Efficiënt organiseren: papierloos werken

Digitaliseren van groot belang voor je organisatie

12 juni 2017

Een belangrijk element in de organisatie van tegenwoordig is de overgang van papier naar digitaal. De hoeveelheid digitale informatie blijft groeien. Omstreeks 2020 zal er dertig keer zoveel digitale informatie zijn als nu. Klanten, werknemers, leveranciers, partners; iedereen gaat over op digitaal. Zorg dat je dit op tijd en effectief doorvoert in je organisatie.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Papierloos werken

Zorgen dat je werknemers toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment en in de juiste vorm is van levensbelang voor je organisatie. Denk goed na over de behoeften van je werknemers en leer ze efficiënter te werken en de lange termijn-voordelen van papierloos werken in te zien. Stel richtlijnen op, voorzie ze eventueel van tablets en slimme scanners en train ze in het effectieve gebruik ervan.

Gewoon doen

Maar hoe zorg je ervoor dat papier uit je organisatie verdwijnt? Waar begin je? “Bij veel organisaties werkt een rigoureuze omslag", zegt Annemiek Tigchelaar, adviseur efficiënter werken van TopOrde. "Onlangs deed ik mee aan een papier-opruimdag bij een bedrijf. We haalden al het papier weg en lieten de werknemers wennen aan een papierloze omgeving. Sindsdien wordt er een stuk minder papier gebruikt en een aantal werknemers werkt nu volledig zonder papier. Vastgeroest gedrag veranderen kan dus wel.”

Tip: Gebruik tablets

Werkt je organisatie veel met papier? Schakel over op tablets. Dit kan op den duur flink wat tijd en kosten besparen. Bekijk de video waarin specialist Martijn Aslander enthousiast de voordelen van de tablet bespreekt.

Digitaliseren

Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale (online) database is voor veel bedrijven een struikelblok. Je moet er geld en tijd in investeren. De oplossingen op dit gebied worden steeds beter. Je hebt tegenwoordig alleen een scanner nodig die is aangesloten op je (draadloze) netwerk. Je hoeft maar één fysieke handeling te doen; het invoeren van het te scannen document. Vervolgens wordt het document (eventueel met meerdere pagina’s) gescand, opgeslagen en verzonden naar de juiste locatie. De route die de documenten moeten volgen, is voorgeprogrammeerd en verloopt direct vanuit je MFP (multifunctionele printer/copier/scanner/fax) volledig automatisch. Er komt geen PC meer aan te pas.

Goede investering

Zo kost het digitaliseren van je administratie slechts een fractie van de tijd, die je er vroeger voor nodig had. Als je documenten eenmaal digitaal beschikbaar zijn kun je ze makkelijker en sneller op de juiste plaats krijgen én, als ze in de cloud staan, heb je overal toegang tot je bedrijfsadministratie. Koppel je dit aan andere (cloud)software-oplossingen, zoals cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige 'kantoor' altijd en overal binnen handbereik.

Auteur

Raphael Klees