Systeembeheer: zelf doen of uitbesteden?

Drie voor- en nadelen van outsourcing
Als je bedrijf groeit, groeit de ICT met je mee. Voor je het weet bezit je een omvangrijk machinepark van servers, desktops, laptops, printers en telefoons. Al die systemen moeten goed beheerd en onderhouden worden. Blijf je dat zelf doen of geef je het uit handen?
Wat valt er onder systeembeheer?
Om te beginnen het onderhoud en beheer van je netwerk (Local Area Network of LAN) en alle apparaten en diensten, die daarmee verbonden zijn, zoals routers, switches, firewalls, servers, computers, printers en internet- en telefoonverbindingen. Zeg maar alles, wat met je ICT-infrastructuur te maken heeft. Dat is de ondergrond, die nodig is om daar bovenop bedrijfsapplicaties en internet- en communicatievoorzieningen te laten draaien. Hier valt bijvoorbeeld onder dat op tijd upgrades van operating systems worden aangebracht en dat lekken in deze software tijdig worden gedicht (met behulp van zogenaamde patches). Ook je informatiebeveiliging valt onder het systeembeheer.
 
In kleine bedrijven zal daarnaast ook het applicatiebeheer en het gebruikersbeheer door de systeembeheerder worden gedaan. In grotere bedrijven zijn dit vaak aparte functies. Zo kan iemand speciaal belast zijn met het beheer van een database (applicatiebeheer) of met het ondersteunen van de gebruikers met goede ICT-oplossingen (gebruikersbeheer of service management).

Wel of geen LAN?
Tot voor kort had je geen keus. Als je een onderneming opbouwde, dan moest je aan een netwerk (LAN). Maar met de opkomst van het internet en van allerlei clouddiensten is dat veranderd. Je kunt nu van allerlei software- en communicatiediensten gebruik maken, zonder dat er nog hardware en software in je eigen bedrijf voor nodig is. Deze diensten draaien op afstand in een datacenter en kun je via het web benaderen.
 
Voordelen eigen systeembeheer
Als je onderneming niet nieuw is (en je geen zzp'er bent) dan heb je al een LAN en moet je bij iedere fase van je groei opnieuw de vraag stellen: blijven we het systeembeheer zelf doen of geven we het uit handen?
Voordelen van zelf doen zijn:
1. Je kunt razendsnel reageren bij storingen. Je medewerker die belast is met het systeembeheer kan namelijk direct ingrijpen. Je hoeft niet te bellen naar een dienstverlener en af te wachten totdat die alsjeblieft langskomt.
2. Je houdt kennis van ICT in eigen huis. Dat kan van groot belang zijn voor je efficiency en voor de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.
3. Je bent niet afhankelijk van derden. Een dienstverlener kan slechte service verlenen of failliet gaan. Dat is een risico dat je niet hebt met eigen ICT-personeel. Aan de andere kant is ook daarvan de continuïteit niet gegarandeerd. Ook je systeembeheerder kan op een ongelukkig moment ziek worden.  
 
Voordelen uitbesteden systeembeheer
1. Het maakt je handen vrij. Je kunt je nu concentreren op je kernactiviteiten en dat is goed voor je slagkracht.
2. Het is goed voor je continuïteit. De zorg voor goed personeel ligt bij je dienstverlener en niet langer bij jou.
3. Uitbesteden brengt extra denkkracht en creativiteit binnen je muren. Anderen gaan intensief met je meedenken over belangrijke processen in je bedrijf.

Deels uitbesteden
Je kunt de voordelen van zelf doen en van uitbesteden ook combineren door een deel zelf te doen en een deel uit te besteden. Zo kun je je systemen bijvoorbeeld door een externe partij laten bewaken (ook wel monitoren genoemd). Gaat er ergens iets mis (een server dreigt vast te gaan lopen, een harddisk raakt te vol, een applicatie laadt te traag), dan krijg je direct een seintje en kan iemand van jouw eigen organisatie snel actie ondernemen.
Je kunt ook een deel van het systeembeheer (bijvoorbeeld het aanbrengen van upgrades of de installatie van nieuwe versies van het operating system) op afstand laten doen.
 
Wat kies je?
Wat de beste keuze is hangt af van je concrete situatie. Daar zijn geen pasklare antwoorden op te geven. Wel is het zo dat een mix vaak zo gek nog niet is. Je houdt dan ICT-kennis in eigen huis, maar doet toch ook een deel van de kopzorg de deur uit. Uitbesteden wordt zelfs een must als je ICT een blok aan je been is geworden.
Of dat het geval is kun je checken aan de hand van de volgende alarmsignalen:
*je onderhoudskosten lopen te hoog op
*de integratie van systemen kost teveel energie
*je ICT wordt te complex, je snapt het niet meer
*je komt steeds vaster te zitten aan één leverancier
*je systemen kunnen de werklast nauwelijks nog aan
*het verloop onder je ICT-personeel is te hoog
*aankopen worden weinig doordacht gedaan
 
Als zich één of meer van deze alarmsignalen voordoen is het tijd je de vraag te stellen of je niet beter (een deel van) je ICT elders kunt onderbrengen.
 
Tip
Bij het inschakelen van ict-dienstverlener kun je beter niet over een nacht ijs gaan. Ook is het zaak regie te blijven houden over de processen die je elders onderbrengt. Lees dit artikel voor vier tips hoe je dit goed kunt doen.

Dossiers

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten