Waarom en hoe houd ik een planningsgesprek?

Tips voor een goed verloop

12 mei 2016

Voer aan het begin van elk jaar een planningsgesprek met je medewerkers. Het vormt de basis voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. Maar het is tevens een goed moment om de doelstellingen van je bedrijf op individuele medewerkers af te stemmen.

Absolute must Het planningsgesprek is misschien minder bekend, toch is het een absolute must voor elk organisatie. Het is hét moment waarop jij en je medewerker formeel met elkaar afspreken waar de medewerker dit jaar aan gaat voldoen. Welke taken, doelen, resultaten en competenties hij voor ogen heeft. Als ondernemer zorg je dat deze een afgeleide zijn van de bedrijfsdoelen.

Zo concreet mogelijk Het is belangrijk om de verwachtingen zo concreet mogelijk vast te leggen. Dat kan volgens het veelgebruikte SMART-criterium. Afspraken zijn:

  • Specifiek (duidelijk omschreven)

  • Meetbaar (een te verwachten aantal)

  • Acceptabel (voor beide partijen aanvaardbaar)

  • Realistisch (zijn haalbaar)

  • Tijdgebonden (binnen een bepaalde periode)

Alleen met SMART-geformuleerde afspraken kun je goede functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren.

Duidelijke en concrete afspraken Veel werkzaamheden kunnen concreet worden benoemd. Met de SMART-methode spreek je bijvoorbeeld af dat je medewerker een gemiddelde tijd per klant mag besteden. Of een minimumaantal aanvragen/schades/werkbezoeken per maand zal doen. Let er op dat je wel realistisch blijft in de hoeveelheid te verwachten werk. Denk ook aan het formuleren van ontwikkeldoelen of het opdoen van ervaring. Voorbeelden hiervan zijn oriëntatie op een andere afdeling, het participeren in projecten of het volgen van een opleiding.

Een goed verloop Een planningsgesprek moet het karakter van een dialoog hebben. Het is tweerichtingsverkeer. Toch zal jij het initiatief hebben voor en tijdens het gesprek. Een aantal tips voor een goed verloop:

  • Kondig het planningsgesprek tijdig aan.

  • Zowel jij als je medewerker moeten het gesprek voorbereiden, het liefst met hulp van een checklist voor het planningsgesprek

  • Maak duidelijk hoe dit gesprek zich verhoudt tot het functionerings- en beoordelingsgesprek.

  • Als uitgangspunt neem je allereerst de bedrijfsdoelen voor de komende periode. De afspraken die je met je medewerker overeenkomt,  moeten hiervan een afgeleide zijn. Bovendien moeten de verwachtingen passen bij de competentieprofielen.

  • Als het gaat om ontwikkeldoelen kun je afspraken maken over het behalen van vereiste vakdiploma’s en het tempo daarvan. Maar bijvoorbeeld ook over taakroulatie.

  • Houd je aan gemaakte afspraken.

Afspraken vastleggen Leg de afspraken vast op het planningsformulier. Probeer de lat niet te hoog te leggen. Wensen moeten wel haalbaar zijn. Dat werkt motiverender. Zorg aan het eind van het gesprek ook dat een vervolggesprek wordt ingepland. Dit is meestal het functioneringsgesprek.

Auteur

redactie - Ellis Emeis