Tips voor een gedeeltelijke terugkeer naar kantoor

Veel bedrijven bereiden zich nu al actief voor.

01 juli 2020

Veel bedrijven bereiden zich nu al actief voor op een gedeeltelijke terugkeer naar kantoor. Bijvoorbeeld omdat werknemers aangeven dat ze fulltime thuiswerken vermoeiend vinden of omdat er behoefte is aan fysiek overleg. Bij een beperkte terugkeer naar kantoor komt veel kijken. Hoe houd je 1,5 meter afstand? En hoe groot wordt de bezetting?

Uit meerdere onderzoeken, zoals van Nationale-Nederlanden, blijkt dat werknemers van thuiswerken productiever worden. Maar, dit geldt wel voor een deel van de week. Steeds meer bedrijven zijn dus bezig met een (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor. Hier komt veel bij kijken. Hoe houd je 1,5 meter afstand? En hoe groot wordt de bezetting?

Het antwoord op deze vragen hangt af van allerlei zaken: de grootte van je kantoor, het aantal werknemers, de aard van de werkzaamheden en de persoonlijkheid en behoeften van je werknemers. We geven alvast een aantal tips voor ‘nieuwe werkwijzen’ waaraan je kunt denken.

Tip 1: Maak A/B-teams 

Sommige organisaties hebben hun afdelingen gesplitst in A- en B-teams. Team A gaat bijvoorbeeld op maandag, woensdag en vrijdag naar kantoor. Team B is op dinsdag en donderdag aanwezig. Op deze manier zijn er dagelijks minder mensen op kantoor, waardoor het gemakkelijker is 1,5 meter afstand te houden. Een deel van de bureaus wordt weggehaald en tafels worden verder uit elkaar gezet. Overgebleven bureaus en stoelen gaan bijvoorbeeld naar de werknemers die thuis nog geen ergonomisch verantwoorde werkplek hebben. 

Tip 2: Verschuif de werktijden 

Een andere optie voor een beperkte terugkeer naar kantoor is het verruimen van de werktijden. Laten we de standaard werkdag van 9 tot 5 even loslaten. Het zou best kunnen dat een deel van je personeel het niet erg vindt om thuis te beginnen en pas na de lunch op kantoor te komen. Of juist rond 7.00 uur ‘s ochtends naar kantoor te komen en hun werk na de lunch thuis voort te zetten. Zo reizen je werknemers minder in de spits. 

Tip 3: Maak van het kantoor een sociale trekpleister 

Worden je werknemers al gek van de vele videovergaderingen? Het feit dat je op twee plekken tegelijk bent – in je woonkamer en in een online meeting – kan vermoeiend zijn. Net als het langdurige staren naar je scherm, notificaties op je computer die je afleiden, en technische issues als achtergrondgeluiden en een haperend beeld. Om deze redenen kan het soms toch handig zijn elkaar in het echt te zien. Wie weet dient het kantoor in de toekomst alleen als ‘sociale trekpleister’. Een plek waar je personeel alleen naartoe komt om te vergaderen, samen te werken en bijvoorbeeld trainingen te volgen. Taken waarvoor iemand zich moet concentreren, gebeuren thuis. Samen met je werknemers bepaal je welk werk face-to-face gedaan moet worden en wat ook virtueel kan. 

Tip 4: Vraag je werknemers wat ze willen 

Peil bij je personeel waar behoefte aan is. Misschien ga je ervan uit dat veel werknemers niet kunnen wachten weer naar kantoor te komen, maar blijkt dat velen thuis juist productief zijn. Iedere werknemer is verschillend. Sommigen hebben een rustige werkplek thuis, terwijl anderen snel worden afgeleid door huisgenoten of gezinsleden. Geef je werknemers de vrijheid zelf te beslissen wat ze fijn vinden. Zo kom je misschien al tot een natuurlijke verdeling tussen thuiswerkers en mensen die (af en toe) naar kantoor komen. Verplicht thuiswerken werkt in ieder geval zelden motiverend. De behoeften van je werknemers peil je bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek. Is je bedrijf daar te groot voor? Dan kun je een enquête uitzetten of je personeel een poll laten invullen. Je kunt ook een onderzoekstool gebruiken om inzicht te krijgen in de behoeften van je werknemers, zoals Crunchr Preference. Deze innovatieve workforce tool heeft Nationale-Nederlanden ingezet in hun Thuiswerkonderzoek en is ideaal als je meer maatwerk voor je personeel wil. Daarbij zijn werknemers gemiddeld 20% meer betrokken als hun werkgever kiest voor een maatwerkaanpak.

Met het Thuiswerkonderzoek wil Nationale-Nederlanden werkgevers helpen en inspireren in deze onzekere tijden. Bijvoorbeeld door succesvolle voorbeelden te delen van manieren om ervoor te zorgen dat je werknemers betrokken en productief blijven. Benieuwd naar de resultaten van ons onderzoek? En kun je wel wat concrete handvatten gebruiken? Meer informatie op www.nn.nl/thuiswerkonderzoek