5 bespaartips voor je loonadministratie tijdens corona

De coronacrisis vraagt om flexibiliteit in je salarisadministratie.

22 oktober 2020

Er veranderen nogal wat zaken in deze periode. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de kosten die je medewerkers maken nu ze thuiswerken? En hoe zorg je ervoor dat je met je salarisadministratie tijd en geld bespaart, zodat je focus houdt op de allerhoogste prioriteiten.

11 tips om slim je salarisadministratie in te richten

Tip 1: Vergoed kosten voor thuiswerken in de vrije ruimte (WKR)

Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2020 mag je vanwege het advies om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken 3% van je totale loonsom onbelast vergoeden. Dit wordt ookwel de vrije ruimte genoemd en kun je inzetten om kosten voor het thuiswerken te vergoeden. Voorheen werd de vrije ruimte veelal gebruikt voor het vergoeden van personeelsfeestjes en uitjes. Nu adviseert het Nibud werknemers te vergoeden voor de gemaakte kosten thuis. Zoals de extra gas-, water- en lichtkosten, de kosten voor koffie en thee, wc-papier en zelfs het gebruik - via afschrijvingen - van het bureau en bureaustoel. Deze vergoeding kan oplopen tot 40 euro per maand bij een fulltime dienstverband, aldus het Nibud. Vergoed je meer dan 3% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% eindheffing over het resterende bedrag. Is je totale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt over dat resterende bedrag een vrije ruimte van 1,2%.

Tip 2: Geef tijd voor tijd

Maken je mensen minder uren vanwege de coronacrisis, laat ze tijd voor tijd opnemen. In de toekomst kunnen ze die opgenomen uren weer inhalen door over te werken. Andersom kan ook. Werkt je werknemer meer uren dan in het contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat pakt opeens een stuk duurder uit. Indien je je medewerker het minimumloon betaalt, kun je niet zomaar tijd voor tijd geven. Je moet namelijk zorgen dat het minimumloon te allen tijde in stand blijft. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer een contract heeft voor 40 uur per week. Wanneer deze werknemer overuren maakt tegen de belofte dat deze volgens de tijd-voor-tijd regeling mogen worden ingezet, dan verdient hij in de week waarin is overgewerkt onder het minimumloon.

Tip 3: Coulance voor pensioenpremies

Zit je krap bij kas? Benader dan je pensioenfonds om de mogelijkheden te bespreken om een betalingsregeling te treffen of de betalingstermijn te verruimen. De pensioensector wil ondernemers die krap bij kas zitten vanwege de corona-uitbraak te hulp schieten. Neem contact op met je pensioenfonds om de mogelijkheden te bespreken. Echter loopt de pensioenaangifte – net als de loonaangifte – gewoon door. Enkel voor de betaling wordt mogelijk coulance gegeven.

Tip 4: Automatiseer je loonaangifte

Normaliter moet je zelf bijhouden wanneer je loonaangifte indient bij de Belastingdienst. Wie slim is kijkt of de salarissoftware ook een automatische loonaangifte mogelijk maakt. Tijdig loonaangifte blijven doen is van groot belang. Zeker als je aanspraak wil maken op de NOW 3.0 waarvoor de loonaangifte gebruikt wordt om het uit te keren bedrag te bepalen. Voor jou als ondernemer weer een zorg minder. Kun je je focussen op hoe je ervoor zorgt dat je die loonaangifte ook kunt gaan betalen.

Tip 5: Verlaag je DGA salaris

Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s) moeten zich normaliter houden aan het gebruikelijk loon, waarover ze loonbelasting betalen. Voor 2020 is het gebruikelijk jaarloon 46.000 euro. Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet de regels rondom het gebruikelijk loon wat versoepeld. Wanneer je voor dit jaar een lagere omzet verwacht, mag je jezelf minder loon uitkeren of je loon zelfs stilzetten. Overleg met de Belastingdienst hierover is niet nodig. Achteraf moet je wel aantonen dat je vanwege omzetverlies jezelf minder loon hebt uitbetaald. Aan het eind van het jaar weet je wat je daadwerkelijke omzet is in 2020 en wordt door de fiscus bepaald wat het gebruikelijk loon is. Eventueel moet je dan het tekort aan overgemaakt loon alsnog aan jezelf uitkeren en daar loonbelasting over betalen