Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Kosten en baten van een boekhouder

19 maart 2020 10 mei 2021

De administratie is misschien wel het minst populaire onderdeel van ondernemerschap. Je zult niet de eerste zijn die alles daarom over de schutting gooit bij een boekhouder. Wat is nu echt slimmer, zelf doen of uitbesteden? We bespreken de basis van een goede boekhouding.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Belang van je administratie

Je administratie omvat alle gegevens over je onderneming die je op papier of elektronisch vastlegt. Het vormt de basis van je belastingaangifte. Is je administratie niet volledig, niet binnen een redelijke termijn te controleren of heb je hem niet lang genoeg bewaard? Dan kan de Belastingdienst bij een controle zelf je omzet en winst schatten en de verschuldigde belasting berekenen. Daar bovenop kun je nog een flinke boete krijgen.

Nog een reden waarom een goed georganiseerde administratie belangrijk is: het geeft je een goed beeld van hoe je bedrijf ervoor staat. Je inkomsten, uitgaven en winst staan op een rij en je ziet in één oogopslag of het betalingsgedrag van klanten goed is. Daardoor kun je op tijd ingrijpen als het financieel wat minder gaat met je onderneming. 

Wat zijn de eisen aan een goede boekhouding?

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Accountants- en adviesdienstverlener Flynth somt de precieze zaken op die je deze periode moet bewaren: 

  • Het grootboek;

  • De debiteuren- en crediteurenadministratie;

  • De voorraadadministratie;

  • De in- en verkoopadministratie waaronder ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, de kasadministratie en kassabonnen;

  • De loonadministratie;

  • Bankafschriften;

  • Contracten, overeenkomsten en dergelijke;

  • Agenda’s en overzichten van afspraken.

Berg die gegevens goed op. Het kan gebeuren dat de Belastingdienst langs wil komen om alles te checken. Gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar bewaren.

Tip: Lees hier meer over de eisen waaraan je administratie moet voldoen.

Hoe zet je een boekhouding op?

Na de aanvraag van een btw-nummer, de opening van een zakelijke bankrekening en het opzetten van een urensysteem, kun je beginnen met je administratie. Bewaar de volgende zaken apart van elkaar:

Je kunt het online archiveren via een boekhoudpakket of op papier in mappen. Net wat je prettig vindt, voor de Belastingdienst maakt het niet uit. 

Zelf doen of uitbesteden?

Het is prettig om zelf het overzicht te houden, zodat je snel kunt inspringen op actuele ontwikkelingen. Toch is niet te zeggen dat iedere ondernemer beter zijn boekhouding zelf kan doen. Corianne Moor, van C.A. Moor Financieel Management: "Het ligt er vooral aan hoe groot je bedrijf is. Ik ben zelf zzp'er en heb weinig inkoop. Daardoor bestaat mijn administratie vooral uit een paar uitgaande facturen per maand. Die kun je in een uur per maand netjes ordenen en verwerken.” 

“Als je een klusbedrijf hebt dat veel materialen moet inkopen en op veel verschillende adressen werkt, wordt de administratie een stuk ingewikkelder. Dan kan het inhuren van een boekhouder lonen, zodat jij je tijd volledig kunt besteden aan je corebusiness, of aan een eigen website, marketing en communicatie. "

Boekhoudprogramma's

Je hoeft niet meteen een duur boekhoudpakket aan te schaffen. TNE-ambassadeur Sarah de Winter van online cupcakeboetiek A Cup of Cake kon de eerste twee jaar prima uitzingen met een boekhoudsjabloon van Excel: "Je kunt er makkelijk je inkomsten en uitgaven in noteren en het is gratis. Nu ik een tweede webshop ben begonnen én een fysieke winkel heb geopend, voldoet Excel niet meer. Daarom ben ik overgestapt op een boekhoudprogramma."

Corianne Moor: "Er bestaan een stuk of honderd boekhoudprogramma's. Sommigen zijn gratis, anderen kosten ongeveer 15 euro per maand. Met de gratis programma's kom je een eind, maar als je bijvoorbeeld een jaarrekening wil opstellen of je opbrengsten en kosten wil scheiden binnen het programma, heb je modules nodig die meestal niet in de gratis pakketten zitten." 

Tip: In dit artikel lees je alles over boekhouden met Excel en boekhoudprogramma’s

Wat doet een boekhouder?

Heb je geen zin of gevoel voor boekhouding, of wil je je tijd volledig richten op je onderneming? Ga dan op zoek naar een boekhouder. Het liefst vind je via-via iemand, om te voorkomen dat je een administratiekantoor in de arm neemt dat prijzen rekent die niet in verhouding staan tot het geleverde werk. 

Je kunt je mappen en bonnetjes ongeordend op het bureau van je boekhouder leggen, maar als je het geordend bewaart, zal de uiteindelijke rekening ook lager zijn. Moor: "Als iemand alles netjes heeft uitgezocht, ben ik in een uur per maand klaar met het verzamelen van gegevens voor de btw-aangifte en inkomstenbelasting. Maar veel mensen zijn chaotisch en vergeten de helft. Dan is een boekhouder zo twee á drie uur per maand kwijt." 

Wat kost een boekhouder?

Je kunt zowel kiezen voor een accountant als voor een boekhouder. De meeste startende ondernemers kiezen voor een boekhouder, omdat de kosten voor een accountant hoger zijn. En natuurlijk maakt het ook verschil of je je héle administratie uitbesteedt, of het bijvoorbeeld alleen bij je belastingaangifte laat. Voor een zzp'er schat Moor de kosten op 600 euro per jaar. "Dat is aardig wat, maar ik raad mijn klanten toch meestal aan om een boekhouder in de arm te nemen. Ze verdienen het geld dik terug, omdat een boekhouder alle fiscale voordelen kent. "

Heb je personeel in dienst, dan zal het bedrag hoger uitkomen dan 600 euro. Verwerking van je administratie, belastingaangifte en salarisadministratie kan vanaf ongeveer 1.500 euro per jaar, blijkt uit navraag bij diverse boekhoudkantoren. Wil je er een door een accountant opgestelde jaarrekening bij, dan ben je in totaal zo'n 2.500 euro kwijt.

Auteur

Lenneke Arts