'Ritueel der eindejaarsgeprekken' is begonnen

Column Bart Groothuis | Formulierendictatuur

02 december 2013

Het zal je niet ontgaan zijn: Het seizoen van ‘het vallen der bladeren' en ‘de eerste nachtvorst’ is weer aangebroken. En dat betekent dat het einde van het jaar nadert en dat ook het seizoen van ‘het ritueel der eindejaarsgesprekken’ weer is aangebroken.

Checklist medewerker beoordelen

Ieder jaar weer zitten managers en medewerkers rond deze tijd van het jaar letterlijk tegenover elkaar. Beiden ‘gewapend’ met een setje ingevulde formulieren die ze vooraf opgestuurd hebben gekregen van de HR-afdeling. Bij het kopje ‘behaalde resultaten afgelopen jaar’ beginnen vaak al de eerste irritaties over de tafel te gaan. De medewerker vindt zijn eigen prestaties beter geslaagd dan de manager, maar die laatste heeft gedurende het afgelopen jaar verzuimd daarin bij te sturen. En nu pas zegt de manager dat de resultaten onvoldoende zijn. 

Verbeterpunten

Dan komt het kopje ‘verbeterpunten’ aan de orde. Of competentie-ontwikkelpunten. De meeste mensen kennen hun eigen tekortkomingen heus wel en niemand vindt het leuk daar uitgebreid stil bij te staan. En ik vraag me steeds meer af hoe motiverend dit voor mijn medewerkers (professionals) is. Is het niet veel beter meer aandacht te besteden aan waar mensen in uitblinken dan stil te staan bij waar ze minder goed in zijn?

Ik zie al voor me hoe topvoetballers als Cruijff of Van Basten in hun toptijden eindejaarsgesprekken hadden: “Tja, je bent een hele goede aanvaller, je scoort ook goed, maar tja, het verdedigen… dat komt niet zo goed uit de verf, dat is wel een verbeterpunt voor volgend jaar.” Of “Ja, je bent wel heel handig met je rechterbeen, maar links gaat het niet zo lekker. Dat is wel een ontwikkelpunt voor je.”

Gelukkig gaat het in het voetballen niet zo. Daar snappen managers dat je juist de sterke punten van je teamleden moet uitbouwen en er in de teamsamenstelling voor moet zorgen dat een evenwichtig team ontstaat.

Persoonlijk OntwikkelingsPlan

Ook het kopje ‘Persoonlijk OntwikkelingsPlan’ (POP) kan voor hoofdbrekers zorgen. Er zijn medewerkers die heel duidelijk voor ogen hebben wat ze willen, maar er zijn er ook die heel gelukkig zijn met wat ze nu doen en dat vooral willen blijven doen. Zeker bij professionals zie je dit; gek van hun vak, dat ze ook goed bijhouden, maar ze willen blijven doen wat ze nu doen.

Maar ja, in het kader van ‘Life time learning’ mag je niet blijven doen wat je nu doet. Je moet je blijven ontwikkelen. Waarom? Nou daarom? Een programmeur moet willen doorgroeien naar projectleider. De kledingverkoopster naar filiaalchef en de timmerman naar uitvoerder. Waarom moet dat zo nodig? Omdat je ambitie moet hebben! En waarom moet dat? Tja, …

Ontwikkelen

Ik weet nog goed hoe ik zelf járen geleden als programmeur tegenover mijn manager zat. Ik was gek van programmeren en deed niets liever. “Bart, hoe wil jij je verder ontwikkelen? Wat wil je over vijf jaar doen?” Mijn antwoord, “programmeren” viel niet in goede aarde. “Nee, Bart, je kunt toch niet altijd programmeur blijven, je moet je ontwikkelen”.

Op mijn vragen waarom ik geen programmeur kon blijven en waarom ik me dan moest gaan ontwikkelen, kwamen vage antwoorden. En eigenlijk was het vooral het formulier dat de manager moest invullen dat ons beiden dwong om ‘iets’ te verzinnen. Toen we na even doorpraten uitkwamen op de formulering: “Uitbouwen huidige functie” hadden we daarna een alleraardigst gesprek.

Verplicht nummer

Ik ben er als (interim) manager mee gestopt dat soort ontwikkel- en verbetervragen te stellen als verplicht nummer. Ik wil liever weten wat mijn mensen motiveert of waar ze zich juist zorgen over maken en wat ik in hun ogen volgend jaar beter zou moeten doen zodat zij beter kunnen werken. En heel vaak komen we dan samen tot individuele- of juist teamontwikkelpunten. Het is mijn taak als manager om in de teamsamenstelling er voor te zorgen dat de minder sterke punten van de één opgevangen worden door een ander teamlid.

Formulierendictatuur

En voor de vorm vullen we op het formulier als doelstelling voor volgend jaar in: Uitbouwen huidige functie. Medewerker blij, ik blij en HR-afdeling blij. En weer voor een jaar verlost van de formulierendictatuur.

Auteur

Bart Groothuis