kerstpakket en/ of andere geschenken aan je werknemers vallen ook onder overige personeelskosten.
Sportabonnementen
Natuurlijk wil je dat je werknemers fit en gezond blijven. Overweeg daarom om mee te betalen aan een sportabonnement. Zo verlaag je de drempel voor je personeel om te gaan sporten en bevorder je een actievere levensstijl.
Hoe bereken je personeelskosten?
De totale personeelskosten zijn voor iedere ondernemer verschillend. Dat heeft niet alleen met de hoogte van salarissen te maken, maar dus ook met indirecte loonkosten en de overige personeelskosten die je zoal maakt.
Wil je een grove indicatie van je totale personeelskosten in 2024? Dan kun je als vuistregel je directe loonkosten nemen en daar ongeveer 30% bovenop rekenen. Dan weet je wat je ongeveer kwijt bent aan:
Directe loonkosten
Indirecte loonkosten
Verplichte premies en bijdragen
Let op: overige personeelskosten zijn hier nog niet meegenomen!
Voorbeeld: personeelskosten berekenen
Stel, een medewerker verdient € 3.500 bruto per maand. Gemiddeld liggen de totale loonkosten voor deze medewerker zo’n 30% hoger, dus:
€ 3.500 x 1,30 = € 4.550
Hier komen nog wel overige personeelskosten bovenop. Voor deze medewerker schat je dat je zo’n € 300 per maand kwijt bent aan overige kosten.
Totale personeelskosten per maand: € 4.550 + € 300 = € 4.850 Totale personeelskosten per jaar: € 4.850 x 12 = € 58.200
Hoe hoog mogen je personeelskosten zijn?
Gemiddeld genomen mogen je personeelskosten voor een gezonde bedrijfsvoering niet hoger liggen dan tussen de 30% en 60% van je omzet. Deze percentages liggen ver uit elkaar. Dit is dan ook slechts een vuistregel en verschilt per bedrijf.
Het exacte percentage hangt af van een aantal factoren:
Branche
Bedrijfsgrootte
Bedrijfsmodel
Groeifase
Regionale en wettelijke verschillen (loonkosten in de Randstad liggen over het algemeen een stuk hoger dan elders in Nederland)
Wat betekent de gemiddelde stijging van personeelskosten voor jou?
De hardnekkige inflatie in 2023 in combinatie met krapte op de arbeidsmarkt hebben geleid tot een flinke stijging in loonkosten. Een lastige ontwikkeling, want als je deze stijging niet doorberekent in je prijzen, kunnen je winstmarges onder druk komen te staan.
In veel gevallen ontkom je simpelweg niet aan loonstijgingen. Zo kunnen nieuwe cao-afspraken je verplichten mee te gaan met een verhoging. Heb je werknemers in dienst die een minimumloon ontvangen? Ook dan ben je verplicht de wettelijke verhoging van het minimumloon door te voeren.
Wat kun je doen om de stijgende loonkosten op te vangen?
Veel ondernemers kiezen ervoor om de gestegen loonkosten door te rekenen in de verkoopprijzen. Maar dit is niet altijd mogelijk of zelfs verstandig. Misschien dat je belangrijke concurrenten hun prijzen niet (direct) verhogen. Dan prijs je jezelf uit de markt en zit je met een probleem. Overweeg daarom ook deze andere opties:
1. Optimaliseer werving en selectie
Neem alleen nieuwe werknemers aan wanneer het echt nodig is en besteed ruim aandacht aan de selectieprocedure. Zo vergroot je de kans dat je de juiste mensen aanneemt voor de betreffende functies.
2. Investeer in training en ontwikkeling
In plaats van continu nieuwe mensen aan te nemen, kun je beter investeren in je huidige personeelsbestand. Zorg voor voldoende opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden binnen je organisatie. Zo verhoog je de productiviteit, wat leidt tot lagere gemiddelde kosten en dus een hogere winst.
En investeer in welzijn
Investeren in je werknemers is hoe dan ook een goed idee. Overweeg daarom ook een workshop of cursus dat de mentale gezondheid op de werkvloer bevordert. Dit draagt bij aan een positieve werkomgeving, leidt tot meer bewustzijn en verkleint het risico op langdurige uitval.
3. Richt bedrijfsprocessen efficiënter in
Makkelijker gezegd dan gedaan, maar kijk ook eens goed naar je verschillende bedrijfsprocessen en probeer kansen te identificeren om bepaalde zaken efficiënter en goedkoper in te richten. Misschien is het hoog tijd om eens met je leveranciers of partners om tafel te gaan en nieuwe afspraken te maken. En kunnen processen gedigitaliseerd of geautomatiseerd worden?
4. Check overheidsbeleid en subsidies
Kom je door de gestegen loonkosten in de knel? Dan kun je kijken of je aanmerking komt voor overheidssubsidies die bedoeld zijn om bedrijven te ondersteunen. Dit kunnen bepaalde belastingvoordelen zijn, subsidies voor opleidingen of andere financiële stimuleringsmaatregelen.
Overweeg bijvoorbeeld om een werkloze oudere aan te nemen of iemand met afstand tot de arbeidsmarkt. Je maakt dan aanspraak op een subsidie of tegemoetkoming.
